Talvez, a Matriz GUT seja uma das ferramentas mais utilizadas mundo afora. Afinal, frente a tempos tão acelerados, a priorização nunca foi tão necessária e difícil. Seja qual for o porte da sua empresa, dezenas e até centenas de tarefas podem se apresentar diariamente. E decidir o que fazer sem ajuda de uma metodologia pode ser um verdadeiro “tiro no pé”.
Exatamente por isso a Matriz GUT é tão popular. Ela é simples, fácil de usar e proporciona maior clareza na tomada de decisões. Ela ajuda a criar listas de prioridade, ordenando o que precisa ser feito primeiro. Por esses motivos, cada vez mais colaboradores, sejam ou não de sistemas de gestão, têm aderido a ela.
Por isso, hoje, falaremos sobre essa ferramenta tão popular e poderosa. Até o final deste conteúdo, explicaremos como usá-la, seus aspectos e importância. Ela é muito simples, assim você poderá aplicar a ferramenta logo após a leitura deste artigo. Dito isto, vamos aprender a priorizar!
O que é a Matriz GUT – gravidade, urgência e tendência?
A Matriz GUT é uma ferramenta criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, dois renomados especialistas mundiais em solução de problemas. A matriz nasceu inicialmente na priorização de problemas, porém transcende para todas as áreas da gestão. Você pode, inclusive, pesquisar por Matriz Kepner-Tregoe, encontrará outras variações da ferramenta.
Além disso, a Matriz GUT é uma ferramenta de priorização que foca em apenas três aspectos simples, sendo eles: gravidade, urgência e tendência. Dessa forma, a metodologia reduz as variáveis e ajuda a evitar a paralisia diante de muitas opções.
Essa ferramenta foi muito aplicada em indústrias americanas e japonesas na era de ouro da qualidade. E até hoje está ligada a práticas de gestão da qualidade e melhoria contínua. Atualmente, ela ganhou espaço em escritórios e todo tipo de situação envolvendo muitas opções de escolha ou execução.
Gravidade, urgência e tendência
O maior problema de termos muitas atividades para executar é que nos vemos perdidos em meio a um mar de ações. Assim, quanto mais informações acrescentarmos, mais confusos ficaremos. A Matriz GUT, por sua vez, se destaca pela simplicidade, sugerindo que analisemos apenas 3 aspectos. Vejamos:
- Gravidade: aqui, procuramos entender o quanto importante uma variável analisada é. Por exemplo, se há uma goteira no teto, o quão grave isso é no momento da análise? Entenda que isso pode variar de acordo com o momento (se estiver chovendo, a gravidade aumenta, por exemplo);
- Urgência: já aqui analisamos o quão rápido temos de tratar um problema. O que acontece se não executarmos rapidamente uma ação? Problemas irão aumentar? Prazos irão se perder, multas serão aplicadas? Quais as consequências negativas de postergarmos essa determinada ação? Isso nos mostra o quão urgente, ou não, algo é;
- Tendência: por fim, procuramos entender o que pode acontecer se não executarmos determinada ação. Imagine, por exemplo, o furo no teto, citado em Gravidade, se não o consertamos, até onde essa situação pode escalar? O estoque pode ficar molhado; pessoas podem escorregar; máquinas podem estragar. Ou seja, a tendência é que essa situação leve a outros problemas.
O cálculo GUT (gravidade x urgência x tendência = prioridades)
O pulo do gato desta ferramenta é o cálculo matemático que ela propõe. Afinal, apenas analisar cada questão ainda seria confuso. Porém, a Matriz GUT propõe que definamos notas de 1 a 5 para cada aspecto analisado de acordo com os 3 critérios da ferramenta. Assim, para Gravidade (G), por exemplo, podemos ter:
- 1 – Não é grave, impacto insignificante;
- 2 – Pouco grave, impacto leve;
- 3 – Grave, impacto moderado;
- 4– Muito grave, impacto alto;
- 5 – Gravíssimo, impacto crítico.
Podemos aplicar o mesmo critério para Urgência (U) e Tendência (T), por exemplo. E a grande chave é que ao analisar cada uma das variáveis segundo os 3 critérios de análise (G, U e T), podemos multiplicá-las para obter uma nota numérica de priorização.
Imagine, por exemplo, que uma determinada atividade recebeu as seguintes notas:
- 5 de Gravidade;
- 3 de Urgência;
- 2 de Tendência.
Ao aplicarmos a fórmula gravidade x urgência x tendência, a Matriz GUT nos apresenta uma nota de priorização de 30 (5 x 3 x 2 = 30). Essa nota, por sua vez, pode ser comparada a nota de outras variáveis. Assim, as variáveis com maior nota de priorização tendem a ser mais críticas e, assim, precisam ser trabalhadas primeiro.
Exemplo simples de Matriz GUT
Imagine que nos deparamos com uma lista de atividades e que não sabemos o que fazer primeiro. Apenas para fins de aprendizado, nossa lista de atividades é:
- Fazer relatório de Riscos
- Tratar a Não conformidade ‘D’
- Enviar e-mail com certificados
- Comprar materiais de escritório
- Organizar estação de trabalho
- Marcar reunião de Análise Crítica
Agora, para priorizar melhor, vamos utilizar a Matriz GUT. Para isso, separamos cada uma das atividades e damos notas para elas de acordo com sua gravidade, urgência e tendência. Após nossa análise e atribuição de notas, montamos uma planilha simples e fizemos o cálculo G x U x T. Feito isso, nossos resultados são:
Agora, basta nos orientarmos pela maior nota de priorização. Assim, entendemos que “Tratar a Não conformidade ‘D’” é a tarefa mais urgente, com 125 pontos de prioridade. Logo em seguida, nossa tarefa mais importante é “Fazer o relatório de Riscos”, com 36 pontos de priorização.
Ou seja, basta criar uma ordem decrescente (da maior para a menor) com os pontos de priorização para ter a lista de atividades em ordem de prioridade. E é justamente essa comparação que torna a Matriz GUT tão interessante. Em poucos segundos podemos analisar e quantificar variáveis complexas.
Matriz GUT – simplificando o caos
Não importa quais sejam as variáveis, sejam 5 ou 50 itens, a Matriz GUT fornecerá notas claras e ordenáveis. Você conseguirá analisar e esclarecer diversos itens, postergando o que for pouco impactante e priorizando aquilo que for mais importante.
Ainda é possível personalizar a Matriz GUT. Você pode, por exemplo, trocar o fator “tendência” pelo fator “custos”. Ou até mesmo acrescentar uma 4ª coluna ao cálculo (criando a Matriz GUT). Entretanto, o modelo padrão já é suficiente – e eficiente – para a grande maioria das situações mais simples.
De qualquer forma, essa ferramenta é a prova de que podemos colocar um pouco de ordem em qualquer que seja o caos. Ao executá-la, no mínimo conseguimos eliminar atividades pouco importantes, mas que ficam consumindo energia em nossas mentes. Dessa forma, podemos não só pensar melhor como também decidir o caminho certo.
