O plano de auditoria é um dos documentos mais importantes quando o assunto é planejamento. Mas não por ser algo burocrático, obrigatório nos processos de certificação, mas por ser algo que nos prepara para a auditoria que virá.
Ele não só transforma o programa de auditoria em uma execução organizada, como nos ajuda em cada passo do auditor dentro da empresa. Afinal, um bom plano permite que auditados e auditores saibam exatamente o que será auditado, quando, por quem e de que forma – entre outras informações relevantes.
Inclusive, por esses motivos, a ISO 19011:2026 determina que um plano de auditoria deve ser suficientemente detalhado para permitir a condução eficaz da auditoria, mas também flexível para acomodar mudanças caso ocorram durante sua execução. Assim, ele é uma forma de nos organizarmos e realmente encontrarmos melhorias na hora de auditar.
Por isso, no conteúdo de hoje, vamos falar sobre o que não pode faltar no seu plano de auditoria! Assim, de certa forma, vamos falar sobre a estrutura básica desse documento vital. Ao executá-lo corretamente, veremos que as auditorias, por si só, se tornam mais claras, práticas e assertivas. Dito isto, vamos ao tema!
1. Objetivos da auditoria
Um bom plano de auditoria começa deixando claro por que a auditoria está sendo realizada! Isso facilita a orientação das próximas etapas, bem como direciona as pessoas, tanto auditados quanto auditores.
Aqui, podemos ter os mais diversos objetivos, por exemplo “Verificar conformidade com a norma X, Y ou Z, “Avaliar a eficácia do sistema de gestão” ou “Confirmar implementação de ações corretivas A, B e C”. Assim como podemos ter mais de um objetivo também.
O importante é entender que sem objetivos bem definidos, a auditoria perde foco e, assim, pode tornar-se burocrática e pouco útil.
2. Escopo da auditoria
Além disso, um bom plano de auditoria também define exatamente o que será auditado. Aqui, determinamos aspectos como as unidades e processos auditados, por quais departamentos passaremos. Assim como quais produtos e serviços serão auditados e as atividades englobadas.
Aqui, podemos determinar tanto locais físicos (linha de produção A) quanto digitais (softwares ou salas de comunicação digital, por exemplo). Além disso, também podemos indicar aquilo que está fora do escopo.
3. Critérios da auditoria
Esse, talvez, seja um dos itens mais importantes, pois ele é o que efetivamente será avaliado. Ou seja, nós os avaliamos e comparamos com como os processos funcionam na prática. De forma bastante resumida, se critérios e processos baterem: conformidade! Se não, não conformidade!
Os critérios também podem ser os mais diversos, incluindo exemplos como normas ISO, procedimentos internos, políticas, requisitos legais, contratos, especificações técnicas, requisitos de clientes etc. Mas ressaltando, é impossível determinar conformidade sem saber qual é o requisito de referência!
4. Data, duração e cronograma detalhado
Precisamos saber clara e previamente a data da auditoria, os horários e a duração prevista. Assim, um cronograma detalhado é fundamental! Isso facilita a disponibilidade dos envolvidos, tanto auditores quanto auditados.
Esse cronograma costuma ser apresentado em forma de tabela, contando com uma distribuição das atividades da auditoria. Aqui, não poupe detalhes, determinando tudo:
- Reunião de abertura e encerramento;
- Auditorias dos processos (Comercial, Produção, Qualidade, etc);
- Horários das entrevistas;
- Horários das visitas às áreas;
- Reuniões da equipe auditora – se necessário;
- Horário para elaboração das constatações;
- Horário para elaboração do relatório de auditoria;
- Etc.
Observação: ressalte processos ou áreas a serem auditados
Neste ponto, vale a pena gastar um pouco do seu tempo nas áreas a serem auditadas. Não economize esforços para deixar claro quais processos serão avaliados. Por exemplo:
- Comercial;
- Compras;
- Engenharia;
- Produção;
- Recursos Humanos;
- TI;
- Manutenção;
- SGQ;
- Logística;
- Etc.
Isso ajuda muito a equipe auditora, acelerando a auditoria e evitando imprevistos e desencontros. Bem como demonstra organização e ajuda a empresa a integrar a visita ao processo – o máximo possível – evitando ao máximo a queda de produtividade e demais riscos associados.
5. Métodos da auditoria
Também é importante indicar como as auditorias serão conduzidas, determinando quais métodos utilizaremos. Aqui, a gama também é extensa, mas os métodos mais comuns são as entrevistas, observação das atividades e análise documental (documentos e registros).
Aqui, também indicamos se a auditoria será remota, presencial ou híbrida. Bem como, indicamos qual será a amostragem necessária para averiguar a conformidade de cada processo.
6. Equipe auditora
Um bom plano de auditoria deve informar quem é o auditor líder, quem serão os auditores e especialistas técnicos (quando houver), bem como é interessante indicar as responsabilidades de cada integrante da equipe.
Aqui, também, indicamos observadores e auditores em treinamento, se houver. Isso nos ajuda a organizar a execução, assim como ajuda a empresa auditada a se planejar para acomodar os participantes externos.
7. Responsáveis do auditado
O plano de auditoria também deve informar, preferencialmente, quem serão os auditados envolvidos no processo. Isso ajuda a prevenir imprevistos e deixar todos os envolvidos cientes de sua participação.
Assim, indique os gestores envolvidos, responsáveis pelos processos, pessoas que possivelmente acompanharão a auditoria, entre outros. Isso evita muitos desencontros e acelera bastante o processo como um todo.
8. Recursos necessários
Determinar quais recursos serão necessários no momento da auditoria também pode evitar grandes problemas. Assim, é preciso listar tudo que precisaremos, tal como:
- Salas para reuniões e entrevistas;
- Acesso necessário a softwares e demais sistemas;
- Computadores e dispositivos TIC;
- Equipamentos de proteção individual (EPIs);
- Veículos e transporte;
- Acesso físico às instalações;
- Acesso remoto – se necessário;
- Intérprete – se necessário;
- Etc.
Aqui, listaremos tanto ferramentas que nos permitem fazer a auditoria – como computadores em caso de entrevistas online – quanto aspectos que podem garantir nossa segurança – como os EPIs. Por isso, essa parte também é fundamental!
9. Idioma da auditoria
Especialmente em auditorias internacionais, é importante determinar em qual(is) idioma(s) a auditoria será executada.
Isso ajuda a planejar melhor as entrevistas e análises documentais, bem como possibilita escalar corretamente tanto a equipe auditora quanto os representantes do auditado. Assim como, é claro, ajuda a planejar e requisitar intérpretes – se for necessário.
A flexibilidade de um bom plano de auditoria é fundamental
Planejar e documentar é fundamental, é claro! Entretanto, sabemos que imprevistos podem – e vão – acontecer. Até mesmo a própria ISO 19011 sabe disso, e destaca que o plano não deve ser um documento engessado!
Afinal, durante a auditoria podem surgir necessidades de alterar horários, aumentar amostras, incluir entrevistas, e até mesmo modificar a sequência das atividades. Isso pode mudar o tempo dedicado a determinados processos e diversos outros fatores do plano. E todas essas alterações podem ser feitas pelo auditor líder conforme necessário.
Dessa forma, podemos entender o plano de auditoria como um mapa e recorrer ao velho ditado: Mapa não é território. Imagine, por exemplo, que estamos seguindo um mapa e que nele consta uma ponte em nosso trajeto. Entretanto, ao chegar nesta ponte, percebemos que a tempestade da noite anterior a fez cair.
Ainda assim seguimos o mapa e caminhamos pela ponte quebrada? Não, nós nos adaptamos. Com o plano de auditoria é igual, se alguma coisa sair diferente na hora, nos adaptamos conforme necessário, mas sempre com o objetivo (destino) em vista!
