Como se comunicar melhor por e-mail ou mensagem

Conheça as principais técnicas para se comunicar melhor por e-mail ou mensagem e melhorar os resultados da sua empresa

Comunicar-se significa transmitir uma informação de uma pessoa para outra, de forma que esta seja devidamente compreendida.

Em relação a este assunto, um ponto muito importante é que a comunicação vai muito além daquilo que queremos transmitir, ela depende também do que outro irá entender ao recebê-la.

Atualmente, existem inúmeras maneiras de nos comunicarmos. E no mundo corporativo, a comunicação através de correio eletrônico (o e-mail) é uma das mais populares e funcionais.

Para que a comunicação ocorra de forma clara e objetiva, preparamos um breve roteiro para redigir um bom e-mail. Vale para mensagens também, lembrando que por e-mail podemos detalhar melhor o que precisamos e não demanda imediatismo na resposta.

Se você precisa de uma resposta urgente, opte por enviar uma mensagem através dos comunicadores instantâneos, como o whatsapp, por exemplo.

Etiqueta da comunicação por e-mail nas organizações

Algumas regras básicas são necessárias e entendermos como se comunicar melhor por e-mail. Vejamos:

  1. atentar-se ao destinatário: a primeira coisa que devemos observar é para quem iremos enviar a mensagem. Conforme quem irá recebê-la, adequarmos o tipo de comunicação, mais formal ou mais descontraída, por exemplo;
  2. evitar usar abreviações e termos coloquiais: sabemos que no mundo virtual, muitas palavras são reduzidas ou até mesmo escritas de formas diferentes, mas para uma comunicação empresarial esta forma pode não caber;
  3. não utilizar letras maiúsculas em todo o texto: o texto todo em maiúsculo remete a uma comunicação agressiva, portanto restrinja apenas para uso de siglas;
  4. comunicação clara e objetiva: quanto mais claro e objetivo o e-mail for, mais assertiva será a mensagem transmitida;
  5. especificar o tema do e-mail no “Assunto”: este campo deve conter uma prévia do tema que será tratado no e-mail, desta forma facilita para que irá recebê-lo e ajuda a definir o grau de prioridade ao verificar a mensagem.
  6. sempre que possível, abordar 1 assunto em cada e-mail: quando separamos os assuntos por e-mail, a probabilidade de termos uma resposta mais assertiva é muito maior;
  7. finalizar o e-mail com suas credenciais: ao terminar a mensagem, sempre utilize palavras como atenciosamente, cordialmente e sua assinatura, contendo o nome completo, contato, setor e empresa por exemplo.

Outros pontos para uma boa comunicação por e-mail ou mensagem

Além dos requisitos básicos que já vimos, podemos deixar nosso e-mail ainda mais profissional com essas dicas:

  1. Além do texto no corpo do e-mail, será enviado algum arquivo?

Então não esqueça de verificar se o arquivo foi realmente anexado.

2. Posso utilizar emojis ou imagens?

Claro, mas lembre-se que o uso pode demonstrar emoção, portanto, cautela. Guarde para e-mails pessoais ou use-os com parcimônia.

3. Preciso revisar o texto antes de enviar o e-mail?

Sempre, tanto a parte de compreensão quanto a gramatical.

4. Posso utilizar listas ou tópicos?

Com certeza, esta forma de redigir facilita muito a leitura e torna o conteúdo mais dinâmico.

Bônus: mensagens escritas de forma positiva tendem a ser mais facilmente compreendidas pelo leitor, portanto ao invés de escrever que você não estará na empresa em determinado momento, opte por redigir afirmativamente, por exemplo: estarei na empresa na primeira quinzena do mês.

Uma imagem vale mais que mil palavras!

Brincadeiras à parte, muitas vezes, utilizar dos recursos visuais pode trazer mais clareza à comunicação. Por isso, utilize-os sempre que houver relevância, sejam imagens, gráficos, fluxogramas, mapas mentais etc.

Algumas pesquisas apontam que um conteúdo que apresenta recursos visuais é lembrado 65% mais vezes que um texto, por exemplo.

Mas, assim como os emojis, as imagens refletem emoção, por isso, no meio corporativo lembre-se sempre de utilizar imagens relacionadas ao tema do e-mail e que transmitam de forma profissional o que a mensagem quer passar. Por exemplo: ao descrever os resultados da empresa, pode-se utilizar gráficos para destacar a mensagem.

Considerações finais

Comunicar-se é algo fundamental tanto nas empresas quanto na nossa vida pessoal, por isso, escolher a melhor forma de transmitir a mensagem que queremos passar é muito importante.

No texto de hoje, vimos que além disso, existe a forma como o receptor da mensagem irá codificá-la e então entendê-la. Por isso é preciso compreendermos a comunicação como um todo. Algo que que percorre um caminho entre você e o seu leitor.

Assim, para evitarmos ruídos na comunicação, é preciso estar atentos ao tipo de leitor que irá receber a mensagem. E, é claro, acertar a mensagem de acordo com o público alvo.

Através das técnicas apresentadas, tenho certeza que sua comunicação escrita será muito mais assertiva! O que ajudará a evitar desentendimentos e, por consequência, algum retrabalho.

Além disso, não se esqueça nunca: quanto mais simples for a comunicação, melhor! Esse é o maior segredo sobre como se comunicar melhor por e-mail, mensagem, ou qualquer outra via!

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