Planejar auditorias internas é fundamental para as organizações por diversos motivos. Para as empresas certificadas, o correto planejamento e execução das auditorias é um requisito obrigatório para manter a certificação. Assim sua ausência pode levar a diversos problemas, como não conformidades de auditoria ou até mesmo a perda do certificado.
Entretanto, o processo de auditoria interna vai muito além da questão normativa, ele é fundamental para avaliar a execução e rotina da empresa, bem como para avaliar se tudo está saindo conforme os padrões pré-estabelecidos. Nas auditorias, além de termos a chance de corrigir erros de forma mais proativa, também encontramos oportunidades de melhorias e compreendemos os pontos fortes de nossas organizações.
Assim, planejar auditorias internas é um verdadeiro trunfo, algo que pode não só facilitar o trabalho como também melhorar a empresa como um todo! E para isso, é preciso se atentar a alguns detalhes importantes. Vamos entender melhor essa história?
O procedimento de auditoria interna é literalmente a descrição do “como” sua organização pretende realizar o processo de auditorias. Uma dica interessante, e inicial, é organizá-la em formato do PDCA, assim, você garante um processo contínuo e que melhora constantemente.
Além disso, neste procedimento, algumas informações são fundamentais, tais como:
Vale lembrar, a auditoria interna não é um processo fiscalizatório, ela serve para avaliar se os processos estão acontecendo de forma eficaz e conforme os padrões da empresa. Então, não faça surpresas, seus colaboradores precisam saber antecipadamente. Assim, ter um cronograma de auditorias é fundamental!
É preciso, também, que além do cronograma com as datas, seu plano de auditoria seja detalhado o suficiente para que os auditores internos saibam o que auditar e quando auditar. E isso significa saber quais setores auditar em que momento. Isso não só vai garantir que a auditoria atinja seus objetivos como também vai reduzir interrupções desnecessárias dos seus colaboradores e assegurar que os processos não percam produtividade.
A auditoria interna é um processo e, como tal, precisa de colaboradores capacitados para executá-la! Na maioria das vezes, os auditores são colaboradores internos da empresa, pessoas que executam outros processos e são alocados nesta atividade.
Contar com auditores que já são colaboradores é ótimo, pois estes têm melhor visão sistêmica dos processos e da cultura da sua empresa. Porém, eles nem sempre são capacitados para serem auditores. Assim, é preciso definir as competências necessárias para auditores no procedimento do passo 1.
Com as competências pré-definidas, é mais fácil treinar as pessoas e garantir que os auditores consigam executar uma boa auditoria!
Se todos os passos anteriores foram seguidos, este não deve causar grandes problemas. Planejar auditorias internas corretamente facilita muito a “mão na massa”. Então, agora, basta aos auditores seguirem tudo que foi planejado em conjunto com os conhecimentos que eles adquiriram nos momentos de treinamento e capacitação.
Agora, basta seguir o “roteiro” criado no procedimento, aplicar os formulários e fazer as entrevistas. Também é importante garantir autonomia e imparcialidade para os auditores internos, sejam eles quem forem, e assegurar-se de que ninguém está auditando o próprio processo.
Planejar auditorias internas é sinônimo de planejar a busca por melhorias contínuas. Portanto, assim como em outros processos, o resultado das auditorias internas precisa ser avaliado.
Portanto, é importante realizar uma análise crítica dos apontamentos e não conformidades encontradas pelos auditores internos e dar devida tratativa a eles. Neste momento, envolva a alta direção e utilize as informações coletadas de forma estratégica e consciente.
Também é importante divulgar os resultados das auditorias para os demais colaboradores da empresa. Isso ajuda a criar um maior senso de pertencimento, demonstra evolução para os colaboradores e aumenta a importância dos processos de auditoria e da melhoria contínua na sua empresa.
Seguindo estes 5 passos, você conseguirá planejar auditorias internas robustas e eficazes, bem como orientar melhor seus auditores e colaboradores envolvidos neste processo. Agora, vale a pena rever seu processo e implementar melhorias de acordo com os passos apresentados.
Auditorias mal planejadas desengajam pessoas, não identificam melhorias ou problemas e são apenas burocracia. Além de corresponderem a gastos desnecessários, elas podem ter um efeito inverso e desestimular qualidade e excelência. Assim, auditar corretamente não é apenas uma questão de manter o certificado, mas um incentivo à melhoria e às boas práticas.
Planejar com eficácia e eficiência é investir no sucesso contínuo da sua organização. Ao realizar auditorias bem estruturadas, você garante que os processos não apenas atendam aos requisitos, mas também se aperfeiçoem de forma constante. Cada auditoria bem executada é uma oportunidade de aprender, identificar novas soluções e fortalecer a cultura. Lembre-se, auditar com excelência não é apenas cumprir uma norma, é impulsionar a evolução do seu negócio, envolvendo todos em uma jornada de melhoria contínua.
Pode te interessar: Entenda como funciona a auditoria de um SGI.
Este artigo foi baseado em um vídeo exclusivo do nosso canal. Nele, Ana Carneiro, Gerente Técnica da QMS Certification falou destes 5 passos e deu diversas outras dicas fundamentais para o bom andamento das auditorias.
No vídeo, por exemplo, ela explicou um pouco mais sobre os requisitos de competência dos auditores. Será que eles precisam ser Auditores Líderes nas normas que vão auditar? Além de diversas outras dicas. Assista Agora, são só 9 minutos:
Entretanto, o processo de auditoria interna vai muito além da questão normativa, ele é fundamental para avaliar a execução e rotina da empresa, bem como para avaliar se tudo está saindo conforme os padrões pré-estabelecidos. Nas auditorias, além de termos a chance de corrigir erros de forma mais proativa, também encontramos oportunidades de melhorias e compreendemos os pontos fortes de nossas organizações.
Assim, planejar auditorias internas é um verdadeiro trunfo, algo que pode não só facilitar o trabalho como também melhorar a empresa como um todo! E para isso, é preciso se atentar a alguns detalhes importantes. Vamos entender melhor essa história?
Passo 1 – Elaborar um planejamento adequado do procedimento da auditoria interna
O procedimento de auditoria interna é literalmente a descrição do “como” sua organização pretende realizar o processo de auditorias. Uma dica interessante, e inicial, é organizá-la em formato do PDCA, assim, você garante um processo contínuo e que melhora constantemente.
Além disso, neste procedimento, algumas informações são fundamentais, tais como:
- Periodicidade das auditorias internas (regularidade);
- Quais sites ou plantas da empresa participarão em cada etapa das auditorias;
- Quem serão os auditores;
- Quais os objetivos da auditoria interna;
- Modelos de formulários que serão utilizados;
- Normas que serão auditadas;
- Entre outras informações.
Passo 2 – Elaborar um cronograma de execução das Auditorias Internas
Vale lembrar, a auditoria interna não é um processo fiscalizatório, ela serve para avaliar se os processos estão acontecendo de forma eficaz e conforme os padrões da empresa. Então, não faça surpresas, seus colaboradores precisam saber antecipadamente. Assim, ter um cronograma de auditorias é fundamental!
É preciso, também, que além do cronograma com as datas, seu plano de auditoria seja detalhado o suficiente para que os auditores internos saibam o que auditar e quando auditar. E isso significa saber quais setores auditar em que momento. Isso não só vai garantir que a auditoria atinja seus objetivos como também vai reduzir interrupções desnecessárias dos seus colaboradores e assegurar que os processos não percam produtividade.
Passo 3 – Capacitar os auditores internos
A auditoria interna é um processo e, como tal, precisa de colaboradores capacitados para executá-la! Na maioria das vezes, os auditores são colaboradores internos da empresa, pessoas que executam outros processos e são alocados nesta atividade.
Contar com auditores que já são colaboradores é ótimo, pois estes têm melhor visão sistêmica dos processos e da cultura da sua empresa. Porém, eles nem sempre são capacitados para serem auditores. Assim, é preciso definir as competências necessárias para auditores no procedimento do passo 1.
Com as competências pré-definidas, é mais fácil treinar as pessoas e garantir que os auditores consigam executar uma boa auditoria!
Passo 4 – Executar as auditorias internas
Se todos os passos anteriores foram seguidos, este não deve causar grandes problemas. Planejar auditorias internas corretamente facilita muito a “mão na massa”. Então, agora, basta aos auditores seguirem tudo que foi planejado em conjunto com os conhecimentos que eles adquiriram nos momentos de treinamento e capacitação.
Agora, basta seguir o “roteiro” criado no procedimento, aplicar os formulários e fazer as entrevistas. Também é importante garantir autonomia e imparcialidade para os auditores internos, sejam eles quem forem, e assegurar-se de que ninguém está auditando o próprio processo.
Passo 5 – Avaliar os resultados da auditoria interna
Planejar auditorias internas é sinônimo de planejar a busca por melhorias contínuas. Portanto, assim como em outros processos, o resultado das auditorias internas precisa ser avaliado.
Portanto, é importante realizar uma análise crítica dos apontamentos e não conformidades encontradas pelos auditores internos e dar devida tratativa a eles. Neste momento, envolva a alta direção e utilize as informações coletadas de forma estratégica e consciente.
Também é importante divulgar os resultados das auditorias para os demais colaboradores da empresa. Isso ajuda a criar um maior senso de pertencimento, demonstra evolução para os colaboradores e aumenta a importância dos processos de auditoria e da melhoria contínua na sua empresa.
Planejamento é a chave para bons resultados
Seguindo estes 5 passos, você conseguirá planejar auditorias internas robustas e eficazes, bem como orientar melhor seus auditores e colaboradores envolvidos neste processo. Agora, vale a pena rever seu processo e implementar melhorias de acordo com os passos apresentados.
Auditorias mal planejadas desengajam pessoas, não identificam melhorias ou problemas e são apenas burocracia. Além de corresponderem a gastos desnecessários, elas podem ter um efeito inverso e desestimular qualidade e excelência. Assim, auditar corretamente não é apenas uma questão de manter o certificado, mas um incentivo à melhoria e às boas práticas.
Planejar com eficácia e eficiência é investir no sucesso contínuo da sua organização. Ao realizar auditorias bem estruturadas, você garante que os processos não apenas atendam aos requisitos, mas também se aperfeiçoem de forma constante. Cada auditoria bem executada é uma oportunidade de aprender, identificar novas soluções e fortalecer a cultura. Lembre-se, auditar com excelência não é apenas cumprir uma norma, é impulsionar a evolução do seu negócio, envolvendo todos em uma jornada de melhoria contínua.
Pode te interessar: Entenda como funciona a auditoria de um SGI.
[Vídeo] 5 passos para planejar a sua auditoria interna | QMS Brasil
Este artigo foi baseado em um vídeo exclusivo do nosso canal. Nele, Ana Carneiro, Gerente Técnica da QMS Certification falou destes 5 passos e deu diversas outras dicas fundamentais para o bom andamento das auditorias.
No vídeo, por exemplo, ela explicou um pouco mais sobre os requisitos de competência dos auditores. Será que eles precisam ser Auditores Líderes nas normas que vão auditar? Além de diversas outras dicas. Assista Agora, são só 9 minutos:
