Como auditar o requisito “ 4.3 – Determinando o escopo do sistema de gestão da qualidade ” na ISO 9001:2015

Entenda a importância do 4.3 – Determinando o escopo do sistema de gestão da qualidade na ISO 9001:2015 e algumas dicas importantes na hora da implementação.

Muitos auditores subestimam a importância do requisito “4.3 – Determinando o escopo do sistema de gestão da qualidade”, principalmente quando o assunto é auditoria interna. Nesse último caso, é muito comum que o auditor apenas de um “check”, anotando qual é o escopo, ou seja, ele não analisa para entender se o escopo realmente condiz com o sistema de gestão.

Entretanto, se você analisar corretamente, verá que o escopo é fundamental para a auditoria, seja ela interna ou externa. Digo isso porque o escopo do sistema de gestão vai definir o que deve ou não ser auditado. Assim, tudo que estiver nele precisa ser aderente às boas práticas descritas na norma (no caso desse artigo, na ISO 9001:2015).

Um exemplo de má definição do escopo do sistema de gestão da qualidade

Certa vez, eu estava auditando uma empresa que prestava serviços de segurança e limpeza predial. Uma empresa de terceirização especializada em condomínios e com projetos em todo Brasil.

No escopo, além dos serviços que eu citei, a empresa também havia incluído “Manutenção predial”. Algo muito inteligente do ponto de vista do negócio, uma vez que ela já estava inserida no mercado e essa é uma das necessidades de seus clientes. Até aí, tudo ótimo.

O problema é que durante a auditoria, eu não encontrei processos voltados a esse tipo de serviço “Manutenção”. Indo um pouco mais a fundo, entendi que esse era na verdade um objetivo estratégico da empresa, que estava em implementação.

Apesar de já haverem procedimentos sendo elaborados, os serviços ainda não eram prestados. Desta forma, obviamente, eu não conseguiria averiguar se as boas práticas do sistema de gestão da qualidade estavam em vigor nessa parte do escopo (pois ela não existia ainda).

Dessa forma, orientei a empresa que eu não poderia auditar esse item e solicitei a retirada dele do escopo do sistema de gestão atual.

Uma empresa pode ter um escopo Qualitativo?

Outro caso comum é a ocorrência de escopos qualitativos, ou seja, que de alguma forma qualificam a empresa ou o produto/serviço ofertado. Entretanto, de acordo com o sistema internacional de conformidade, isso é proibido. Assim, nenhuma certificadora pode atestar esse tipo de escopo.

Por exemplo, imagine uma empresa que produz “cadeiras de escritório”. Essa empresa pode ter em seu escopo: “Produzimos as melhores cadeiras de escritório do Brasil”? A resposta é: não pode!

Isso ocorre porque, primeiro, nós auditores não estamos na empresa para avaliar a qualidade de produto. Não faremos testes de produto, não realizamos ensaios e etc. Nós avaliamos o Sistema de Gestão da Qualidade. Verificamos se esse sistema contém boas práticas que são necessárias para a certificação ISO 9001:2015 (ou qualquer outra norma).

Além disso, a qualidade de um produto (agora sim falando de forma qualitativa) varia de acordo com o que o cliente espera dele. Então, qualidade será o atendimento dos requisitos de cada cliente, e não algo generalizado como no exemplo que dei.

Existem diferenças, quanto ao escopo, para auditoria interna ou externa?

O entendimento do item será o mesmo para auditores internos ou externos. A forma de auditar é igual.

O que cabe ressaltar é que é muito importante que problemas no escopo do sistema gestão da qualidade sejam identificados pelo auditor interno. Digo isso porque se esses erros forem vistos apenas na auditoria externa, de certificação, será necessário alterar o escopo, alterar a documentação. E isso, é claro, além de ser uma não conformidade, vai tornar um processo um pouco mais lento.

Para o auditor externo, cabe lembrar que esse item vai, de certa forma, direcionar o olhar dele durante toda a auditoria. É o escopo quem ajuda a determinar o que será auditado e, assim, quais processos precisam ser aderentes à norma auditada. No nosso caso (ISO 9001:2015), por exemplo, se um processo afeta o sistema de gestão da qualidade, ele deve ser auditado mesmo que não esteja no escopo. E isso faz toda diferença.

Dê a devida atenção ao Escopo do sistema de gestão da qualidade

Este foi o artigo de hoje, espero que ele te ajude a auditar melhor! Como eu disse, esse é um item um tanto “esquecido” pelos profissionais, mas que é muito importante para o andamento da auditoria.

Para as empresas, ele também é muito importante, pois um escopo bem delineado ajuda a direcionar esforços e focar no que realmente importa. Então, saber auditar esse requisito é fundamental para qualquer Auditor Líder!

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Vídeo linkável: https://www.youtube.com/watch?v=YUcz06jcaC8

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