Se você não foi auditado até hoje, deve ficar aquela dúvida quando recebe em seu plano de auditoria as datas de auditoria de fase 1 e fase 2, entenda agora e se prepare.
Antes de tudo precisamos entender que um sistema de gestão é algo prático, um conjunto de ações para garantir o controle do seu processo sob a perspectiva de determinada norma, no caso da ISO 9001 por exemplo, Sistema de Gestão de Qualidade.
No entanto, não adianta apenas colocar em prática, é necessário deixar informação documentada, isso serve tanto para a proteção quanto para uma melhor organização processual da empresa, é então que temos a auditoria de fase 1 e fase 2.
Fase 1
Nada mais é que uma análise documental, nesse momento você como responsável pela auditoria da organização irá apresentar os documentos pertinentes ao sistema de gestão. O objetivo dessa fase é verificar se o sistema de gestão está implementado e têm condições de ser auditado em uma auditoria de fase 2
A fase 1 é como se fosse um checklist, nesse momento não será analisada a eficácia do documento que você apresentou, mas apenas SE VOCÊ TEM o tal documento. Essa fase é essencial para que o auditor veja se a organização preenche os requisitos mínimos para ser certificada, bem como, é um momento importante para o auditor conhecer os processos da organização elaborar o plano para fase 2.
O que acontece se for “reprovado” na auditoria de fase 1?
Fique calmo, você não será barrado da certificação, não existe reprovação na auditoria de fase 1. Porém, você receberá recomendações de melhoria ou não conformidade menores para que providencie tais documentos e OBRIGATORIAMENTE APRESENTE AO AUDITOR NA AUDITORIA DE FASE 2. O prazo médio da auditoria de fase 1 para a fase 2 é de 90 dias, então é tempo mais que suficiente para que organize tudo que foi apontado, no entanto, caso não apresente esses documentos na fase 2 a empresa receberá uma não conformidade maior, e não será recomendada a certificação.
Auditoria de Fase 2
Você já deve estar mais familiarizado com esse tipo de auditoria, sim, é aquela em que o auditor visita a empresa e realiza entrevistas com a equipe para AVALIAR O FUNCIONAMENTO DO SISTEMA DE GESTÃO. Nessa etapa a documentação que você apresentou na fase 1 deve estar conforme ao que o auditor está vendo na auditoria de fase 2.
O auditor tem autoridade de QUESTIONAR QUALQUER PESSOA DENTRO DA ORGANIZAÇÃO que ele considere pertinente para verificação do processo, então é essencial que a todos os colaboradores estejam treinados com relação as questões obrigatórias, tais como políticas, código de conduta, canais de denúncia, etc.
Como funciona a reprova na fase 2?
Caso o auditor tenha apontado apenas recomendações de melhoria (não-conformidades menores), você terá um prazo para apresentar o plano de ação e com isso ser recomendado para a certificação.
Porém, caso você tenha recebido uma não-conformidade maior é oferecido um prazo para que faça a correção também, porém não bastará apenas apresentar, você receberá uma nova auditoria (follow-up) sob o requisito em questão e caso ainda esteja não conforme, não será recomendado para a certificação.
Ficou com alguma dúvida, confira o vídeo que gravei te explicando!
