Existem alguns erros comuns em auditorias que podem fazer com que este processo, tão útil e proveitoso, se torne apenas mais um momento burocrático. Estes erros podem não só atrapalhar sua empresa como, até mesmo, fazer com que ela perca a certificação!
Nós auditamos centenas de empresas todos os anos e entendemos que este é um momento delicado. As pessoas podem ter certo receio e não compreender direito o processo de auditoria. Porém é preciso conscientizá-las e mostrar que as auditorias são normais e positivas para a empresa, para o sistema de gestão e para o dia a dia dos colaboradores.
É através de uma boa auditoria que encontramos melhorias, descobrimos problemas e otimizamos nossos processos, e isso deve ser difundido dentro de nossas empresas. Por isso, no conteúdo de hoje, vamos elencar 3 erros comuns em auditorias. Eles são alguns dos mais comuns e os piores que sua empresa pode cometer!
Até o final deste texto, você vai conhecer estes erros e, assim, conseguir evitá-los para conseguir o máximo resultado possível! Vale ressaltar que estes erros servem para auditorias de qualquer norma (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001 etc.). Dito isto, vamos lá?
Leia também: Dicas de como ter uma boa auditoria.
1º Tentar simular um sistema de gestão perfeito e sem erros
Por não compreender direito o processo de auditorias, algumas pessoas e empresas tentam esconder erros e ocultar não conformidades (NCs). Elas o fazem por medo de represálias ou por entender que as não conformidades são negativas, algo ruim para a empresa, o que é um grande erro. As não conformidades são normais e uma grande oportunidade de melhoria!
Qualquer bom auditor sabe que falhas acontecem e que as NCs são parte da rotina dos sistemas de gestão. Assim, ninguém espera uma empresa 100% perfeita. O que realmente esperamos ver é como esses problemas e não conformidades são tratados pelo sistema, como a empresa reage a elas.
Dessa forma, o foco não deve ser em esconder problemas, mas sim em demonstrar um gerenciamento adequado dos desvios e problemas ocorridos!
2º Deixar tudo para a última hora antes da auditoria
Infelizmente, existem casos em que as empresas não compreendem corretamente o objetivo de um sistema de gestão. Quando isso ocorre, existe uma grande falta de planejamento no ciclo de auditorias.
Formulários atrasados são preenchidos às pressas, documentos são organizados de última hora, não conformidades são tratadas na correria, entre outros exemplos. O resultado dessa falta de planejamento é que muitas empresas entram em pânico dias antes da auditoria! Esse é um dos erros comuns em auditorias que mais encontramos.
Portanto, o correto é monitorar continuamente o sistema de gestão ao longo do ciclo de auditoria. Isso significa manter a documentação atualizada, executar as tratativas dentro dos prazos, gerenciar os riscos e as documentações que apoiam a execução dos processos.
Isso não só evita estresse, garantindo um processo de auditoria mais tranquilo, como também traz bons resultados para a empresa, já que o sistema de gestão otimiza processos e proporciona melhorias para todas as partes interessadas.
3º Manter as questões do SG apenas com o time da qualidade
Tentar manter o sistema de gestão restrito a um pequeno time também é um dos erros comuns em auditorias mais praticados. Muitas vezes, as empresas tentam centralizar todas as rotinas da qualidade, como tratativas de não conformidades ou atualizações de documentos.
O sistema de gestão não deve ser exclusivo de uma equipe ou responsável, pois ele permeia todos os processos e é utilizado por todos os colaboradores. Um procedimento, por exemplo, não é um “documento da qualidade”, mas algo que apoia o processo e, por isso, deve ser utilizado por quem executa este processo.
Todos os colaboradores devem estar cientes do sistema e alinhados com os processos documentados, todos devem ser treinados e são igualmente responsáveis pela gestão da qualidade, pelos cuidados ambientais, pela segurança no trabalho ou por qualquer rotina que a empresa se propõe a seguir.
Isso não só traz bons resultados para a empresa, como também assegura a certificação, afinal os auditores podem entrevistar pessoas de diferentes áreas para verificar o conhecimento sobre políticas, treinamentos e riscos. Resumindo: o sistema de gestão é responsabilidade de todos, e não apenas do “time da qualidade ou do SGI”.
Saiba mais sobre: Tipos de conformidades e como tratá-las.
Erros comuns em auditorias levam a inconsistências
Na maioria das vezes, o problema de cair nestas armadilhas das auditorias é que haverá uma grande diferença entre o que está registrado, ou é apresentado para o auditor, e o que é realmente praticado na organização.
Na prática, muitas vezes, os colaboradores realizam processos de maneira diferente do que está documentado. Isso abre margem para mais erros, não conformidades, retrabalho e diversos problemas. Sem contar que muitas oportunidades de melhoria se perdem e a empresa mergulha na estagnação e baixo desempenho, baixo resultado.
Por isso, os registros do sistema de gestão precisam refletir a prática real e os processos como eles acontecem. E não se atentar aos erros comuns em auditorias pode nos distanciar dessa prática. Isso fará com que haja desalinhamento de processos e os gestores e alta direção nem mesmo saibam disso, afinal tudo foi escondido durante a auditoria.
Portanto, certifique-se de que a auditoria é corretamente compreendida pelas pessoas, que ela ocorrerá como um processo normal, e não como uma “caça às bruxas”. Isso ajudará, inclusive, a criar um espaço para que colaboradores contribuam com melhorias no sistema de gestão e nos processos. Como consequência, sua empresa ganhará uma boa imagem no mercado, processos mais sustentáveis e clientes mais satisfeitos!
Leia sobre Ações corretivas e ações preventivas.
Erros comuns em auditorias: vídeo e “erro bônus”
O conteúdo de hoje foi baseado em um vídeo da Ana Carneiro, gerente técnica aqui na QMS Certification. No vídeo, ela abordou cada um destes erros com exemplos e outras dicas para maximizar suas auditorias.
Além disso, a Ana também falou de um 4º erro muito comum, um “erro bônus” que pode ser a diferença entre uma auditoria proveitosa e uma que deixa problemas e dificuldades passarem batido! Esse complemento está apenas no vídeo, que tem só 7 minutinhos de duração, então vale a pena assistir e ir além dos erros comuns em auditorias, aproveitando ao máximo esse processo! Assista clicando abaixo:
