A conquista de uma certificação ISO é um marco importante para qualquer organização, porém esse processo demanda muito esforço e apoio da alta direção. É preciso criar um projeto sólido de implantação do sistema de gestão, assim como criar controles e organizar a casa para que tudo esteja de acordo na hora da auditoria externa.
Além disso, para muitas empresas, manter a conformidade após a certificação ISO é um grande desafio, seja pela falta de engajamento da equipe, pela falta de recursos ou até mesmo pela falha em priorizar as atividades do SGQ. Isso não só cria dúvidas nos profissionais como também faz com que muitas empresas não consigam sustentar o certificado.
Por esses motivos, no conteúdo de hoje, resolvemos abordar as estratégias essenciais para sustentar a conformidade e colher os benefícios de sistemas de gestão certificados, sejam eles em qualidade, meio ambiente, segurança ocupacional, privacidade da informação. Vamos ao texto?
Cultura: a base de todo e qualquer sistema
Para que um sistema de gestão seja realmente eficaz no longo prazo, ele precisa ser verdadeiramente incorporado à cultura da sua empresa, do contrário, tudo se torna mais complexo. Na prática, isso significa que a certificação em si é apenas o resultado de uma boa gestão e não deve ser tratada como uma obrigação pontual. Ela é e deve ser uma parte estratégica do seu negócio!
Dessa forma, se a norma certificada é importante para sua empresa, todos os colaboradores precisam compreender seu valor, conhecer suas diretrizes e o impacto de cada pessoa na conformidade do sistema. Para isso, é claro, é necessário treinamento contínuo, comunicação clara e disciplina.
Além disso, a liderança deve demonstrar, por exemplo, que a qualidade ou a segurança da informação é uma prioridade estratégica, integrando essas disciplinas aos valores e práticas da organização. Isso pode acontecer por meio de controles, boas práticas, ações de engajamento ou atividades implementadas aos processos.
A importância do ciclo PDCA e do monitoramento contínuo
Manter a conformidade exige da empresa uma série de alterações e muita organização. Para isso, será necessário planejamento, execução, verificação e ajustes constantes – e sim, isso nada mais é do que o famoso PDCA.
Organizando seus processos e atividades por meio dele, será muito mais fácil assegurar conformidade e bons resultados. Da mesma forma, será mais fácil monitorar o sistema, uma vez que existem etapas claras com objetivos específicos.
A partir dessa organização, recorremos mais fortemente ao monitoramento. Aqui, um cronograma bem estruturado de auditorias (internas e externas) é essencial para identificar pontos de melhoria e garantir que as ações estão alinhadas aos objetivos estratégicos.
Além disso, para realizar um bom monitoramento de resultados, é possível usar indicadores (KPIs ou OKRs, por exemplo) para acompanhar o desempenho e agir antes que possíveis problemas se agravem. Dessa forma, garantimos que o sistema será completamente compreendido e que poderemos atuar nele tanto de forma preventiva quanto reativa.
Revisando sistemas e assegurando melhoria contínua
Contar com um bom sistema de monitoramento e com o PDCA vai ajudar a encontrar muitas otimizações para sua empresa. Porém, para ter uma visão mais sistêmica e garantir que as certificações ISO promovam melhoria contínua, é preciso revisitar o sistema de gestão periodicamente.
Portanto, revise regularmente sua matriz de riscos, a análise SWOT, os objetivos estratégicos e da qualidade, as políticas e procedimentos da sua empresa. Avalie se as ações planejadas estão sendo efetivas e, sempre que possível, aproveite oportunidades para fortalecer os processos organizacionais. O ato de revisar e repensar o sistema irá fazer com que melhorias surjam, bem como com que nos antecipemos e evitemos problemas e não conformidades.
O esforço inicial para obter a certificação é extremamente significativo, mas manter a conformidade é um trabalho contínuo, que exige atenção e revisão constantes. Assim como em um relacionamento, o desafio não está apenas em começar algo, mas em manter o compromisso e investir continuamente nisso.
Manter a conformidade: uma jornada estratégica contínua!
A certificação, na verdade, é o início de uma grande jornada rumo melhoria e excelência. Para que possamos trilhá-la da maneira correta, como vimos, precisaremos de uma cultura organizacional sólida, de monitoramento constante e de muito compromisso com a melhoria contínua! Sua organização respeitar e perseguir esses fatores, certamente estará pronta para transformar o sistema de gestão em um diferencial competitivo e sustentabilidade!
Podemos dizer que, metaforicamente, manter a certificação é como cuidar de um motor de alta performance: é preciso atenção aos detalhes, ajustes regulares e combustível de qualidade para garantir que ele opere no máximo de sua capacidade.
Quando bem cuidado, este motor não apenas funciona, mas impulsiona o carro a alcançar todo o seu desempenho! Porém, quando o assunto são as empresas, isso vai além. O motor possui um desempenho máximo, um teto para o que ele pode fazer. Já a empresa tem um potencial infinito que aumentar mais e mais de acordo com as melhorias que implementamos.
Portanto, invista em práticas consistentes de monitoramento, engajamento da equipe e melhoria contínua. Não veja a certificação como um ponto final, mas como o início de uma jornada estratégica que pode transformar a forma como sua organização opera e entrega valor ao mercado, aos clientes e partes interessadas. E com isso, é claro, conquista resultados inacreditáveis.
Saiba mais sobre: Etapas das Certificações ISO.
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