Hoje falaremos de um assunto muito importante: o funcionamento da auditoria de um SGI (Sistema de Gestão Integrado). Muitas empresas que estão em busca de expandir seu sistema de gestão (SG) tem dúvidas sobre como as auditorias vão ocorrer, com receios de que ela se torne muito complexa. Entretanto, esse artigo vai tranquilizar você!
Para este conteúdo, imaginemos uma auditoria nas três normas mais usadas no mundo: a ISO 9001, a ISO 14001 e a ISO 45001. Porém, vale lembrar, um SGI é um sistema que une e coordena dois ou mais sistemas de gestão em uma estrutura unificada. Então, esse texto vale para quaisquer normas integradas que você tenha na sua empresa.
Manter o SGI alinhado aos objetivos da empresa e a correta manutenção das diretrizes organizacionais facilita muito a coordenação e o alinhamento dos processos aos resultados que a empresa espera, bem como ajuda a reduzir não só os custos como o próprio trabalho com os SGs envolvidos. Agora que já estamos todos na mesma página, vejamos como funciona a auditoria de um SGI.
Como funciona o ciclo de auditorias nas certificações integradas?
De forma resumida, o ciclo de auditorias é a quantidade e a frequência de auditorias pelas quais uma empresa precisa passar para sair do zero e manter uma certificação em dia. Para isso, são necessários vários encontros e todos tem sua importância e foco específicos.
Esse ciclo, normalmente, corresponde as seguintes etapas:
- 1ª contato – auditoria interna;
- Pré-auditoria de terceira parte (opcional);
- Auditoria inicial de certificação – Estágio 1 e Estágio 2;
- Recomendação da certificação, emissão do certificado e manutenção do sistema;
- Auditoria de recertificação.
Neste artigo, procuraremos focar em peculiaridades da auditoria de um SGI, assim não vamos focar em explicar cada uma dessas etapas. Porém, temos um artigo completo que mostra detalhadamente o que é feito em cada etapa do ciclo e qual sua importância, além de falar sobre outros aspectos interessantes do processo.
Clique aqui para saber mais sobre como funciona o ciclo de auditorias nas certificações ISO.
Particularidades da auditoria de um SGI (Sistema de Gestão Integrado)
A auditoria é um processo de aferição que busca comparar critérios ao que é realmente executado no dia a dia das empresas. Esses critérios são justamente as normas (requisitos e diretrizes) adotados pela organização.
Assim, de forma simples, não há muita diferença entre auditar 1 norma ou auditar 3 normas. O ciclo de auditorias permanecerá o mesmo, exceto se empresa e auditores acharem melhor acrescentar algo devido ao contexto dos processos.
Portanto, a mudança mais significativa é o aumento da quantidade de requisitos a serem auditados, assim, o número de entrevistas pode aumentar também, bem como a quantidade de evidências de conformidade. O que nos leva a algumas particularidades:
Planejamento da auditoria integrada e das trilhas de auditoria
Auditar sistemas de forma integrada é muito mais eficiente do que auditar cada norma separadamente. Imagine ter que contar com três momentos distintos para auditar a empresa. Os custos com hospedagens e traslado dos auditores seriam multiplicados por 3. Isso, além de parar colaboradores e processos 3 vezes para as entrevistas e demais procedimentos.
Por outro lado, para que essa auditoria seja realmente eficiente, a certificadora precisa planejar muito bem o roteiro da auditoria (as também chamadas trilhas de auditoria). Geralmente, empresas que possuem SGI são de grande porte e contam com muitos colaboradores. Assim, um mau planejamento pode causar interrupções desnecessárias, ociosidade dos auditores e baixa assertividade da auditoria.
Assim, neste momento, a auditoria de um SGI requer muito mais contato entre a empresa e o auditor líder do que em uma auditoria de apenas um SG. Aqui na QMS, treinamos nossos auditores para otimizar o planejamento, aproveitando ao máximo o tempo disponível e reduzindo ao mínimo necessário a interrupção dos colaboradores de nossos clientes.
Interdependência dos requisitos normativos
Outro aspecto interessante é entender que a auditoria de um SGI precisa levar em consideração todos os sistemas auditados e que eles podem ser interdependentes.
Por exemplo, as normas ISO 9001, 14001 e 45001 podem ter requisitos que estão diretamente ligados para a obtenção da conformidade do produto / serviço e da satisfação do cliente. Nesses casos, exemplificando, a gestão de riscos da qualidade pode influenciar diretamente a gestão de riscos ambientais ou até mesmo nos de saúde e segurança do colaborador.
Assim, os auditores precisam ser qualificados para entender que uma auditoria integrada considera essas interdependências. Isso fará total diferença no momento de fazer as entrevistas e avaliar documentos, bem como o correto registro de possíveis não conformidades vai ajudar a empresa a realizar tratativas melhores.
Foco na avaliação da qualidade da integração
Este aspecto nem sempre é discutido ou levado em consideração. Mas um sistema de gestão integrado precisa ser feito para maximizar o potencial da empresa e reduzir os recursos empregados na manutenção do próprio sistema. Ou seja, o SGI precisa ser eficaz e eficiente!
Dessa maneira, enquanto as auditorias individuais podem se concentrar exclusivamente na conformidade com os requisitos específicos de uma única norma, a auditoria de um SGI também avalia a própria eficácia da integração desses sistemas e processos.
Assim, os auditores também apontarão possíveis melhorias ou não conformidades na integração dos sistemas de gestão utilizados. Não podemos nos esquecer de que a ISO criou o famigerado Anexo SL justamente para facilitar e simplificar a integração de SGs, assim, não seria correto ter diversos sistemas funcionando de forma independente dentro da sua empresa, não é mesmo?
A auditoria de um SGI é a chave para o sucesso das empresas
É claro que o objetivo final de um SGI é garantir que a organização esteja operando de acordo com os padrões pré-estabelecidos – sejam de qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional ou quaisquer outras normas.
Porém, não podemos nos esquecer de que os sistemas de gestão integrados precisam ser projetados para ajudar as organizações em diversos sentidos:
- a alcançar eficiência operacional;
- reduzir redundâncias;
- melhorar a comunicação interna;
- garantir a correta documentação do sistema;
- facilitar as auditorias;
- evidenciar conformidade;
- aumentar a satisfação do cliente;
- e muito mais!
Por isso, ao invés de manter sistemas separados, as organizações precisam consolidar sua gestão em um único SGI. E as auditorias integradas são o melhor e mais seguro caminho para atingir a excelência. Elas ajudam a manter o sistema mais simples e eliminar burocracia, apontam não conformidades e oportunidades de melhorias na operação e ajudam a melhorar continuamente o sistema como um todo.
Isso tudo, é claro, se forem executadas corretamente e por profissionais competentes. Pensando nisso, conte sempre com a QMS Certification para alavancar seus resultados, melhorar seus sistemas e garantir uma empresa com um SGI que realmente dá resultados!
