Cedo ou tarde, você vai usar o Plano de Auditoria em suas auditorias internas. Afinal, o Plano de Auditoria é um passo importante não só para que você e seus auditores se organizem internamente, mas também para assegurar o menor impacto possível na operação de sua empresa.
Isso porque, por ser um documento que vai organizar a auditoria, ele estabelece um cronograma de auditoria, quais são os processos que serão auditados, horário de início e horário de fim, quais serão as áreas auditadas e quem serão os auditores. Entre outros detalhes. Dessa forma, um bom plano de auditoria precisa conseguir prever todos os processos, pessoas e horários da sua auditoria, para que você não perca tempo e não deixe nenhum processo de fora.
Além disso, ele também ajuda a alinhar as expectativas. Então, é importante que o divulguemos com uma certa antecedência. Assim, as áreas da sua organização podem se preparar para receber as auditorias. Ou seja, as pessoas saberão em qual momento cada setor será auditado e ninguém será pego de surpresa.
Por isso, hoje, vamos falar deste documento fundamental tanto para o processo de certificação quanto para garantir a melhoria contínua das empresas. Aqui, você descobrirá o que deve conter um bom plano de auditoria, fatores que impactam na sua elaboração e erros que devemos evitar. Dito isto, vamos ao conteúdo!
ISO 19011 – A norma que orienta auditorias
Para executar e elaborar um Plano de Auditoria corretamente, é importante orientar-se pela ISO 19011, norma que apresenta diretrizes para auditorias em sistemas de gestão ISO. Assim, a ISO 19011 orienta a realização de auditorias e apresenta recomendações que ajudam a estruturar esse processo. Por isso, ela serve como uma referência importante para a elaboração do Plano de Auditoria.
A norma passou por atualizações recentemente, trazendo melhorias e inovações para a área. As fundações base das auditorias não foram alteradas, mas é importante considerar as recomendações da nova ISO 19011 para estruturar a auditoria de forma adequada. Ela ajudará a definir o que será auditado, quais serão os critérios, os processos envolvidos e como a auditoria será realizada. Entre outros aspectos.
De qualquer forma, é importante entender que o Plano de Auditoria, mais do que nunca, deixou de ser “apenas um cronograma” e passa a funcionar como um verdadeiro roteiro para garantir uma boa cobertura da auditoria, considerando os processos e requisitos que precisam ser avaliados. Tudo isso, procurando manter a empresa operando normalmente e evitando não conformidades e impactos negativos aos produtos, serviços ou rotina dos colaboradores.
O que deve conter em um Plano de Auditoria?
Para executar e elaborar seu Plano de Auditoria de acordo com a 19011, precisamos nos atentar a aspectos básicos apontados pela norma. Ela nos dirá quais são eles, ditando a estrutura básica do documento. Abaixo, seguem os aspectos básicos necessários:
- Objetivo da auditoria: precisamos definir quais são os resultados que esperamos alcançar com a auditoria e quais aspectos do processo pretendemos avaliar.
- Escopo e critérios da auditoria: é importante estabelecer quais processos serão auditados e quais normas, requisitos ou outros critérios serão utilizados como referência durante a auditoria;
- Cronograma (locais, datas e horários): também precisamos definir quais filiais ou unidades serão auditadas, quais locais específicos da organização serão incluídos e em quais datas e horários cada atividade será realizada;
- Equipe auditora: é vital estabelecer quem serão os responsáveis pela execução da auditoria, considerando as competências necessárias para avaliar os processos definidos no escopo;
- Processos e responsáveis: quais processos serão auditados (almoxarifado, compras, recebimento, expedição, administrativo etc.), e quem são os responsáveis por cada um deles;
- Reuniões de abertura e encerramento: também devemos reservar no cronograma o tempo necessário para as reuniões de abertura e encerramento, definindo previamente quando e onde cada uma acontecerá;
- Idioma e necessidade de tradução: em empresas multinacionais, pode ser interessante definir previamente em qual idioma a auditoria será realizada e avaliar se será necessário contar com um intérprete para garantir uma comunicação adequada;
- Método da auditoria: defina também se sua auditoria será realizada de forma presencial, remota ou híbrida. Para isso, considere a viabilidade e as características da organização – e dos processos – que serão avaliados;
- Caráter amostral da auditoria: precisamos deixar claro no Plano de Auditoria que a auditoria possui caráter amostral. Também é importante explicar, quando aplicável, os critérios e cálculos utilizados para definir as amostras, tornando o planejamento o mais transparente possível.
O que considerar ao elaborar o Plano de Auditoria?
Outra dúvida comum é sobre o quão específico e detalhado este documento deve ser!
Entretanto, isso vai depender de uma série de fatores principalmente ligados tanto ao contexto da sua organização quanto da própria auditoria. Isso porque diversos aspectos podem influenciar a elaboração do Plano de Auditoria. Assim, é importante levar em consideração:
- Complexidade do sistema de gestão: quanto mais complexo for o sistema de gestão, mais detalhado e estruturado deverá ser o nosso Plano de Auditoria. Precisamos considerar a quantidade e a inter-relação dos processos, bem como os requisitos normativos (inaplicabilidade, por exemplo);
- Quantidade de colaboradores: devemos considerar o número de colaboradores para dimensionarmos adequadamente o tempo de auditoria. Quanto maior a quantidade de pessoas envolvidas nos processos auditados, mais tempo pode ser necessário;
- Número de turnos: se a empresa opera em diferentes turnos, precisamos avaliar a necessidade de realizar auditorias em cada um deles, garantindo que as diferentes condições de operação sejam adequadamente avaliadas;
- Múltiplos sites: quando a organização possui diferentes unidades ou sites, precisamos considerar quais locais serão auditados e como a amostragem será realizada – de acordo com as características e os critérios aplicáveis ao sistema de gestão;
- Histórico de não conformidades: também devemos considerar os resultados de auditorias anteriores. Quando houver um histórico relevante de não conformidades, precisamos reservar tempo suficiente no Plano de Auditoria para verificar não apenas o tratamento e o encerramento dessas ocorrências, mas também a eficácia das ações implementadas;
- Mudanças recentes na organização: se houve alterações recentes em processos, estrutura organizacional, instalações, equipes, tecnologias ou outros aspectos relevantes, precisamos considerá-las no planejamento, pois essas mudanças podem representar novos riscos ou exigir uma avaliação mais aprofundada durante a auditoria.
Erros comuns na elaboração de um Plano de Auditoria
Antes de elaborar o Plano de Auditoria, é importante conhecer os principais erros que podem comprometer seu planejamento. Evite as falhas abaixo para garantir uma auditoria mais organizada, completa e coerente com o seu escopo. Vejamos:
- Dimensionar o tempo de forma inadequada: um planejamento inadequado pode fazer com que o tempo seja insuficiente para avaliarmos determinado processo, enquanto “sobre tempo” em outros. Então, dimensione cuidadosamente o tempo disponível para a auditoria;
- Esquecer processos ou setores: antes de tudo, devemos garantir que todos os processos e setores relevantes estejam contemplados no Plano de Auditoria. Se, por exemplo, nossa empresa criou recentemente um setor de Desenvolvimento de Produto e não incluirmos esse processo no planejamento, teremos deixado uma área relevante fora da auditoria;
- Ignorar a logística da auditoria: precisamos considerar todos os aspectos logísticos envolvidos na realização da auditoria. Em uma organização multi-site, por exemplo, devemos incluir no planejamento o tempo necessário para os deslocamentos entre as unidades – seja ele qual for;
- Falta de organização entre os auditores: quando temos uma equipe com vários auditores, precisamos definir como o tempo será distribuído entre cada um deles. Devemos estabelecer, por exemplo, se determinadas atividades serão auditadas simultaneamente, se cada auditor ficará responsável por uma norma ou processo específico ou se todos trabalharão em conjunto;
- Desconsiderar o escopo da auditoria: precisamos conhecer e respeitar muito bem o escopo definido para a auditoria. Quando não consideramos adequadamente esse escopo, podemos deixar processos importantes de fora ou incluir processos que não fazem parte do que será avaliado. Assim como podemos auditar requisitos que não estão necessariamente dentro das normas.
Plano de Auditoria: mais do que um cronograma
O Plano de Auditoria não é apenas um cronograma do que será avaliado. Afinal, ele deve garantir uma comunicação assertiva e servir como um roteiro para que todos os critérios e requisitos normativos sejam devidamente contemplados nos processos auditados.
Quando bem organizado e elaborado, o Plano de Auditoria evita surpresas e garante que ninguém seja pego desprevenido. Ele permite uma cobertura adequada da auditoria, assegurando que todos os setores, áreas e processos sejam avaliados conforme os requisitos necessários.
Portanto, devemos avaliar com cuidado cada processo, requisito aplicável e o contexto de nossas organizações, e é justamente o Plano de Auditoria que ajuda a garantir essa cobertura. Isso tudo, facilitando a comunicação tanto com a equipe de auditoria quanto com os auditados. Em resumo, um bom Plano de Auditoria não apenas organiza a auditoria: ele dá direção, garante cobertura e contribui diretamente para que o processo seja mais eficiente, objetivo e confiável.
