Sabemos que engajar colaboradores na implementação ISO, seja de qual norma for, é um grande desafio. Geralmente, os funcionários têm pouco ou nenhum conhecimento sobre normas de gestão e isso causa confusão, medo e ansiedade. Por outro lado, sem o engajamento das pessoas é muito difícil realizar a implementação, assim é quase impossível conquistar bons resultados.
Outro fator a ser considerado é que se não houver engajamento no projeto de implementação, será muito mais complexo manter os colaboradores engajados posteriormente. Sem esse envolvimento posterior, o sistema não se sustenta e a empresa gastará muito mais recursos para conseguir manter seus processos e a qualidade deles.
Por isso, no nosso conteúdo de hoje daremos dicas de como engajar colaboradores na implementação ISO e conquistar resultados superiores. Para isso, tomaremos como exemplo a implementação da ISO 9001, mas apenas por motivos didáticos. Os ensinamentos que traremos aqui servem para quaisquer outras normas – tais quais a 14001, a 27001, a 37001, a 45001 entre outras.
Como engajar colaboradores na implementação ISO
De forma geral, existem 4 aspectos fundamentais que vão determinar se os funcionários vão ou não se engajar na implementação ISO 9001. Se você seguir essas 4 recomendações, as chances de engajamento aumentam muito, bem como os resultados do sistema. Vamos a elas!
1º comunique as pessoas antes de iniciar o processo de implementação
O maior erro das empresas é começar a implementar o sistema antes de avisar as pessoas. Imagine estar operando um processo e de repente, do nada, alguém chegar simplesmente “empurrando uma mudança goela abaixo”? As pessoas podem se ofender, ficar com medo ou achar que isso é um problema com o trabalho delas, quando tudo não passa de uma melhoria.
Por isso, é preciso ter uma comunicação clara e transparente desde o início! Então comunique de forma clara e transparente quais os objetivos da implementação da norma ISO, por que é importante para a organização obter essa certificação, e mais importante, como isso beneficiará a empresa e os colaboradores.
Depois que você explicar o “porque”, aí sim passamos ao “o quê”. Assim, as pessoas já podem iniciar as coisas entendendo que aquilo que virá são melhorias. Da mesma forma, manter uma comunicação aberta ao longo de todo o processo ajuda a engajar e conscientizar as pessoas rumo à melhoria contínua e à certificação!
2º treine e capacite seus colaboradores sobre a norma implementada
Treinamento e capacitação são vitais principalmente por 2 fatores. O primeiro é que mesmo após uma boa comunicação, as pessoas ainda podem não compreender direito o processo e, assim, não se engajar. O segundo é que muitos colaboradores irão precisar de determinadas competências para executar rotinas da qualidade, se eles não a tiverem também será mais difícil de eles se engajarem.
Portanto, sempre ofereça treinamentos adequados sobre os requisitos da norma ISO implementada e sobre como os colaboradores podem contribuir para sua implementação e, mais que isso, para conformidade do sistema! Isso não apenas aumentará o conhecimento, mas também ajudará a criar um senso de propriedade e responsabilidade sobre a qualidade e os processos da sua organização.
3º envolva as pessoas no processo e não apenas em atividades pontuais
Outro erro comum das empresas é envolver as pessoas apenas em partes do processo, e não no todo. Um exemplo típico é não envolver o colaborador na modelagem dos processos e, depois, apenas cobrar dele as mudanças.
É preciso que você inclua os colaboradores em todas as fases do processo. Ou seja, desde a análise inicial até a implementação e a manutenção contínua do SGQ. Para isso, várias são as possibilidades:
- Fomentar a participação em grupos de trabalho e estudos;
- Incluir as pessoas na realização de auditorias internas;
- Incentivar a revisão de documentação;
- Fomentar a identificação de melhorias nos processos;
- Incluir as pessoas nos processos de tratativa e análise;
- Realizar comunicações contínuas sobre a situação do SGQ;
- E muitas outras.
4º execute ações de reconhecimento e incentivo que recompensem o engajamento no sistema
Um grande problema da implementação de uma norma ISO é que as pessoas entendem isso como um trabalho extra, mesmo que as ações de melhoria façam parte de todo e qualquer processo. Ao longo do tempo, as rotinas da norma tornam-se normais e parte do dia a dia, mas no início as coisas podem ser complexas.
Por isso, executar ações que recompensem as pessoas pode ajudar a atrair mais colaboradores para a implementação e manutenção dos sistemas de gestão implementados. Assim, sempre que possível, reconheça e recompense os esforços dos colaboradores envolvidos na implementação da norma ISO.
Há várias maneiras de fazer isso, que podem ou não envolver a necessidade de recursos da organização. As mais comuns envolvem desde simples elogios públicos até mesmo incentivos financeiros ou oportunidades de desenvolvimento profissional. Além disso, isso pode ser feito por meio de um programa de reconhecimento formal mais elaborado, o que pode potencializar muito nossos resultados de engajamento!
Portanto, avalie seu contexto e decida as melhores formas de recompensar as pessoas!
Engajar colaboradores na implementação ISO extrapola qualquer certificado!
Por fim, vale ressaltar que engajar colaboradores na implementação da norma ISO (seja qual for) vai muito além do simples ato de conseguir ou não um certificado na parede. Implementar uma ISO é apenas o primeiro passo em direção a uma cultura de excelência, produtividade e otimização!
Dessa forma, nosso verdadeiro desafio é sustentar o SGQ ao longo do tempo. E para manter os colaboradores engajados, é essencial envolvê-los em todo o processo, de ponta a ponta! Nós precisamos criar um ambiente que promova a participação ativa das pessoas no sistema de gestão e nas melhorias que propomos. Sem isso, todo sistema tende ao fracasso.
Precisamos entender que ao transformar a implementação da ISO em uma jornada colaborativa, em que todos são responsáveis pelo sucesso da qualidade e dos processos, nossas empresas podem garantir muito mais resultados. Isso vai se traduzir em mais satisfação para o cliente, melhorias no trabalho diário, mais lucros para a empresa e diversos outros benefícios para todas as partes interessadas!
