Requisito “4.4 Sistema de gestão da qualidade e seus processos” da ISO 9001:2015

Neste artigo vamos conversar um pouco sobre as características do requisito 4.4 da ISO 9001:2015 e porque ele é tão importante para o sistema de gestão da qualidade da sua empresa!

Quando o assunto são os processos da empresa, a ISO 9001:2015 nos apresenta um requisito chave. Um requisito muito comentado e que está presente, direta ou indiretamente, em toda a empresa. Esse é requisito é o “4.4 Sistema de gestão da qualidade e seus processos”.

Este item irá falar sobre a importância de definir quais são os processos que existem na organização, como eles irão funcionar e quais serão relevantes para o sistema de gestão da qualidade. Através dele, a organização pode se orientar para realizar o planejamento dos processos antes de executá-los, definindo assim o que será relevante para sua produção.

Afinal, toda organização precisa ter o controle e a garantia de que seus recursos estão seguindo as devidas regulamentações, se todos os recursos necessários estarão disponíveis, dentre outros requisitos que garantem um produto ou serviço de qualidade ao cliente.

Item “4.4 Sistema de gestão da qualidade e seus processos”

Antes de começar a debater o assunto, vejamos o que o requisito diz:

“4.4 Sistema de gestão da qualidade e seus processos.

4.4.1 A organização deve estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um sistema de gestão da qualidade, incluindo os processos necessários e suas interações, de acordo com os requisitos desta Norma”

De fato, esse requisito indica, então, para as empresas que elas devem estabelecer, implementar, documentar, buscar melhorias e levar em conta tudo o que elas se propuseram a realizar para alcançar seus objetivos.

Além disso, a norma diz também que para realizarmos a tarefa de “determinar os processos necessários” e outros elementos que precisam estar especificados. Vamos então falar mais detalhadamente cada um deles, seguindo as recomendações da norma:

a) Determinar as entradas requeridas e as saídas esperadas desses processos

Para ter uma saída de produtos adequada, é necessário monitorar também as entradas. Aqui, o requisito sugere que você defina todos os materiais ou serviços necessários que devem “entrar” no processo e qual deve ser o produto final (saídas).

Por exemplo, imagine uma empresa que produz cadeiras. As entradas provavelmente seriam os materiais, como madeiras, pregos, cola etc. E as saídas seriam o produto final: uma cadeira montada e pronta para a entrega. Esse seria o ideal esperado para esse processo.

b) determinar a sequência e a interação desses processos no sistema de gestão da qualidade

Para realizar qualquer tarefa, é necessário seguir uma sequência lógica e correta. É preciso uma organização para que nenhuma etapa atrapalhe outra.

No momento de fabricar uma cadeira, por exemplo, não podemos cortar a madeira livremente sem antes realizar as medições necessárias para entregar um produto dentro dos padrões e que não vá apresentar instabilidades no momento do uso.

c) determinar e aplicar os critérios e métodos (incluindo monitoramento, medições e indicadores de desempenho relacionados) necessários para assegurar a operação e o controle eficazes desses processos

Ao finalizar a fabricação da cadeira, por exemplo, como você irá garantir que o produto não está torto ou que ele vai aguentar o peso que foi pré-estabelecido no início do processo?

Aqui, o requisito aponta que é necessário analisar diversos critérios para determinar que o processo está realmente de acordo com o planejado e que, é claro, o produto final está (ou estará) apto e dentro da conformidade esperada.

d) determinar os recursos necessários para esses processos e assegurar a sua disponibilidade

Para realizar qualquer tipo de produto ou serviço, é necessário que existam recursos para serem utilizados, sejam eles matérias-primas, funcionários ou afins. Então, a organização precisa assegurar que esses recursos sempre estarão disponíveis no momento em que eles forem necessários.

e) atribuir as responsabilidades e autoridades para esses processos

Para que as tarefas sejam realizadas e o processo final seja entregue dentro do esperado, é imprescindível estabelecer responsabilidades e autoridades. Somente assim podemos cobrar pelos resultados e melhorias.

Além disso, essa definição é fundamental para que todos os envolvidos tenham clareza do que precisa ser realizado, de quem precisa realizar, e que eles respeitem os limites de sua atuação.

f) abordar os riscos e oportunidades conforme determinados de acordo com os requisitos de 6.1

Aqui, a organização deve determinar todos os fatores que podem prejudicar seu processo e desempenho!

Assim, é possível articular estratégias para minimizar impactos que os processos podem sofrer e também buscar maneiras de aproveitar as oportunidades que possam surgir no decorrer da execução.

g) avaliar esses processos e implementar quaisquer mudanças necessárias para assegurar que esses processos alcancem seus resultados pretendidos

Toda organização sempre estará sujeita a realizar alterações em seus processos, isso é um fato. É inevitável não realizá-las, mesmo que sejam pequenas mudanças para atender as expectativas que são requisitadas.

Então, é necessário avaliar e implementar mudanças, quando necessário, para garantir sempre os melhores resultados. Bem como, para assegurar a integridade dos processos.

h) melhorar os processos e o sistema de gestão da qualidade

Este requisito recorda a organização de que qualquer processo pode ser melhorado, sempre!

Por isso, a empresa deve sempre avaliar seus resultados, se questionar e analisar os pontos que podem ser melhorados, processos que podem ser otimizados etc.

Isso, é claro, para atingir resultados cada vez melhores e mais qualidade para seu negócio!

Requisito 4.4: o mapeamento de seus processos!

Dessa forma, concluímos que este requisito mostra a importância de definir quais são os processos existentes na organização e quais são relevantes para o sistema de gestão da qualidade.

A partir daqui, a organização pode, por exemplo, realizar um mapeamento dos processos, procurando identificar os fatores apresentados no requisito. Os processos sempre estarão em execução, por isso é necessário organizá-los para conseguir implementar boas práticas e buscar melhoria contínua.

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