Independente de qual seja a atividade a ser executada, é necessário que exista alguém responsável por este determinado processo. Somente assim conseguimos organizar as coisas eter algum controle sobre o que será realizado.
Além disso, no momento do trabalho, os colaboradores precisam saber exatamente o seu papel e suas responsabilidades dentro da empresa.
Para isso acontecer, precisam existir as pessoas responsáveis por administrar a empresa e garantir que os processos possam se manter em constante funcionamento.
É aí que entra o papel da Alta direção, que tem como função delegar responsabilidades e autoridades organizacionais para o restante da sua equipe e documentar o que for necessário.
E é exatamente isso que vamos entender melhor através do requisito 5.3 da norma ISO 45001:2018. Neste artigo, vamos conhecer o objetivo de definir e organizar as funções e responsabilidades de cada colaborador da equipe e como isso é importante para o funcionamento da empresa, vamos lá.
Como definir as responsabilidades e autoridades?
Assim como comentamos no início, atribuir quais são as responsabilidades, funções e autoridades da organização é fundamental para seu funcionamento adequado.
Dentro de uma empresa, a Alta direção tem como função delegar e dividir responsabilidades com sua equipe. Isso com o objetivo de definir quem responde sobre o que e a quem dentro da organização. Dessa forma, é possível ter um maior controle das atividades e processos que ocorrem no seu SGSSO e, assim, monitorá-lo da forma necessária.
Outro ponto que é importante destacar para compreender melhor este requisito que será apresentado, é saber identificar a diferença entre os conceitos de autoridade e responsabilidade.
O termo autoridade faz referência a quem possui o poder de mandar e ordenar funções. Já o conceito de responsabilidade diz respeito à condição de alguém ser responsável por algo ou alguém e de assumir suas próprias ações dentro dos processos.
Entendendo o conceito de cada termo, é mais fácil para um profissional exercer de maneira qualificada sua função. Pois, assim, ele saberá o momento de usar de sua autoridade para dispor a responsabilidade de cada colaborador.
E o que a norma ISO 45001 diz sobre esse assunto?
Após definir alguns conceitos importantes, vamos analisar na íntegra o que a norma ISO 45001 apresenta através do requisito 5.3. Vejamos:
5.3 Funções, responsabilidades e autoridades organizacionais:
A Alta Direção deve assegurar que as responsabilidades e autoridades para as funções relevantes no sistema de gestão de SSO sejam atribuídas e comunicadas em todos os níveis dentro da organização e mantidas como informação documentada.
Os trabalhadores em cada nível da organização devem assumir a responsabilidade pelos aspectos do sistema de gestão de SSO sobre os quais têm controle.
NOTA: Embora a responsabilidade e autoridade possam ser atribuídas, a Alta Direção ainda é a responsável pelo funcionamento do sistema de gestão de SSO.
A Alta direção deve atribuir responsabilidades e autoridade para
- a) assegurar que o sistema de gestão de SSO esteja em conformidade com os requisitos deste documento
- b) relatar sobre o desempenho do sistema de gestão de SSO para a alta direção
Delegando as responsabilidades!
Através da norma, podemos observar que além de assegurar a responsabilidade em organizar as funções dos colaboradores, é preciso que sejam muito bem comunicadas suas funções. Além de que é necessário que isso seja documentado.
A norma propõe que a Alta direção monitore e ajude a estabelecer essas responsabilidades junto aos colaboradores. Afim da organização atingir as suas metas e objetivos para assegurar a integridade do sistema de gestão de segurança e saúde ocupacional.
Então, cada processo e atividade precisa ser devidamente explicado, compreendido e “entregue” para os membros da equipe, eles precisam estar registrados e mantidos pelo sistema de gestão.
Entendendo os requisitos
Outros aspectos aprofundam esse entendimento nos subitens A e B da norma, que falam sobre o papel que a Alta direção na hora de atribuir responsabilidades, autoridades e responsabilidades, veja:
a) Assegurar que o sistema de gestão de SSO esteja em conformidade com os requisitos deste documento
Aqui, o requisito diz que a organização precisa assegurar que o SSO esteja de acordo com o que a norma propõe e também precisa se certificar que tudo esteja funcionando corretamente.
A ISO 45001 é muito ampla e não existem regras específicas de como cumprir seus requisitos, então pode existir diversas formas de implementação, optando por diferentes ferramentas..
Por isso é fundamental organizar bem as responsabilidades de cada integrante da equipa para assegurar que as atividades estejam sendo executadas de maneira adequada e que o SSO faça parte da cultura da organização.
b) Relatar sobre o desempenho do sistema de gestão de SSO para a alta direção
Neste ponto, o requisito apresenta a importância de levantar dados e relatar os procedimentos, a fim da organização observar se tudo flui conforme o planejado e promover melhorias.
Para isso, é interessante que a empresa crie gráficos, indicadores, dispositivos de medição e monitoramento (etc) com todas as informações que podem ser relevantes ao negócio e que possam promover ajustes ou mudanças na saúde e segurança das pessoas.
Após todas as informações coletadas, a norma sugere que essas informações cheguem até a Alta Direção. Isso para que a maior autoridade institucional possa entender o que precisa ser incorporado para as melhorias do negócio e quais ações serão necessárias para realizar os alinhamentos e alcançar os objetivos de SSO.
5.3: a melhoria do seu negócio através do trabalho em equipe!
Através desse requisito, podemos entender que de nada adianta usar as melhores ferramentas e ter o processo mais automatizado se não existir a responsabilidade individual de cada colaborador.
Todas as pessoas precisam entender como seu papel é importante e necessário para o crescimento da empresa. Isso é o primeiro passo para compreender suas responsabilidades e promover o trabalho em conjunto da equipe e da Alta direção. Tudo isso, sempre, a fim de buscar comunicar e cumprir os requisitos da norma de maneira correta.
Dessa forma, todos os processos podem fluir e fazer com que a organização como um todo melhore dia após dia.
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