A ISO 9001 é a norma mais popular do mercado quando o assunto são os Sistemas de Gestão da Qualidade (SGQs). Ela constitui um padrão reconhecido por mais de 170 países e apresenta diretrizes claras para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente qualquer SGQ.
Implementar essa norma traz diversos benefícios para as empresas, tais como aumento da confiança do cliente, maiores taxas de resolução eficaz de reclamações, melhoria de processos e, é claro, otimização contínua da qualidade. Ou seja, a norma é fundamental para qualquer empresa que busque maior sustentabilidade e lucros perante o mercado cada vez mais competitivo!
Entretanto, mesmo sendo um padrão muito claro e que traz requisitos (algo “mandatório” no mundo das normas), a ISO 9001 não apresenta “como”, ou seja, não determina ferramentas especificas para cumprir suas diretrizes. Cabe às empresas selecionar e aplicar ferramentas que as ajudem a cumprir a norma e, mais que isso, melhorar seus processos.
Por isso, no conteúdo de hoje, resolvemos apresentar algumas ferramentas para ISO 9001. Com elas, você conseguirá atender requisitos específicos da norma, bem como conquistar grandes saltos em excelência na sua organização! Dito isso, vamos lá?
No requisito 4.1 da ISO 900:2015, a norma nos apresenta a necessidade e importância de entendermos corretamente o contexto de nossas empresas. De forma resumida, isso significa analisar e compreender os fatores internos e externos que podem influenciar o sistema de gestão da qualidade e, dessa forma, os resultados esperados pela empresa.
Análise de contexto inclui diversos fatores, tais quais identificar questões e tendências de mercado, concorrência, ambiente regulatório (leis), cultura organizacional e expectativas das partes interessadas. Tudo isso serve para alinharmos os objetivos da qualidade às necessidades e à estratégia da empresa.
Para isso, uma das melhores ferramentas é a Análise SWOT! Ela é uma das ferramentas para ISO 9001 mais usadas e, de certa forma, fáceis de usar. Ela é muito utilizada para qualquer análise de cenário e é eficaz principalmente por ajudar a definir 4 fatores fundamentais e que abrangem fatores internos e externos (forças e fraquezas, no ambiente interno – oportunidades e ameaças, no ambiente externo).
Outro requisito fundamental da ISO 9001:2015 trata especificamente das ações para riscos e oportunidades (6.1). Este item pegou muitos profissionais de surpresa lá em 2015, na última revisão da norma.
De forma simples, o item 6.1 determina que as empresas devem identificar, analisar e tratar riscos e oportunidades que possam impactar o sistema de gestão da qualidade e a satisfação do cliente. Para isso, é preciso desenvolver ações proporcionais à gravidade das ocorrências, seja para mitigar ou eliminar riscos ou para perseguir oportunidades.
Neste contexto, o FMEA (Failure Mode and Effect Analysis, em português “Análise de Modos de Falha e seus Efeitos”) se encaixa como uma luva. Essa ferramenta surgiu originalmente no setor automotivo, mas pode ser aplicada a qualquer situação que envolva riscos (como na qualidade ou na gestão ambiental).
Um dos diferenciais do FMEA é o quadrante de “detecção”, algo que não acontece em outras metodologias de risco, por exemplo. Neste quadrante, você conseguirá analisar tecnicamente o quão fácil ou difícil é detectar um risco que se materializa. Isso possibilita uma tomada de ações mais rápida e uma resposta muito mais ágil em casos de incidências dos riscos.
Outro fator fundamental de qualquer SGQ é poder planejar e executar bons planos de ação. Isso ocorre porque vários dispositivos do sistema irão criar inputs que precisarão ser tratados com estes planos. Sejam não conformidades, com ações de correção, por exemplo, ou então riscos que precisam de tratativas ou planos de contingência. Até mesmo a análise de contexto pode gerar algum tipo de necessidade para eliminar fraquezas ou aproveitar oportunidades.
Neste aspecto, podemos contar com o bom e velho 5W2H! Uma ferramenta que se destaca pela simplicidade e eficácia. Essa ferramenta determina que nos determinemos e organizamos fatores básicos de qualquer plano de ações, sendo eles:
Apenas para ressaltar, vale dizer que essas ferramentas não são obrigatórias, bem como não são as únicas que podem te ajudar e atender à norma. Diversas outras ferramentas estão disponíveis no mercado, como as 5 Forças de Porter (para análise de contexto), o método 8D (para resolução de problemas) e até mesmo o Kanban para estruturação e controle de planos de ações.
Entretanto, as ferramentas que selecionamos são simples de serem utilizadas, se adequam a quase todos os cenários e são, por isso, muito utilizadas em milhares de empresas ao redor do mundo. Cabe a você analisar seus processos, sua empresa e clientes e a partir disso selecionar a melhor ferramenta!
Recorrendo a uma metáfora, podemos dizer que implementar um sistema de gestão da qualidade, seja ele baseado na norma ou não, é como construir uma casa. A ISO 9001 fornece uma espécie de planta, mas as ferramentas que serão usadas na construção é você quem escolhe. E somente esses instrumentos escolhidos tornam a construção possível.
Cada ferramenta desempenha um papel específico, uma função no todo, e a escolha certa delas garante que sua casa ou prédio se mantenha de pé e, mais que isso, resista ao tempo e às adversidades do mercado!
Ao escolher as ferramentas certas, você conseguirá entender o contexto, gerenciar riscos e planejar ações, entre diversas outras necessidades da sua organização. Com isso, você assegura que as fundações da sua empresa sejam fortes e que ela esteja sempre pronta para o próximo desafio!
Esse conteúdo foi baseado em um vídeo do nosso diretor, o Neifer França. Nele, o Neifer explicou melhor a aplicação dessas ferramentas e deu diversas outras dicas de como elas ajudam a atender à 9001 e a alcançar resultados melhores. Além disso, ele também trouxe uma 4ª ferramenta bônus, um extra, ao final do vídeo, então vale a pena conferir.
Implementar essa norma traz diversos benefícios para as empresas, tais como aumento da confiança do cliente, maiores taxas de resolução eficaz de reclamações, melhoria de processos e, é claro, otimização contínua da qualidade. Ou seja, a norma é fundamental para qualquer empresa que busque maior sustentabilidade e lucros perante o mercado cada vez mais competitivo!
Entretanto, mesmo sendo um padrão muito claro e que traz requisitos (algo “mandatório” no mundo das normas), a ISO 9001 não apresenta “como”, ou seja, não determina ferramentas especificas para cumprir suas diretrizes. Cabe às empresas selecionar e aplicar ferramentas que as ajudem a cumprir a norma e, mais que isso, melhorar seus processos.
Por isso, no conteúdo de hoje, resolvemos apresentar algumas ferramentas para ISO 9001. Com elas, você conseguirá atender requisitos específicos da norma, bem como conquistar grandes saltos em excelência na sua organização! Dito isso, vamos lá?
Ferramentas para ISO 9001: Contexto da Organização
No requisito 4.1 da ISO 900:2015, a norma nos apresenta a necessidade e importância de entendermos corretamente o contexto de nossas empresas. De forma resumida, isso significa analisar e compreender os fatores internos e externos que podem influenciar o sistema de gestão da qualidade e, dessa forma, os resultados esperados pela empresa.
Análise de contexto inclui diversos fatores, tais quais identificar questões e tendências de mercado, concorrência, ambiente regulatório (leis), cultura organizacional e expectativas das partes interessadas. Tudo isso serve para alinharmos os objetivos da qualidade às necessidades e à estratégia da empresa.
Para isso, uma das melhores ferramentas é a Análise SWOT! Ela é uma das ferramentas para ISO 9001 mais usadas e, de certa forma, fáceis de usar. Ela é muito utilizada para qualquer análise de cenário e é eficaz principalmente por ajudar a definir 4 fatores fundamentais e que abrangem fatores internos e externos (forças e fraquezas, no ambiente interno – oportunidades e ameaças, no ambiente externo).
Ferramentas para ISO 9001: Gestão de Riscos
Outro requisito fundamental da ISO 9001:2015 trata especificamente das ações para riscos e oportunidades (6.1). Este item pegou muitos profissionais de surpresa lá em 2015, na última revisão da norma.
De forma simples, o item 6.1 determina que as empresas devem identificar, analisar e tratar riscos e oportunidades que possam impactar o sistema de gestão da qualidade e a satisfação do cliente. Para isso, é preciso desenvolver ações proporcionais à gravidade das ocorrências, seja para mitigar ou eliminar riscos ou para perseguir oportunidades.
Neste contexto, o FMEA (Failure Mode and Effect Analysis, em português “Análise de Modos de Falha e seus Efeitos”) se encaixa como uma luva. Essa ferramenta surgiu originalmente no setor automotivo, mas pode ser aplicada a qualquer situação que envolva riscos (como na qualidade ou na gestão ambiental).
Um dos diferenciais do FMEA é o quadrante de “detecção”, algo que não acontece em outras metodologias de risco, por exemplo. Neste quadrante, você conseguirá analisar tecnicamente o quão fácil ou difícil é detectar um risco que se materializa. Isso possibilita uma tomada de ações mais rápida e uma resposta muito mais ágil em casos de incidências dos riscos.
Ferramentas para ISO 9001: Planos de Ação
Outro fator fundamental de qualquer SGQ é poder planejar e executar bons planos de ação. Isso ocorre porque vários dispositivos do sistema irão criar inputs que precisarão ser tratados com estes planos. Sejam não conformidades, com ações de correção, por exemplo, ou então riscos que precisam de tratativas ou planos de contingência. Até mesmo a análise de contexto pode gerar algum tipo de necessidade para eliminar fraquezas ou aproveitar oportunidades.
Neste aspecto, podemos contar com o bom e velho 5W2H! Uma ferramenta que se destaca pela simplicidade e eficácia. Essa ferramenta determina que nos determinemos e organizamos fatores básicos de qualquer plano de ações, sendo eles:
- What – O que será feito?
- Why – Por que será feito?
- Where – Onde será feito?
- When – Quando será feito?
- Who – Quem fará?
- How – Como será feito?
- How Much – Quanto custará?
ISO 9001:2015 – Uma norma versátil
Apenas para ressaltar, vale dizer que essas ferramentas não são obrigatórias, bem como não são as únicas que podem te ajudar e atender à norma. Diversas outras ferramentas estão disponíveis no mercado, como as 5 Forças de Porter (para análise de contexto), o método 8D (para resolução de problemas) e até mesmo o Kanban para estruturação e controle de planos de ações.
Entretanto, as ferramentas que selecionamos são simples de serem utilizadas, se adequam a quase todos os cenários e são, por isso, muito utilizadas em milhares de empresas ao redor do mundo. Cabe a você analisar seus processos, sua empresa e clientes e a partir disso selecionar a melhor ferramenta!
Construindo a qualidade com alicerces sólidos
Recorrendo a uma metáfora, podemos dizer que implementar um sistema de gestão da qualidade, seja ele baseado na norma ou não, é como construir uma casa. A ISO 9001 fornece uma espécie de planta, mas as ferramentas que serão usadas na construção é você quem escolhe. E somente esses instrumentos escolhidos tornam a construção possível.
Cada ferramenta desempenha um papel específico, uma função no todo, e a escolha certa delas garante que sua casa ou prédio se mantenha de pé e, mais que isso, resista ao tempo e às adversidades do mercado!
Ao escolher as ferramentas certas, você conseguirá entender o contexto, gerenciar riscos e planejar ações, entre diversas outras necessidades da sua organização. Com isso, você assegura que as fundações da sua empresa sejam fortes e que ela esteja sempre pronta para o próximo desafio!
Esse conteúdo foi baseado em um vídeo do nosso diretor, o Neifer França. Nele, o Neifer explicou melhor a aplicação dessas ferramentas e deu diversas outras dicas de como elas ajudam a atender à 9001 e a alcançar resultados melhores. Além disso, ele também trouxe uma 4ª ferramenta bônus, um extra, ao final do vídeo, então vale a pena conferir.
