Já é de conhecimento de todos que a implementação de um sistema de gestão é mais do que um simples “ajuste de papelada”. Com a ISO 21001:2018 – Sistema de Gestão para Organizações Educacionais – não poderia ser diferente.
O interesse das principais partes interessadas (alunos, pais, guardiões legais, etc.) é muito grande e eles esperar realmente perceber a diferença de uma instituição com ou sem essa certificação.
Assim como todas as normas recém atualizadas, a ISO 21001 segue a mesma estrutura de alto nível, imposta pela ISO/IEC Directives, Part 1 – Anexo L (antigo Anexo SL). Ou seja, além das seções introdutórias, é composta por requisitos referente à:
- Contexto da Organização
- Liderança
- Planejamento
- Apoio/Suporte
- Operação
- Avaliação de Desempenho
- Melhoria
Portanto, a implementação da ISO 21001 deverá seguir uma sequência lógica para que etapas essenciais não sejam “puladas”.
A Privium Consultoria, especializada na implementação de Sistemas de Gestão e pioneira no estudo da ISO 21001 no Brasil desde sua criação em Portugal, sugere uma rotina de implementação simples e eficaz: diagnóstico, capacitação, implementação, auditoria e conclusão.
DIAGNÓSTICO
O diagnóstico servirá para tirar uma fotografia da situação atual, contemplando estrutura (recursos físicos e humanos), cultura organizacional, fluxo de processos, controles, características e comportamento das partes interessadas, entre outros.
Flexibilidade é a palavra-chave. Nos tempos atuais não devemos mais nos prender a burocracias que não agregam valor ao sistema, uma vez que muitas vezes já realizamos certas atividades requeridas pela norma. Essas atividades simplesmente precisam ser apuradas e analisadas para identificar a melhor maneira de “encaixá-las” na estrutura do sistema de gestão da ISO 21001.
Claro que, quaisquer lacunas deverão ser identificadas para posterior adequação.
CAPACITAÇÃO
A conscientização e capacitação das pessoas da organização sobre um sistema de gestão da qualidade é primordial para o sucesso de sua implementação. É de extrema importância que as pessoas tenham consciência e tomem para si todo os onze princípios da ISO 21001, sendo eles:
- foco nos alunos e outros beneficiários;
- liderança visionária;
- engajamento das pessoas;
- abordagem de processo;
- melhoria;
- decisões baseadas em evidências;
- gestão de relacionamento;
- responsabilidade social;
- acessibilidade e equidade;
- conduta ética na educação;
- segurança e proteção de dados.
Além disso, as pessoas devem conhecer e entender os requisitos da norma ISO 21001:2018 aplicáveis à sua instituição, de modo que entendam o motivo de estarem passando por esta mudança.
IMPLEMENTAÇÃO
Com o diagnóstico realizado e as pessoas devidamente capacitadas, é hora de estruturar o cronograma do projeto de implementação, definindo responsáveis e prazos para as atividades a serem realizadas.
Nesse momento começam a ser aplicados os requisitos da norma, bem como quaisquer ferramentas adicionais necessárias. O negócio é analisado, partes interessadas são identificados e monitoradas com relação às suas necessidades, uma política de organização educacional é elaborada e comunicada e objetivos são definidos e planejados.
É iniciado o mapeamento dos processos e a definição de responsáveis, alinhando a realidade com a generalidade dos requisitos. Riscos são identificados e tratados constantemente, agindo preventivamente.
Particularidades de cada processo são levados em consideração, uma vez que não é a intenção dificultar o fluxo dos processos, mas sim compreendê-los, padroniza-los e prover uma estrutura para que melhorem continuamente (PDCA).
Especificamente na ISO 21001, existem requisitos que vão além do simples mapeamento do processo, os quais devem ser analisados, organizados e, se não existentes, implementados:
- Requisitos relacionados às atividades que melhorem o aprendizado e promovam o alcance dos resultados do ensino (e.g. sistema dual de educação – a combinação entre teoria e prática). Em uma creche estaria relacionado há jogos didáticos e lúdicos para que as crianças aprendam.
- Edifícios e espaços (exceção para ambientes EAD), hardware e software para a aplicação do ensino.
- Testes, exames e trabalhos. Testes psicológicos, orientação vocacional, testes de desenvolvimento, etc.
- Validação de currículo versus testes aplicados.
- Avaliação de performance da equipe.
- Plano de comunicação interna e externa e sua rastreabilidade.
- Métodos de detecção de plágio.
- Critérios de admissão.
- Rastreabilidade de notas e trabalhos.
- Acompanhamento do progresso de carreira dos alunos e ex-alunos.
- Requisitos adicionais para Educação Infantil
- Requisitos adicionais para Necessidades Especiais
Obs.: Estes são apenas alguns dos requisitos específicos.
Após a implementação e dado um determinado tempo para que o sistema funcione, dados suficientes serão gerados para que o Sistema de Gestão para Organizações Educacionais seja analisado criticamente pela Alta Direção. A intenção é a revisão e acompanhamento dos resultados do sistema de gestão para prover recursos, oportunidades de melhoria e mudanças à organização durante o próximo ciclo (pelo menos uma vez ao ano conforme requisito da ISO 21001 – 9.3.1).
AUDITORIA
Uma vez com o sistema de gestão implementado este deverá ser avaliado conforme requisitado na cláusula 9.2 da seção 9 – Avaliação de Desempenho por meio de Auditoria Interna, com base nos requisitos da norma ISO 21001.
O resultado desta auditoria proverá informações para que, em conjunto com análise crítica realizada posteriormente pela direção (mais uma vez, com o foco apenas nos resultados da auditoria realizada), seja elaborado o programa/cronograma das auditorias internas seguintes.
CONCLUSÃO
Ao finalizar o processo de auditoria interna e atuar nas não-conformidades apontadas o sistema de gestão estará implementado e funcionando ativamente na organização.
O reconhecimento pelo trabalho e envolvimento das pessoas pela Alta Direção é essencial nesse momento. Principalmente para que as pessoas se mantenham motivadas e engajadas na melhoria contínua. Mais do que tudo, a Alta Direção também deve manter o foco e considerar o Sistema de Gestão como parte integrante de cada um de seus processos, evitando assim a “departamentalização” de sua responsabilidade e o consequente desinteresse dos demais processos.
