A auditoria de recertificação é um momento importante para qualquer sistema de gestão, algo que ajuda a elevar a maturidade do sistema e a força do próprio certificado. Entretanto, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre ela. Isso, seja por não compreender completamente seus objetivos ou, talvez, por estar prestes a passar pela primeira recertificação.
De qualquer forma, uma certificação ISO não termina quando a empresa recebe o certificado. Precisamos continuar mantendo e monitorando o sistema, realimentando ciclos e implementando melhorias que vão nos ajudar a conquistar melhores resultados. Para isso, a auditoria de recertificação é um passo importante.
Hoje, vamos compreender um pouco melhor o ciclo da certificação e como cada etapa funciona. Até o fim deste conteúdo, você compreenderá como cada auditoria funciona e se sentirá mais confiante para passar por ele. Já adiantando, a certificação inicial demonstra que o sistema foi implementado. Porém, a recertificação demonstra que ele continua funcionando de forma eficaz após anos de operação!
Como funciona o ciclo de certificação?
De forma geral, precisamos compreender que a certificação ISO é um ciclo contínuo. Assim, nossas empresas passarão por auditorias periódicas a fim de avaliar o sistema e garantir ajustes e melhorias. Para compreender corretamente a auditoria de recertificação, nós precisamos compreender melhor esse ciclo como um todo.
Vejamos, então, cada etapa do ciclo de certificação ISO:
- Auditoria interna (Fase 1): a primeira auditoria é realizada pela própria empresa e visa entender como os requisitos da norma estão sendo implementados, bem como realizar ajustes para buscar a certificação externa.
- Auditoria externa (Fase 2): a primeira auditoria externa é a auditoria de certificação, ela visa verificar a conformidade com o padrão auditado (ISOs 9001, 14001 ou 45001, por exemplo) e recomendar ou não a certificação da empresa;
- 1ª e 2ª auditorias de manutenção: as auditorias de manutenção ocorrem para compreender se a empresa certificada está resolvendo possíveis não conformidades identificadas na auditoria de certificação, bem como se o sistema está sendo mantido corretamente.
- Auditoria de recertificação: este é o foco do nosso conteúdo de hoje, veremos a explicação ao longo do texto.
O que é a auditoria de recertificação
Um primeiro erro comum é pensar que a auditoria de recertificação é o encerramento do primeiro ciclo de auditorias. Na verdade, ela é o início de um novo ciclo, algo que busca mais excelência, resultados, melhorias e maturidade para a organização auditada.
Nas auditorias anteriores, o objetivo é apenas entender se o sistema está conforme aos requisitos da norma. Agora, a “régua sobe” e buscaremos compreender se a empresa está evoluindo de verdade. Portanto, agora, não basta mais apenas a conformidade, a auditoria de recertificação busca avaliar aspectos como:
- a maturidade do sistema;
- a eficiência e eficácia dos processos;
- a evolução geral da organização;
- se houve melhoria contínua;
- a capacidade do SG de gerar resultados.
Assim, enquanto a certificação inicial verifica se o sistema foi implantado corretamente, a recertificação procura entender como esse sistema evoluiu ao longo do tempo. Ela é, portanto, o início de um novo ciclo em busca da excelência. Esse ciclo não só busca melhorias, mas também ajuda a evitar que a empresa fique estagnada e, por isso, é tão essencial!
Outras possibilidades da auditoria de recertificação
Neste momento, também, é recomendado que algumas informações sejam repassadas a certificadora. Bem como, aqui, é o momento ideal para realizar mudanças no escopo do certificado, garantindo um novo ciclo de auditorias.
Neste momento, precisamos levar em consideração:
- mudanças no escopo do certificado;
- novos processos ou novas unidades a serem adicionadas;
- o possível encerramento de unidades ou mudanças de endereço;
- inclusão de novas normas no escopo;
- possíveis incorporações;
- entre outras possíveis alterações.
Geralmente, a auditoria de recertificação acontece após 3 anos da primeira auditoria externa (de certificação). Assim, ela não só avalia como a empresa tem se saído com o sistema de gestão, como também é o momento perfeito para iniciar novos ciclos (com novas normas ou novos escopos, por exemplo).
Na prática, o que muda em relação à primeira auditoria externa?
Outra dúvida comum é sobre as perguntas dos auditores e quais são as mudanças no foco real da auditoria. Vale lembrar que o sistema auditado será o mesmo, ou seja, se for uma auditoria de recertificação da ISO 9001, por exemplo, esse será o padrão auditado.
Os requisitos, portanto, não mudam, o que muda é a forma como o auditor avaliará as pessoas e os processos. Antes, ele buscou compreender como a empresa interpretou e implementou os requisitos da norma, agora ele buscará compreender como ela mantém esses requisitos vivos. Para ilustrar, podemos pensar nas seguintes perguntas:
- Na auditoria de CERTIFICAÇÃO, ele perguntará: “Como vocês implementaram o requisito X?”
- Já na auditoria de RECERTIFICAÇÃO, a pergunta é “Como vocês mantêm esse sistema funcionando?”
Auditoria de recertificação: um verdadeiro convite à evolução
Depois de tudo que vimos, é possível compreender que a auditoria de recertificação é tão ou mais importante que as auditorias iniciais. Assim, em vez de tratá-la apenas como uma mera obrigação burocrática, precisamos encará-la como uma oportunidade de evolução.
Afinal, a auditoria de recertificação identifica melhorias e prepara o sistema para um novo ciclo. Isso não só traz maturidade como renova a confiança no processo de certificação, no sistema e nos padrões como um todo. O resultado, portanto, serão processos mais eficientes, eficazes e centrados nos objetivos estratégicos de nossas organizações.
Portanto, essa é mais uma etapa crucial, algo que realmente garante um sistema vivo e verdadeiro. Sem as recertificações, correríamos o risco de cair no ostracismo e, assim, perder todo o significado.
Ao contrário do que possa parecer, sistemas de gestão não amadurecem apenas com a simples ação do tempo, mas sim com as decisões tomadas entre uma auditoria e outra. Com a prática e o dia a dia! Então, a verdadeira conquista, a mais significativa, não é receber o certificado, mas sim continuar merecendo-o ano após ano, ciclo após ciclo!
