Como implementar a ISO 30401?

Primeiramente, se você não conhece a norma ISO 30401- Gestão do Conhecimento, confira tudo aqui. Sobre a implementação, se a organização já possui um sistema de gestão baseado em outra norma ISO, ela terá um caminho mais curto pela frente. Isso porque os requisitos a serem integrados à(s) norma(s) já implementada(s) seriam os seguintes:

  • 4.1 Contexto da organização: composto da análise interna e externa à luz da gestão do conhecimento;
  • 4.2 Compreendendo as necessidades e expectativas das partes interessadas: inserção de partes interessadas ligadas à gestão do conhecimento, suas necessidades e a forma de monitorá-las pela organização.
  • 4.3 Determinando o escopo: como nas demais normas, aqui a organização estabelece a abrangência do seu Sistema de Gestão do Conhecimento (SGC).
  • 5.1 Liderança e comprometimento: agregar práticas que a Liderança efetue junto à equipe com relação ao fomentar/incentivar a gestão do conhecimento na organização.
  • 5.2 Política: estabelecimento de uma nova política ou integração com a(s) atual(ais) com foco na gestão do conhecimento.
  • 5.3 Papéis e responsabilidades: integrar os papéis já descritos em outros sistemas de gestão ao que preconiza a ISO 30401.
  • 6.1 Ações para enfrentar riscos e oportunidades: prosseguir com o levantamento de riscos, mas agora com foco na gestão do conhecimento.
  • 6.2 Objetivos da gestão do conhecimento: alinhados à Política, estabelecer objetivos, indicadores e planejamento para atingir os objetivos ligados à gestão do conhecimento.
  • 7.1 Recursos: análise e definição dos recursos necessários ao SGC.
  • 7.2 Competência: integração das competências com foco na gestão do conhecimento, havendo aqui três tópicos específicos à norma, diferentes das demais.
  • 7.3 Conscientização: requisito com texto similar às demais normas e que deve conter práticas de gestão que amparam a conscientização em GC.
  • 7.4 Comunicação: aqui espera-se que as comunicações relativas ao SGC sejam determinadas.
  • 7.5 Informação documentada: requisito similar às demais normas, usando a mesma base de controle da informação documentada.
  • 9.1 Monitoramento, medição, análise e avaliação: determinação de indicadores de desempenho nos níveis pertinentes para assegurar melhoria contínua do SGC.
  • 9.2 Auditoria interna: processo de auditoria idêntico às demais normas, bastando integrá-lo aos requisitos da ISO 30401.
  • 9.3 Análise crítica da direção: inclusão dos itens referentes ao SGC na ata de análise crítica da direção.
  • 10.1 Não conformidade e ação corretiva: inclusão das formas de abertura e tratamento de ação corretiva com foco no SGC.
  • 10.2 Melhoria contínua: evidências que a organização melhora seu desempenho continuamente, com base nos instrumentos que ela mesma desenvolveu para tal.

As organizações que não possuem certificação em outra norma ISO desenvolverão os requisitos acima apresentados para o seu Sistema de Gestão do Conhecimento, assim como realizamos em uma primeira implantação, o que não é complexo, mas dependendo da organização, leva tempo para geração de diretrizes, controles e registros consistentes.

Contudo, chamamos a atenção de forma especial para três requisitos não mencionados na lista acima e que compõem a essência da ISO 30401, sendo estes os diferenciais significativos perante outras normas. São os seguintes:

  • 4.4 Sistema de gestão do conhecimento: Este requisito é composto por quatro subitens e estabelece um conjunto de práticas que a organização deve regulamentar para criar seu SGC. No texto da norma, conta a necessidade de processos para aquisição, aplicação, manutenção, restrição ao uso de conhecimento inválido, transferência e transformação do conhecimento, onde a organização deverá indicar as formas que pretende realizar cada um destes tópicos com as respectivas evidências. Além disso, a norma define os chamados “ativadores do conhecimento”, nos quais a organização desenvolverá práticas de gestão para o uso destes ativadores em sua rotina de gestão do conhecimento.
  • 4.5 Cultura de gestão do conhecimento: A organização deverá estabelecer ações para criar e melhorar a cultura empresarial visando a gestão do conhecimento, uma vez que se trata de um tema em que as pessoas ainda podem resistir ou não serem estimuladas o suficiente para que tenham o desejo de adquirir, aplicar e transmitir o conhecimento que detêm. Trata-se de um requisito basilar da norma e que servirá de parâmetro ao longo de toda a implantação dos requisitos.
  • 8. Operações: Neste requisito, consta o “D” do PDCA da ISO 30401. Aqui são esperadas as práticas dos requisitos 4.1, 4.4, 4.5, 6.1, entre outros. Seu texto é bastante sucinto, mas a significância é alta.

Os maiores desafios consistem na mudança de cultura, o que pode significar uma ruptura de grande valia para as organizações. Sabemos que em muitos negócios, a disseminação e o compartilhamento do conhecimento são desafios grandiosos. A ISO 30401 poderá colaborar fortemente para o desenvolvimento destas premissas. Além da cultura, o fato de criar, manter e melhorar práticas rotineiras com foco na gestão do conhecimento também passa a ser um desafio a ser vencido pelas empresas, no intuito de criarem alternativas para aquisição, aplicação, manutenção, transmissão e transformação do conhecimento.

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A QMS Certification é um organismo de certificação internacional acreditado que atua especificamente com certificação de sistemas de gestão e treinamentos de normas aplicáveis.

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