Dicas para auditoria de segunda parte

Uma auditoria de segunda parte – tal qual as de primeira e terceira – é essencial para manter a qualidade de nossas operações. Sem ela, muitas vezes não conseguimos aferir corretamente a qualidade de nossos fornecedores ou compreender corretamente as características daquilo que nossas empresas compram e consomem.

Uma boa auditoria de segunda parte ajudará sua empresa a garantir que os fornecedores mantêm os padrões de qualidade pré-definidos, bem como ajudará a identificar e mitigar riscos relacionados a falhas de fornecimento e até mesmo problemas de conformidade. Tudo isso, é claro, para assegurar que os processos de nossos fornecedores são eficientes e, mais que isso, capazes de entregar produtos ou serviços de maneira consistente.

Além disso, se corretamente executada, esse tipo de auditoria ajuda a construir relações mais fortes e colaborativas com fornecedores. Elas não só fornecem feedbacks construtivos, como também oferecem oportunidades de melhoria e benchmarking. Em resumo: todo mundo ganha!

De qualquer forma, esse também é um momento delicado, crítico e que requer muita atenção e planejamento. Ele põe a prova não só os processos do fornecedor, mas também nossa capacidade de avalia-los. Por isso, no artigo de hoje, decidimos trazer dicas para realizar uma boa auditoria de segunda parte, gerando bons resultados para todas as partes interessadas. Vamos ao conteúdo?

 

Relembrando tipos de auditoria

Antes das dicas, vamos apenas relembrar os tipos de auditorias e o foco de cada uma delas. Basicamente, existem auditorias de 3 tipos, sendo elas:

• Auditoria de primeira parte: também conhecida como auditoria interna, é conduzida pela própria organização em seus processos e operações. O objetivo é avaliar a conformidade com os padrões e procedimentos internos e identificar oportunidades de melhoria;


• Auditoria de segunda parte: realizada por uma organização em seus fornecedores ou parceiros com o intuito de verificar a conformidade com os requisitos contratuais e específicos da organização auditora. E nosso foco no conteúdo de hoje;


• Auditoria de terceira parte: é conduzida por uma entidade externa e independente (certificadora) e tem o objetivo de avaliar a conformidade com normas e padrões internacionais, como ISO 9001 ou ISO 14001.

 

Dicas para realizar auditoria de segunda parte

Este processo deve ser conduzido com seriedade e profissionalismo, sempre visando bons resultados para ambas as partes. Para isso, algumas dicas podem ajudar muito a atingir os objetivos da auditoria. Vejamos algumas boas práticas:

• Não economize no planejamento: para qualquer auditoria, é fundamental definir objetivos, critérios de avaliação e documentos necessários. Nas de segunda parte, isso é ainda mais essencial, uma vez que ao se deparar com os processos do fornecedor, é muito fácil perder o foco no que realmente afeta as entregas que nossa empresa recebe. Então fixe muito bem o escopo e o que precisa ser avaliado nele;


• Tenha uma comunicação clara: sempre informe o fornecedor sobre o propósito e escopo da auditoria, isso vai evitar desconfiança e tonar o processo mais claro e transparente. Além disso, cuide para se comunicar de maneira simples, clara e objetiva, sempre cuidando para que o profissionalismo se mantenha;


• Use checklists e não se esqueça da documentação: o uso de checklists detalhados vai te ajudar a focar nos itens pré-definidos no escopo e garantir que você faça as perguntas certas, além disso, vale lembrar, documente todas as evidências, isso vai ajudar mais tarde na redação do relatório de auditoria;


• Foque nas entrevistas e observação: alguns preparativos até podem ser feitos de forma remota, mas visitar a empresa é essencial. Assim, organize-se para realizar entrevistas estruturadas e com boas perguntas. Além disso, observar as operações em campo, além das entrevistas, pode fornecer insights valiosos;


• Redija um bom relatório de auditoria: o relatório de auditoria é a saída final do processo, ele conterá tudo que é relevante, como não conformidades e pontos fortes. Portanto, redija um relatório claro, objetivo e imparcial, destacando pontos positivos e áreas de melhoria. Sempre focando em compreender a capacidade de atendimento, mas também em fornecer melhorias a para os processos do fornecedor.


• Acompanhamento pode ser interessante: em alguns casos, pode ser necessário acompanhar os resultados da auditoria. Nestes casos, estabeleça um plano de ação conjunto com o fornecedor e monitore a implementação das melhorias. Isso pode ser muito benéfico para ambas as empresas.

Atentando-se a essas dicas, sua auditoria de segunda parte será um sucesso. Mas vale ressaltar que os auditores escolhidos para essa tarefa precisam ser competentes e possuir boas habilidades interpessoais. O que nos leva a um outro ponto: o que não fazer!

 

Possíveis erros em auditoria de segunda parte

Podemos dizer que falhar em algum dos pontos anteriormente sugeridos pode levar a problemas na hora da sua auditoria. Por exemplo, se o planejamento é importante, a falta dele pode provocar muitos erros e ser catastrófica.

Entretanto, há algumas coisas que podemos evitar e que podem fazer muita diferença nos resultados do processo. São aspectos vitais que, muitas vezes, passam desapercebidos. Vejamos!

• Interrupções excessivas no processo do fornecedor: o objetivo da auditoria de segunda parte é garantir que o fornecedor é capaz de prover o produto ou serviço contratado. Assim, impedi-lo de fazer isso seria no mínimo estranho. Algum nível de interrupção é inevitável, porém evite interromper excessivamente as operações do fornecedor durante a auditoria. Da mesma forma, atente-se aos procedimentos e rotinas necessárias, como uso de EPIs ou outros códigos internos;


• Foco exclusivo nas não conformidades: para entender a capacidade de entrega, precisamos compreender o processo como um todo! Portanto, não concentre toda a atenção apenas nas falhas; não faça uma “caça às bruxas”, busque reconhecer também os pontos fortes e boas práticas. Isso é fundamental!


• Ignorar as percepções do auditado: não ignore as preocupações ou explicações fornecidas pelo fornecedor, isso é importante não só para garantir uma melhor relação, como também para entender como ele está lidando como sistema de gestão e seus processos. Um grande problema pode estar sendo resolvido ou um risco já pode ter sido mapeado, isso fará muita diferença na sustentabilidade a longo prazo – para ele e para sua empresa;


• Postura confrontadora e desrespeitosa: o tempo dos auditores carrascos acabou, portanto, evite uma abordagem agressiva, confrontadora. Isso pode prejudicar a colaboração e o relacionamento com o fornecedor, prejudicando as entregas e até mesmo criando não conformidades. Preze pela seriedade e profissionalismo, atendo-se a uma relação firme e cordial.

 

Profissionalismo e colaboração acima de tudo

O profissionalismo assegura que a auditoria seja conduzida de maneira imparcial, justa e eficiente. Os auditores devem estar bem preparados, com um entendimento profundo dos critérios de auditoria, das expectativas de ambas as partes e das normas aplicáveis. Eles precisam ser objetivos e basear suas conclusões em evidências concretas, evitando qualquer influência pessoal que possa comprometer a integridade da auditoria.

A colaboração é igualmente crucial. A auditoria de segunda parte envolve a avaliação de fornecedores ou parceiros, e uma abordagem colaborativa pode transformar o processo em uma oportunidade de melhoria para ambas as partes. Ao comunicar claramente o propósito, o escopo e os critérios da auditoria, os auditores promovem um ambiente de transparência e confiança. Esta comunicação aberta ajuda a aliviar qualquer tensão ou resistência por parte do fornecedor, que pode ver a auditoria como uma chance de demonstrar suas capacidades e identificar áreas de melhoria.

Quando profissionalismo e colaboração pautam o processo, a relação ganha-ganha se materializa, fazendo com que empresa e fornecedor cresçam juntos, resolvendo problemas, gerenciando riscos e assegurando-se de que as entregas estejam conformes ao acordado. Dessa forma, a auditoria deixa de ser um momento de estresse e medo e passa a ser um momento de comunicação e fortalecimento para todos os envolvidos.