Evitar ruídos de comunicação é uma necessidade vital para qualquer empresa, principalmente nos tempos atuais. Afinal, quem nunca saiu de uma reunião “com tudo acertado”, mas depois percebeu que ninguém sabia muito bem o que fazer. Que ninguém entendeu os objetivos ou sequer os prazos das ações.
Esse cenário é comum, e quanto mais temos acesso a plataformas de comunicação, como chats de mensagens, parece que mais nos perdemos. Com isso, ações importantes deixam de ser executadas, prazos não são respeitados e o pior: os resultados que esperamos nunca acontecem. Por isso, evitar ruídos de comunicação é extremamente vital!
Por isso, pensando em ajudar você neste desafio, hoje traremos 3 dicas para garantir que a comunicação flua melhor na sua empresa. Seguindo-as, você e seus colaboradores terão muito mais alinhamento, conseguirão se comunicar melhor e negociar possíveis dificuldades. Além disso, ao final, temos um material extra, em vídeo, que pode te ajudar ainda mais. Então, dito isto, vamos ao conteúdo!
Dica 1 – Defina claramente o objetivo antes das reuniões
Antes de iniciar alguma reunião, entenda e estabeleça quais são as dúvidas que você quer sanar. Isso vai nos ajudar a direcionar o discurso, assim como pode antecipar possíveis ruídos. Além disso, essa dica vale para qualquer outro tipo de comunicação, como conversas ou envios de e-mails.
Outra dica interessante é anotar essas questões. Pode ser em um pedaço de papel, no próprio invite da reunião, em uma lousa ou em qualquer lugar, desde que isso fique registrado. Assim, ajudamos as pessoas a se preparar para o encontro, bem como pode ajudar a manter os rumos da reunião focados no tema que precisamos comunicar.
Afinal, também é muito comum surgirem outros assuntos durante a conversa e, no fim, esquecermos o verdadeiro motivo pelo qual aquela reunião foi marcada. Por isso, é importante ter os tópicos bem definidos para que ela seja realmente produtiva. Além disso, sempre que a conversa sair do foco, retome o assunto inicial de forma cordial, você pode usar frases como:
- “Vamos voltar ao assunto X?”;
- “Acho importante deixarmos esse ponto bem claro.”;
- “Vamos definir um prazo para essa ação?”
- Entre outras.
Dica 2 – Use palavras assertivas e evite expressões abertas
A segunda dica é: não deixe nada em aberto! Quando deixamos decisões importantes a cargo de expressões como “O mais rápido possível” ou “Está quase pronto”, estamos abrindo precedentes para interpretações muito subjetivas.
Por exemplo, quando dizemos “O projeto Y está quase pronto”. Para uma pessoa, isso pode significar que só falta 1 (uma) atividade para finalizar o projeto em questão. Enquanto para outra pessoa, isso pode significar que ainda falta a última etapa deste projeto (algo que possui várias atividades, por exemplo).
Portanto, se realmente quisermos estabelecer uma boa comunicação, precisamos ser assertivos e objetivos. Partimos então para definições claras, específicas:
- Qual é o prazo?
- Quem é o responsável?
- Quanto falta para terminar?
- O que ainda precisa ser feito?
Quando definimos claramente esses parâmetros, conseguimos alinhar melhor a comunicação e as expectativas. Isso não só clarifica as coisas, como também facilita para as pessoas se organizarem e entregarem o que for preciso.
Dica 3 – Centralize as informações
Atualmente, existem muitos canais de comunicação, muitos mesmo! Só aqui na QMS Certification, por exemplo, usamos: Teams, WhatsApp, um sistema interno de CRM, e-mail e, é claro, também conversamos bastante pessoalmente. E essa diversidade de possibilidades não é, necessariamente, ruim.
O problema é que muitas vezes uma ideia, uma decisão ou uma meta fica registrada em apenas um desses canais. Então, mais tarde, encontrar essa informação pode se tornar uma verdadeira jornada. Isso quando, em alguns casos, ela já nem existe mais, seja por causa da falta de backups ou da troca de sistemas. Tudo é possível!
Por isso, é vital centralizar as informações! Mas tome cuidado, isso não significa utilizar apenas um canal de comunicação. Mas sim registrar em um local apropriado tudo o que for importante para a equipe e para a empresa.
Se uma decisão relevante foi tomada, por exemplo, vale a pena formalizá-la por e-mail. Se houve uma reunião, registre os principais pontos discutidos, as decisões tomadas e os próximos passos. Ao final do encontro, envie um e-mail consolidando tudo o que foi definido. Esse tipo de formalização documental passa a ser a evidência do que foi acordado durante a comunicação e ajuda a esclarecer as coisas.
Dica bônus e vídeo complementar: Como Evitar Ruídos de Comunicação
Este artigo foi escrito com base em um super vídeo da Raquel Félix, responsável pela área de Marketing aqui da QMS. No vídeo, a Raquel compartilhou uma quarta dica que complementa tudo o que vimos até aqui. Assim, ela nos mostra como um hábito simples pode reduzir falhas de comunicação, evitar retrabalho e melhorar o alinhamento entre as equipes.
Além desta última dica, o conteúdo original também traz alguns outros exemplos práticos e mais explicações que ajudam a colocar essas recomendações em prática no dia a dia. Ou seja, vale muito a pena reservar alguns minutos para assistir, e são apenas 6 minutinhos. Então clique agora no vídeo abaixo e aproveite todos os insights compartilhados pela Raquel:
Reduzindo os ruídos, aumentando os resultados
Às vezes, quando um projeto atrasa, uma tarefa é executada da forma errada ou uma meta não é alcançada, o problema não está necessariamente na competência das pessoas. O problema pode estar na forma como a informação foi transmitida, algo mais comum do que nós imaginamos.
Um prazo mal definido. Uma responsabilidade mal atribuída. Uma decisão que ficou apenas na conversa. Isoladamente, parecem detalhes. Juntos, podem gerar retrabalho, conflitos, atrasos e prejuízos. A boa notícia é que evitar esses problemas não exige grandes investimentos, mas sim pequenas mudanças na forma de se comunicar. Bem como vimos ao longo deste artigo, elas estão ao alcance de qualquer equipe.
Para finalizar, vale dizer: a comunicação raramente aparece nos indicadores, mas seus efeitos aparecem em todos eles. Por isso, investir em conversas mais claras, objetivos bem definidos e informações organizadas não é apenas uma questão de relacionamento: é uma estratégia para reduzir erros, aumentar a produtividade e fortalecer os resultados da equipe!
