O Kanban é uma ferramenta muito conhecida quando o assunto é a gestão de tarefas, de atividades e do trabalho como um todo. Assim como, conforme o tempo passa e as demandas aumentam, ela se torna cada vez mais procurada por profissionais de todas as áreas.
Afinal, lidar com o trabalho pode ser algo complexo. Sem algum tipo de sistema ou método, algumas tarefas podem ser esquecidas e outras podem acabar “emperradas” no meio do caminho. Isso não só afeta as próprias atividades em si, individualmente, como também pode causar sérios riscos ao processo como um todo, impedindo etapas inteiras de funcionar.
Em contrapartida à complexidade do dia a dia e a dificuldade de manter tudo em ordem, o kanban é uma ferramenta simples, rápida e extremamente eficaz. Por isso, hoje, vamos falar sobre ela, ensinando você a se organizar de forma fácil. Além disso, ao aprender sobre a metodologia, é possível extrapolar a própria gestão de tarefas, impulsionando a gestão de processos, a produtividade e a melhoria contínua. Dito isto, vamos ao conteúdo!
O que é o Kanban?
O Kanban é uma metodologia visual para gerenciar e melhorar o fluxo de trabalho. Ele foi criado pelo famoso engenheiro industrial Taichi Ohno, por volta de 1940. À época, a técnica fazia parte do Sistema de Produção da Toyota (TPS) e utilizava cartões coloridos de papel para controlar a produção com base na demanda real. Daí, inclusive, surge seu nome, pois a palavra japonesa Kanban significa algo como “cartão”, “placa” ou “sinal visual”.
O Kanban carrega consigo um conceito simples: visualizar o trabalho em 3 estados de produção: a fazer (to do), fazendo (doing) e feito (done). Organizando as tarefas sob a égide destes três pilares, é possível visualizar todo o fluxo de trabalho e, assim, analisá-lo para tomar melhores decisões.
Além disso, esse sistema é geralmente organizado em um quadro, parede ou lousa, tornando-o uma poderosa ferramenta de gestão à vista. Dessa forma, ele pode servir tanto para uso individual quanto para a gestão e organização de equipes maiores. Vale ressaltar, porém, que apesar de ser relativamente customizável, o Kanban não é recomendado para projetos, processos ou tarefas de alta complexidade.
Como utilizar o Kanban?
De forma simples, basta traçar 3 colunas e nomeá-las com os status das tarefas. A partir daqui, usaremos essas colunas para visualizar e orientar o fluxo de trabalho. A constar:
- A fazer (to do): tarefas que precisam ser feitas e estão aguardando o início da execução;
- Fazendo (doing): tarefas que já tiveram início, mas ainda não foram finalizadas.
- Feito (done): tarefas que já terminaram, podendo ser retiradas do quadro.
Esse fluxo simples torna possível que entendamos facilmente o que precisa ser feito, o que estamos fazendo e o que já foi feito. Da mesma forma, ao olhar para o quadro, podemos nos organizar e entender por que algo ainda não teve início, se algo está “parado” no doing há muito tempo e por que tarefas que já terminaram não foram enviadas para outra etapa do processo, por exemplo.
Essa simplicidade, obviamente, extrapolou as linhas de produção da Toyota e ganhou o mundo. O Kanban, atualmente, é utilizado em todos os contextos, do escritório ao chão de fábrica, de hospitais, empresas manufatureiras a desenvolvedoras de software e panificadoras.
Customizando a metodologia para contextos mais complexos
Você provavelmente percebeu que o que apresentamos até aqui é extremamente simplificado, e talvez não seja suficiente para o seu contexto de trabalho. Mas essa é a metodologia base, podendo ser customizada para atender melhor às suas necessidades.
O mais comum nestes casos é a adição de mais colunas e a alteração dos nomes delas para as fases do processo. Imagine, por exemplo, que podemos criar uma coluna para cada fase, algo como:
Coleta do pedido > Separação das peças > Montagem do produto > Embalagem do pedido > Envio do pedido
Aqui, temos 5 etapas, certo? Então fizemos 5 colunas e movemos os pedidos de acordo com a fase em que eles se encontram. Após a coleta, o pedido passa para a separação, depois a montagem, etc. Isso ocorre até o final do fluxo, facilitando enxergar como a gestão geral dos pedidos está se saindo.
Outro fator interessante é que essa divisão pode nos ajudar a alocar recursos em determinadas etapas. Imagine, por exemplo, que gerenciamos uma equipe com 20 pessoas. Conforme vamos executando as tarefas, é possível entender onde está o gargalo do processo e, assim, trabalhar nele. Vamos aprofundar um pouco abaixo.
Utilizando o Kanban para tomar decisões
No exemplo acima, imaginemos por exemplo que a etapa mais demorada é a Montagem do produto. Assim, veremos essa coluna se acumular no nosso quadro de gestão. Ou seja, não faz sentido alocar exatamente o mesmo número de colaboradores em cada etapa, como faríamos se apenas dividíssemos a quantidade de colaboradores (20) pelas etapas do processo (5).
Dessa forma, podemos escolher alocar mais pessoas na montagem, por exemplo. Assim como, podemos determinar a quantidade de trabalhadores de acordo com a complexidade, tempo e demanda da etapa. Apenas exemplificando, no nosso exemplo acima, poderíamos alocar nossos 20 colaboradores da seguinte forma:
- 1 trabalhador para a Coleta dos pedidos;
- 5 trabalhadores para a Separação das peças;
- 10 trabalhadores para a Montagem dos produtos;
- 3 trabalhadores para a Embalagem dos pedidos;
- 1 trabalhador para o envio dos pedidos.
A partir desta divisão, monitoramos o Kanban dos processos no intuito de ver se a produção está fluindo. Se alguma etapa acumular tarefas, podemos remanejar colaboradores ou, então, decidir pela contratação de alguém. Tudo isso visível de forma prática, simples e fácil de criar, atualizar e monitorar.
Praticidade, eficiência e eficácia acima de tudo
A grande vantagem do Kanban está, portanto, justamente em sua simplicidade. Ao tornar o trabalho visual, conseguimos entender com muito mais facilidade o que precisa ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído. Mais do que simplesmente organizar tarefas, essa visualização nos fornece informações importantes para tomar decisões melhores.
Afinal, quando conseguimos enxergar o fluxo, também conseguimos identificar gargalos, perceber acúmulos, distribuir melhor os recursos e encontrar oportunidades de melhoria. Além disso, sua flexibilidade permite que ele seja adaptado a diferentes realidades. Podemos começar com três colunas simples ou estruturar um fluxo muito mais detalhado, com etapas específicas, limites de trabalho em andamento e outros critérios que façam sentido para nossos processos.
Assim, talvez, a principal lição do Kanban é que não precisamos complicar a gestão para torná-la eficiente. Muitas vezes, basta tornar o trabalho visível, entender como ele está fluindo e utilizar essas informações para melhorar continuamente.
Portanto, se você sente que existem tarefas esquecidas, atividades acumuladas ou processos que parecem não sair do lugar, talvez esteja na hora de colocar tudo isso em um quadro. Comece de forma simples, acompanhe o fluxo e, conforme entender melhor o seu processo, faça os ajustes necessários.
No fim das contas, o Kanban não precisa ser apenas uma forma de organizar o trabalho. Ele pode se tornar um verdadeiro aliado para aumentar a eficiência, melhorar a produtividade e tornar a gestão muito mais clara e eficaz.
