Entender a diferença entre ações corretivas e ações preventivas é fundamental para qualquer profissional que trabalha em sistemas de gestão. Isso ocorre porque elas são fundamentais para manter a saúde do sistema, bem como para melhorar os resultados da empresa e assegurar conformidade.
Esses tipos de ações estão presentes em todas as empresas, bem como em todas as normas de sistemas de gestão. Assim, são úteis e necessárias tanto para a gestão da qualidade (SGQ), por exemplo, quanto para a gestão ambiental (SGA) ou de saúde e segurança ocupacional (SGSSO). Além disso, vale citar que ambas acontecem simultaneamente nas empresas, atuando em diferentes processos, atividades ou situações.
Basicamente, a diferença entre ação corretiva e ação preventiva está no momento em que elas são executadas e no propósito de cada uma dentro do contexto do sistema de gestão a ser tratado. Elas podem acontecer antes de um problema ocorrer (preventivas) e ter como objetivo evitar a incidência. Ou podem acontecer depois da incidência do problema, com objetivo de tratá-lo. Vejamos cada um de forma mais específica.
Entendendo as ações corretivas
As ações corretivas, como o próprio nome já diz, servem para corrigir problemas que já ocorreram nos processos. Seu uso mais comum está na tratativa de não conformidades, tendo como objetivo eliminar a causa de uma ocorrência para, assim, evitar que ela se repita no futuro. Para isso, a ação corretiva faz parte de um processo de tratativa composto, geralmente, por:
- Registro ou coleta de informações sobre a não conformidade;
- Análise detalhada das causas raízes da ocorrência;
- Plano de ação que ataque e elimine as causas (composto por uma ou mais ações corretivas);
- Análise de eficácia das ações corretivas.
- Em alguns casos, pode-se acrescentar um período de monitoramento da ocorrência.
Exemplo de ação corretiva
Imagine que um lote de produtos foi entregue com defeito na tonalidade de cor dos produtos. Após uma criteriosa análise, descobrimos que o problema ocorreu devido a uma falha na calibração de uma máquina. Por não ter sido calibrada, ela estava utilizando quantidades incorretas de pigmento.
A ação corretiva, portanto, seria calibrar a máquina para descobrir quão fora do padrão ela está e, então, fazer o ajuste necessário no equipamento. Além disso, para evitar que essa falha ocorra novamente, devemos implementar um controle com calibrações periódicas, assegurando que a máquina sempre esteja no padrão.
Entendendo as ações preventivas
Enquanto a ação corretiva acontece pós consumação do problema, a ação preventiva tem como foco a antecipação e mitigação de possíveis riscos. Dessa forma, ela tem como objetivo identificar e eliminar possíveis causas raízes de não conformidades (e outros problemas) antes mesmo que elas aconteçam. Essa é a principal diferença entre ações corretivas e ações preventivas.
A execução de ações preventivas requer um mapeamento prévio dos processos e um exercício de previsão do que pode dar errado e gerar não conformidades. Ela também segue a análise de causas e a criação planos de ações, porém terá também grande foco em criar mecanismos de monitoramento dos riscos e pode, também, envolver a criação de planos de contingência.
Exemplo de ação preventiva
Pense no exemplo anterior, de uma máquina que apresenta problemas e gera erros na tonalidade do produto final. Imagine que antes de algum lote sair com defeito, a empresa antecipe que a máquina pode sofrer desgastes e, por isso, apresentar inconsistências na dosagem das cores.
Pensando nisso, antes de um problema ocorrer no produto final, a empresa analisa dados históricos e percebe que há um risco de erro na calibração da máquina. Para evitar que o problema aconteça, estabelece um plano de manutenção preventiva, bem como uma periodicidade de calibrações adequada para assegurar a conformidade. Em outros casos, a empresa pode optar por trocar o equipamento por um mais resistente ou até mesmo mudar o método de pintura por um mais consistente e seguro.
Todas essas ações podem ser consideradas ações preventivas, uma vez que buscam mitigar ou eliminar o risco de o produto final sair com a cor errada devido a um problema nesta máquina.
Ações preventivas na ISO 9001:2015
Vale dizer que o conceito de ação preventiva não está mais formalmente descrito na versão 2015 da ISO 9001. Porém ele está presente, uma vez que foi incorporado à gestão de riscos.
Com esse novo entendimento, em vez de tratarmos ações preventivas isoladamente, passamos a pensar na análise de riscos e oportunidades para evitar problemas antes que possam surgir. Isso garante muito mais proatividade para as empresas e assegura que os riscos sejam gerenciados e tratados de forma mais sólida, estruturada e assertiva.
Importância das ações corretivas e ações preventivas
Muitas vezes, ao falar sobre a diferença entre ações corretivas e ações preventivas, profissionais tendem a dar mais importância para uma ou outra. Entretanto, é preciso entender que ambas são igualmente úteis e importantes para as empresas e para os sistemas de gestão.
Por melhor e mais assertiva que seja a empresa, as rápidas mudanças de contexto as quais estamos expostos sempre farão com que surjam não conformidades e problemas diversos. Isso faz com que as ações corretivas sejam fundamentais para aprendermos e nos adaptarmos mais rapidamente, evitando que esses problemas reincidam.
Por outro lado, todo o know-how que tempos, nossa experiência de mercado e informações coletadas junto a nossos clientes nos possibilitam antecipar e evitar não conformidades e prejuízos. Isso faz das ações preventivas algo fundamental para garantir não só entregas mais baratas e eficientes, como também com alto grau de excelência!
Portanto, um bom sistema de gestão (seja ele da qualidade, ambiental, de saúde e segurança ou outro) é aquele que consegue trabalhar ambos os tipos de ações, evitando problemas sempre que possível, mas também corrigindo-os quando necessário.
Assim, o sucesso será medido por termos uma empresa proativa e que atua preventivamente, mas que também é ágil em gerir crises e resolver seus problemas! Por isso, é vital que entendamos corretamente a diferença entre ações corretivas e ações preventivas e criemos sistemas prontos para atuar em ambas!
