A ISO 9001 é uma norma muito conhecida para implementação de um sistema de gestão da qualidade. Ela visa a melhoria de processos e, acima de tudo, aumento na satisfação dos clientes. Em 2015, foi lançada uma nova versão, que trouxe mudanças em relação à última versão, que foi lançada no ano de 2008.
Toda norma precisa ser revisada para garantir que suas boas práticas acompanhem e se adequem às mudanças globais. Neste artigo, vamos falar sobre o requisito “6.3 Planejamento de mudanças”, que é um requisito “novo” que surgiu na revisão 2015 da ISO 9001.
“6.3 Planejamento de mudanças”
Para entender melhor a proposta da 9001, vejamos o começo do item 6.3 e o que podemos compreender dele.
“Quando a organização determina a necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, as mudanças devem ser realizadas de uma maneira planejada e sistemática (ver 4.4).”
O primeiro ponto que precisamos compreender é que as mudanças devem ser devidamente planejadas. Toda empresa e seus colaboradores precisam propor ideias e sugestões de melhoria, isso é um fato!
Entretanto, estas ideias NÃO devem ser executadas como “bem entender”, sem antes realizar um bom planejamento. Entender quais são os pontos variáveis e analisar se elas são realmente necessárias são alguns dos pontos que precisamos levar em consideração.
E além de ser necessário planejar estas mudanças, elas também devem ser sistemáticas. Isso significa que as empresas devem agir de maneira organizada, seguindo regras que possuem uma lógica de execução que não prejudique áreas da empresa que não estão envolvidas na possível mudança.
Além disso, no item 6.3 também constam 4 tópicos que sugerem propostas que uma instituição deve considerar. Eles nos ajudam a entender melhor o que a organização deve analisar quando ela vai realizar mudanças em seu sistema de gestão.
a) o propósito das mudanças e suas potenciais consequências;
b) a integridade do sistema de gestão da qualidade;
c) a disponibilidade de recursos;
d) a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades.
Agora vamos entender melhor item por item. Para isso, tomemos como base um simples exemplo:
Imaginemos que possuo uma pequena empresa com 10 funcionários e produzimos móveis de MDF (que são um material compensado). Cada profissional trabalha em um setor produzindo as peças por partes até serem concluídas.
Por conta de uma nova demanda de pedidos dos clientes, tenho a proposta de começar a trabalhar produzindo móveis com madeira diferente, Pinus. Para isso, vou precisar contratar novos funcionários e encontrar um novo espaço dentro da minha empresa.
Ou seja, nossa mudança, então, será criar uma nova linha de produção utilizando uma matéria-prima diferente.
a) O propósito das mudanças e suas potenciais consequências.
A empresa deve entender qual o objetivo da mudança, o porquê de mudar determinados processos, atividades, produtos ou serviços. Se realmente há necessidade, então, entender quais podem ser os impactos dessa mudança.
Assim, precisamos compreender quais são as consequências que as mudanças podem gerar. Sempre vão existir pontos positivos ou negativos, e a empresa precisa ser capaz de gerenciá-los. E aqui, gerenciar significa maximizar os pontos positivos e absorver os negativos com o menor impacto possível!
Com base em nosso exemplo acima, existem algumas perguntas que podem nos ajudar a entender melhor a mudança, a planejá-la! Vejamos essas perguntas e vamos respondê-las pensando no nosso exemplo.
- Qual é o meu propósito de mudança?
Expandir meu negócio e trabalhar com outro tipo de material, para atender uma nova demanda.
- Quais mudanças que isso pode gerar?
- A necessidade de abrir um novo espaço no meu layout, para produzir as peças e comportar novos funcionários;
- Necessidade de contratar novos profissionais capacitados em trabalhar com esse tipo de material e pessoas para gerenciar o novo local;
- Necessidade de buscar novos fornecedores.
- Quais consequências a mudança pode gerar?
Um risco pode ser não conseguirmos manter o mesmo padrão de qualidade para os novos móveis.
b) A integridade do sistema de gestão da qualidade
Você deve analisar como mudanças podem afetar o seu sistema de gestão. Pois em todas organizações existem padrões, regras e princípios que devem ser respeitados.
Não se deve modificar processos sem antes verificar como adequar o sistema a essa mudança. Pois, essas mudanças podem afetar negativamente outros processos e atividades.
Portanto, nesse ponto do planejamento, a empresa precisa avaliar os possíveis impactos de forma sistêmica, por decorrência do aumento de pessoal, do novo espaço e dos materiais novos, assim como na satisfação do cliente. Será que a nova linha de produção pode afetar a antiga?
c) A disponibilidade de recursos
Não tem como você propor e iniciar mudanças sem antes analisar se a empresa possui recursos necessários para isso.
Esses recursos vão desde dinheiro a equipamentos, funcionários, matéria-prima e outras necessidades. Toda alteração deve ser planejada para ser alcançada com sucesso.
Seguindo nosso exemplo do início, a empresa deve realizar um excelente planejamento dos custos de novos materiais e profissionais, da disponibilidade da matéria-prima e do espaço necessário para as novas atividades.
- A alocação e realocação de responsabilidades e autoridades
Pensando em nossa história do início, a empresa irá precisar alocar novas pessoas para gerenciamento e produção. Cada uma dessas pessoas terá responsabilidades nas novas atividades e precisará que elas fiquem claras. Do contrário, é mais complicado cumpri-las.
Já quando falamos de autoridades, estamos nos referindo ao poder que as pessoas têm para executar suas tarefas. Por exemplo, um profissional competente, ao identificar o tipo de matéria-prima (MDF ou Pinus), tem autoridade para escolher qual maquinário utilizar para produzir o móvel.
A importância de aplicar o requisito “6.3 Planejamento de mudanças” no seu sistema de gestão.
É importante buscar aplicar os requisitos para que as mudanças do sistema de gestão da qualidade tragam soluções eficientes, afastando resultados indesejáveis. O requisito 6.3 que pode orientar nisso, e auxiliar a empresa a seguir boas práticas, ajudando a garantir mudanças mais significativas.
Em resumo, é preciso considerar o propósito das mudanças, quais são as possíveis consequências delas, analisar a disponibilidade de recursos e organizar responsabilidades. Seguindo esse “passo a passo”, a probabilidade de sucesso será incrivelmente maior!
Quer saber mais sobre a norma ISO 9001, conheça nossos cursos de Auditor Líder e Auditor Interno.
