Entendendo o Requisito 7.5 Informação documentada na 14001:2015

Neste artigo, buscaremos entender melhor os aspectos importantes de manter a informação documentada conforme no sistema de gestão ambiental!

Podemos encontrar o Requisito 7.5 na ISO 14001:2015 – sistemas de gestão ambiental -, que se refere à informação documentada. Algo que acontece em outras normas de gestão (ISO 9001 e 45001 por exemplo), graças ao anexo SL.

Este é um requisito importante e que ajuda as empresas a manterem um sistema de documentação apropriado, adequado e eficaz. E essa importância é ainda maior ao falarmos de gestão ambiental.

A própria 14001 define a informação documentada como dados da gestão ambiental que devem ser documentados pela organização a fim de assegurar a eficácia dos processos. Sem contar como eles ajudam a cumprir requisitos legais.

Mas vale lembrar que esse tipo de exigência não existe para dificultar os processos e trazer mais burocracia, e sim para garantir que os dados estarão seguros e controlados para quando precisarem ser utilizados.

Então, agora, vamos analisar como o Requisito 7.5 na ISO 14001:2015 pode auxiliar empresas em relação a documentação de um sistema de gestão ambiental.

Entendendo o significado do Requisito 7.5 na ISO 14001:2015

Para que possamos entender o que Requisito 7.5 na ISO 14001:2015 traz, é importante esclarecer o que é informação documentada e como ela age nas organizações. 

De acordo com a ISO, podemos definir que este termo consiste em manter e reter informações que têm relevância para os processos e para a operação de uma empresa.

Mantendo os procedimentos e dados importantes devidamente armazenados, temos maior facilidade no acesso de informações, sempre que necessário. Assim, temos maior chance, também, de garantir a eficiência dos processos e a conformidade com os requisitos pertinentes.

Essas informações podem ser dos mais variados tipos, desde de novos procedimentos e registro de treinamentos até mudanças na empresa (relacionadas a gestão ambiental) etc.

Dessa forma, manter e reter a informação documentada é importante para a empresa, pois assim é possível avaliar a eficácia e conformidade do sistema, cumprir requisitos, promover melhorias, organizar conhecimentos e planos da própria organização.

Principais tipos de informação documentada

De forma simples, documentos são mídias onde as informações estão contidas e que servirão de orientação para a empresa e suas pessoas. Quando falamos em informação documentada, podemos dividi-la em dois tipos básicos: documentos mantidos e documentos retidos.

Documentos mantidos podem ser tanto manuais, instruções, procedimentos criados pela empresa e que são arquivados em algum lugar, seja em papel ou em meios eletrônicos, como em arquivos na rede online. Esses tipos de informações mudam com o tempo e são atualizadas conforme muda o contexto.

Já os documentos retidos são os registros de dados e informações que garantem evidência das atividades que foram realizadas na empresa. Elas comprovam que atividades foram executadas, pagamentos foram feitos, resultados foram ou não alcançados, e por aí vai.

Os documentos que são retidos servem tanto para documentar e verificar a execução de tarefas como para o rastreamento e ações corretivas, por exemplo. Já os documentos mantidos são uma referência para a manutenção do SGA e para como executar determinadas atividades ou processos. 

De qualquer forma, sejam documentos mantidos ou registros, o que importa é que ambos são relevantes para manter o SGA em dia nas empresas e simplificar os processos organizacionais.

Quais são as informações documentadas relevantes para a empresa?

Assim como citamos no início, o Requisito 7.5 na norma 14001:2015 possui objetivo semelhante ao de outras normas do sistema de gestão. E para entender melhor o que a norma ISO 14001 espera das organizações, podemos analisar na íntegra o que o requisito determina. Vejamos: 

7.5 Informação documentada

O sistema de gestão ambiental da organização deve incluir:

  1. a) informação documentada, requerida por esta Norma;

  2. b) informação documentada, determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do sistema de gestão ambiental

Resumindo, o item nos diz que precisamos assegurar a existência de documentos exigidos para cumprir o padrão ISO 14001. Documentos relativos ao contexto da organização, por exemplo. Bem como, precisamos ter documentos determinados pela própria organização, como os necessários para cumprir leis e regulamentos pertinentes ao seu nicho de mercado.

A ISO 14001 também esclarece que a extensão da informação documentada para um SGA (ou seja, qual a quantidade e tipo de documentos necessários) pode distinguir-se de uma organização para outra, dependendo de fatores como: 

  1. 1. Complexidade dos processos;
  2. 2. Competência da equipe que realiza os trabalhos;
  3. 3. Porte da organização;
  4. 4. Tipos de atividades, produtos ou serviços;
  5. 5. Necessidade de demonstrar que atende aos requisitos legais e outros requisitos.

 

Importância do Requisito 7.5 na ISO 14001:2015 para a empresa

Independente do porte da sua empresa, possuir as informações documentadas assim como sugere a norma, é muito importante para implementar uma gestão ambiental eficiente.

Seguir e estruturar os processos dessas informações de acordo com a ISO é um diferencial para qualquer organização. Pois através do controle da informação documentada da empresa, é possível projetar planos de melhoria, análises do que pode mudar para ajudar o meio ambiente e obter mais resultados e garantir uma melhor padronização dos procedimentos de trabalho. 

Por isso, é muito importante que todas as informações documentadas estejam disponíveis e acessíveis aos envolvidos. Bem como, sejam adequadas para serem usadas quando precisarem ser utilizadas, tudo para facilitar o trabalho do dia a dia.

A ISO 14001, em outros requisitos que podem ser analisados em um próximo artigo, cita também a importância desses documentos e registros serem devidamente armazenados e preservados, a fim de garantir sua confidencialidade, integridade e acessibilidade.

Por fim, ressaltamos que seguir as recomendações do padrão (norma) que sua empresa segue pode ser a garantia de um maior controle das informações documentadas e das evidências necessárias para garantir e assegurar conformidade, eficácia e eficiência.

Tudo isso facilita o treinamento de colaboradores, a consultas e comprovação de conformidade em momentos de auditoria, por exemplo, e muito mais! Um SGA organizado facilita e agiliza qualquer processo, e esse é o caminho para o sucesso!

QMS Certification

A QMS Certification é um organismo de certificação internacional acreditado que atua especificamente com certificação de sistemas de gestão e treinamentos de normas aplicáveis.

Webinar do mês

Confira nossos conteúdos ao vivo!

Todo mês ensinamos ao novo gratuitamente, confira e se inscreva!

Nos webinars que você assistir ao vivo, há liberação de um certificado de participação ;)

Logo Q Academy Branco

Cursos online de
Sistemas de Gestão

Governança de Inteligência Artificial: o que é, e como funciona?

Governança de Inteligência Artificial: o que é, e como funciona?

O surgimento da inteligência artificial otimizou os fluxos de trabalho, mas os riscos e as responsabilidades das empresas aumentaram proporcionalmente aos benefícios do avanço tecnológico. Por esse motivo, a governança de IA é essencial para que os princípios éticos e a legislação sejam respeitados.

KYC e PLD: o que é e qual relação entre eles?

KYC e PLD: o que é e qual relação entre eles?

Os termos KYC (Know Your Customer) e PLD (Prevenção à Lavagem de Dinheiro) fazem parte do dia a dia das instituições financeiras. Ambos têm um papel relevante na segurança e conformidade regulatória, embora sejam conceitos totalmente diferentes, ambos relacionados à análise de riscos.

Quais são os tipos de riscos enfrentados pelas empresas?

Quais são os tipos de riscos enfrentados pelas empresas?

Enfrentar riscos é uma parte inevitável do cotidiano empresarial e as organizações de todos os tamanhos e setores enfrentam riscos inesperados. A melhor forma de evitar ou minimizar impactos negativos é através da gestão cuidadosa de riscos empresariais.