Não se sabe ao certo quem criou o Diagrama de Tartaruga. Por vezes, ele é atribuído a Philip Crosby, o pai do Zero Defeitos! Outras, aparece nos esforços de Kaoru Ishikawa, criador do diagrama de causa e efeito. Assim, de forma geral, essa é provavelmente uma daquelas ferramentas que foi criada ao longo do tempo, somando os conhecimentos de vários profissionais.
De qualquer forma, esta é uma das ferramentas de mapeamento de processos mais utilizadas do mundo. Isso porque ela nos ajuda a compreender os fatores mais importantes da produção, conseguindo assim insights de melhoria únicos!
Um dos grandes apelos do Diagrama de Tartaruga é sua característica visual simples, algo que agrega facilidade de uso e, assim, nos ajuda a analisar processos de forma estruturada e completa e extremamente simples. Mesmo com pouco treinamento, é possível dominar a técnica e aplicá-la! Ele apresenta 6 aspectos de análise:
- Processos;
- Inputs;
- Outputs;
- Recursos Humanos;
- Recursos de Infraestrutura;
- Indicadores.
Por que Diagrama de Tartaruga?
Esses fatores são graficamente representados com o “Processos” centralizado no diagrama, e os outros fatores circulando-o. Assim, a figura final se assemelha a uma tartaruga, com os processos no casco e o restante simbolizando cada membro do animal (cabeça, nadadeiras e cauda). Por isso o nome “Diagrama de Tartaruga”.
Vejamos agora cada um dos aspectos!
Process – os processos de transformação
O processo é o núcleo do diagrama e aquilo que o identifica. Assim, ao visualizar a ferramenta, rapidamente identificamos o que estamos vendo ao olhar para o “casco da tartaruga”.
Neste campo, também, costumamos acrescentar o nome do processo, seu objetivo e também o escopo. Também é interessante indicar o responsável geral, a pessoa que responde por ele e lidera os envolvidos na execução.
Inputs – as entradas do processo
Os inputs são tudo aquilo que o processo precisará receber para, de fato, começar a execução. Assim, neste ponto, podemos falar de informações, matérias-primas, requisitos e uma série de outros aspectos. Ou seja, é tudo que recebemos e passará por um processo de transformação.
É interessante, também, pensar que o que recebemos aqui está diretamente ligado à qualidade final do produto ou serviço. Se, por exemplo, recebermos matérias-primas de baixa qualidade, dificilmente conseguiremos transformá-las em um produto final de alta qualidade.
Outputs – as saídas do processo
Utilizando o próprio termo, os outputs são o que sai do processo de transformação, ou seja, aquilo que o processo em análise entrega. Eles estão, portanto, diretamente ligados ao que esperamos e planejamos para as atividades do processo.
Essas saídas podem ser um produto, um serviço ou até mesmo um resultado parcial (em caso de processos internos da organização). Assim, os outputs podem ser destinados tanto para colaboradores quanto para os clientes finais.
Recursos Humanos – Quem executa o processo?
Se existem entradas, saídas e um processo, é preciso que pessoas movimentem tudo isso. Assim, os recursos humanos são as pessoas que pegarão as entradas, executarão o processo produtivo e as transformarão nas saídas.
Aqui, listamos os responsáveis por cada ação, assim como podemos acrescentar as competências necessárias. Alguns profissionais costumam listar os treinamentos que levam à aquisição das competências, mas isso depende um pouco do contexto. Além disso, aqui, pode-se também listar substitutos em caso de rotatividade e absenteísmo.
Recursos e Infraestrutura – Com o quê as pessoas trabalham?
Neste campo listamos todas as ferramentas, equipamentos, sistemas e insumos que utilizamos no processo produtivo. Assim, aqui, encontraremos os meios que nos permitem operar o processo e, assim, gerar as saídas.
Para não confundirmos esse tópico com os Inputs, basta entender que os recursos e infraestrutura são elementos utilizados pelo processo. Eles não comporão o resultado final, mas são vitais para o trabalho diário. Imagine, por exemplo, uma fábrica que faz bonecos de festas infantis. O poliestireno expandido (popularmente conhecido como ISOPOR) é uma matéria-prima (input), enquanto o estilete é um insumo de trabalho (recurso).
Indicadores – como medir e monitorar
Os indicadores são a forma mais comum de medir o processo e, assim, avaliar se ele está funcionando como previsto! Dessa forma, coletamos informações do processo para compará-las com o que nós planejamos anteriormente.
Aqui, falaremos, por exemplo, sobre fatores de desempenho, como KPIs, metas de produção, etc. Entretanto, também podemos acrescentar medidas relacionadas à conformidades e metrologia. De forma resumida, esse é o campo em que definimos como “medir” o processo.
Como fazer? – os Métodos ou Procedimentos
Ao pesquisar sobre o Diagrama de Tartaruga, é possível encontrar uma pequena divergência de fontes. Há um aspecto fundamental que pode acabar passando batido: os métodos de produção.
Os métodos (no inglês “methods”) são, por assim dizer, as regras do jogo. São a forma como devemos e escolhemos executar a operação. Aqui, englobamos procedimentos, instruções de trabalho, normas aplicáveis, requisitos legais ou do cliente, entre outros fatores fundamentais.
Não há um grande consenso sobre onde colocar esse tópico. Alguns profissionais juntam os recursos humanos e de infraestrutura, livrando uma cauda da tartaruga para o como. Outros acrescentam o como ao casco (campo central do diagrama). E há ainda quem crie um campo extra para esse tópico. De qualquer forma, é importante que seu Diagrama de Tartaruga contenha essa informação, independente de como você decida fazê-lo!
Diagrama de Tartaruga – sem visão sistêmica, não há processo!
O Diagrama de Tartaruga é uma daquelas ferramentas chave no know-how de qualquer profissional de sistemas de gestão. Afinal, cedo ou tarde iremos nos deparar com ela, seja em nossas empresas, avaliando algum fornecedor ou até mesmo em auditorias diversas. Assim, vale a pena conhecê-lo.
Além disso, ele é uma forma simples, prática e eficaz de mapear um processo e, assim, analisá-lo mais cuidadosamente. Ele ajuda a identificar lacunas, facilita auditorias, possibilita conectarmos a operação aos objetivos estratégicos e pode até mesmo ajudar no engajamento e conscientização de nossos colaboradores.
O Diagrama de Tartaruga é útil porque é simples e visual, características que amamos e replicamos. Isso tudo sem perder a profundidade de análise, dissecando o processo parte a parte. Ele é uma forma inteligente e elegante de entendermos os processos e cada um de seus meandros. Assim, conseguimos transformar algo inicialmente abstrato em uma forma visual, concreta e, o mais importante, melhorável.
Além disso, podemos dizer que o maior valor do Diagrama de Tartaruga não está no preenchimento em si, no papel, mas nas reflexões que ele provoca. Ao preenchê-lo, compreendemos que cada parte é essencial, e que sem uma nadadeira (recursos, por exemplo) a tartaruga dificilmente conseguirá se locomover. Ou seja, sem qualquer um dos aspectos listados, o processo não roda, não avança e não entrega o que tem que entregar! Uma bela metáfora, não
