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A relação entre o Tratamento de não conformidades e a Melhoria Contínua

As não conformidades podem ser uma grande oportunidade de melhoria, por isso, neste artigo, vamos relembrar como esses assuntos se complementam no dia a dia das organizações!

Muitas empresas que contam com um sistema de gestão da qualidade (ou qualquer outro sistema de gestão) podem sofrer algumas dificuldades diante das não conformidades (NCs), e isso é normal.

Isso porque as não conformidades são indicadores de que algum processo não está conforme o planejado. Dessa forma é necessário que elas sejam identificadas e tratadas o quanto antes. Através dessa ação, de encontrar e buscar soluções para as NCs, a empresa está promovendo a melhoria contínua.

A gestão de NC’s e a melhoria contínua caminham juntas, sendo a melhoria um dos requisitos da gestão da qualidade. Mas, para a melhoria se concretizar na prática, identificar os problemas da empresa e buscar meios para solucioná-los é fundamental.

Por isso, neste artigo, vamos relembrar melhor sobre o que se tratam as Não conformidades e como elas estão ligadas ao fator melhoria contínua. Vamos lá!

Entendendo o que é uma Não conformidade

Uma não conformidade pode ser identificada como qualquer situação, produto ou serviços que não estão seguindo os padrões que foram definidos previamente. Um produto com defeito, ou serviços sendo realizados de maneira inadequada, podem ser considerados Não conformidades.

Estas estão relacionadas aos processos que geram resultados insatisfatórios e/ou quando estes não atendem aos procedimentos ou requisitos normativos. Essas “falhas” normalmente são identificadas pela própria organização ou nos momentos de auditoria.

A norma ISO 9001:2015 espera que as organizações tratem suas NCs. O objetivo é que a empresa providencie melhorias e planejamento para que os procedimentos não falhem novamente e sejam executados, sempre, em conformidade com o planejado.

Embora sempre sejam vistas como uma condição negativa, as não conformidades, quando tratadas corretamente, podem também ser entendidas como uma oportunidade (ou até mesmo ferramenta) de melhoria para a empresa.

Quando temos a ocorrência de não conformidades em uma organização, significa que algo não seguiu conforme o planejado e isso é uma oportunidade de aperfeiçoar os processos a fim de entregar os melhores resultados a todas as partes interessadas.

Por isso, quando encontrada uma não conformidade, estas devem ser documentadas e baseadas em evidências objetivas. Tudo para podermos entender os motivos dessa não conformidade estar ocorrendo.

Como as não conformidades podem ser oportunidade de melhoria?

Quando ocorrem falhas no processo, elas podem gerar um grande aprendizado para a organização. Algo essencial para a melhoria contínua.

Por isso que quando ocorrem esses erros não é suficiente só os corrigir, pois essa ação não soluciona o problema completamente. Quando não são identificadas exatamente quais foram as causas no processo, consequentemente se cria uma oportunidade para que a falha aconteça novamente.

Para tratar corretamente essas ocorrências é necessário colocar em prática ações que possam melhorar os processos. Identificando causas raízes e atuando para que os erros não aconteçam mais.

A melhoria contínua é um processo que conta com etapas que ajudam a identificar e implementar oportunidades na organização, fazendo com que seu trabalho se torne mais eficaz e assertivo.

Estruturar e implementar corretamente um processo de melhoria contínua ajuda a impulsionar a produtividade, reduzir custos e desperdícios, evitar futuras falhas, eliminar retrabalho e qualificar melhor sua equipe. Ou seja, essa prática visa tornar o resultado dos processos cada vez melhor!

Como implementar a melhoria contínua na sua organização?

Para tratar corretamente as não conformidades e aplicar a melhoria contínua é necessário estruturar seu processo de tratativa, seguindo algumas etapas padrão.

Para explicar isso, usaremos aqui o famoso Ciclo PDCA que, de maneira mais simplificada, aponta o que deve ser trabalhado pelas empresas. Esse ciclo de melhoria funciona através de 4 etapas:

Planejamento

A primeira etapa para o processo de melhoria contínua é identificar quais são os processos/serviços que precisam ser melhorados.

Aqui, iremos desenvolver planos de ação bem detalhados com base nos objetivos que sua organização almeja. É importante estabelecer bem a equipe, os prazos e materiais que serão necessários para o objetivo ser alcançado (usar um 5w2h, por exemplo).

Fazer

A segunda etapa é o momento de implementar todas as ações que foram definidas no tópico anterior. Basicamente, é o momento mão na massa!

Na segunda etapa, é ainda mais importante toda a equipe estar ciente dos objetivos da ação e, assim, estabelecer suas responsabilidades e funções a serem cumpridas. Mesmo que o planejamento seja excelente, uma má execução pode por tudo a perder.

Checar

Neste tópico é importante checar se tudo está seguindo conforme o planejamento e garantir que o andamento dos processos seja conforme o esperado. Aqui, vamos avaliar se tudo que planejamos foi executado como deveria e se isso foi suficiente para resolver o problema citado ou eliminar a não conformidade apontada.

Podem acontecer de ocorrer problemas, fazendo com que a ação não atinja os resultados esperados. Neste caso, será necessário analisar, tratar e promover e melhorar para eliminar esses contratempos, ou seja, reiniciar o ciclo.

Agir

Por último, é nesta etapa onde são tomadas as decisões de acordo com tudo que foi avaliado.

A partir disso, são padronizadas ações que são definidas como preventivas para que os problemas que possam vir a ocorrer não se repitam neste processo ou em outros que a empresa julgue pertinentes.

Trate as não conformidades da sua empresa para melhorar seus processos!

Então, como entendemos até o momento, toda empresa está sujeita a problemas, isso é comum. Mas o que as organizações precisam se atentar é sempre buscar maneiras de corrigir esses problemas, identificar sua causa raiz e tratá-la para não ocorrer novamente.

Com a ajuda do ciclo PDCA é possível ter um melhor gerenciamento do seu processo e identificar as oportunidades de melhoria a todo momento, não apenas na ocorrência de não conformidades. Mas existem diversos outros métodos que podem ser mais aderentes ao seu contexto, a empresa é quem deve avaliar.

A ISO 9001 também pode ser uma ótima norma de apoio para tratar não conformidades nas organizações e apontar caminhos para ações corretivas que possam promover a melhoria contínua. Que tal começar agora? Confira o teaser da nossa Q Class sobre tratamento de não conformidades e faça sua inscrição gratuita.

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A QMS Certification é um organismo de certificação internacional acreditado que atua especificamente com certificação de sistemas de gestão e treinamentos de normas aplicáveis.

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