Muitas vezes, não avaliamos corretamente o papel do auditor na certificação de sistemas de gestão. Porém, este profissional é a peça-chave de todo o processo. Sua atuação pode garantir melhores resultados ou arruinar completamente uma auditoria.
O principal objetivo de um bom auditor é garantir que a organização atenda aos requisitos estabelecidos pelo sistema auditado (seja ele uma norma ISO ou qualquer outro padrão). Assim, além de ser um avaliador, o bom auditor também atua de forma a promover conformidade, qualidade e melhoria contínua.
Como parte essencial de seu trabalho, o bom auditor garante a imparcialidade, a objetividade e a precisão (por meio de evidências) na verificação dos processos, práticas e procedimentos de uma organização. O bom auditor avalia documentos, ações e crenças da organização e compará como isso atende ou não a determinado padrão.
3 pontos essenciais pouco associados ao auditor na certificação de sistemas de gestão
Até aqui, nenhuma novidade, mas há fatores que nem todo auditor consegue trabalhar. Bem como, muitas vezes, as empresas não compreendem como esse profissional pode impactar na rotina de seus processos e operações como um todo.
Entre esses fatores, 3 deles merecem atenção especial e podem ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de um processo de certificação. Vejamos:
1 – Feedback e Acompanhamento constantes e assertivos
Seja nas auditorias internas ou externas, o auditor sempre fará visitas frequentes à organização. Isso significa que o auditor terá contato constante e profundo com a empresa. Ao longo do tempo, não conformidades são tratadas, influências do mundo externo atuam sobre os processos e a empresa muda.
Assim, o bom auditor é aquele que consegue manter em vista como a empresa está evoluindo e apontar como ela pode evoluir mais. Nem sempre conhecer apenas a área ou padrão auditados basta, é preciso que o profissional mantenha a visão sistêmica sobre a empresa em foco.
Mesmo que o auditor passe meses sem voltar a empresa, ele precisa ser capaz de analisar as documentações e compreender quais os impactos do que ele apontou anteriormente. Igualmente, ele precisa avaliar a conformidade com vistas em tornar o sistema de gestão (seja qual for) melhor, mais robusto e dinâmico.
2 – Bons apontamentos e um relatório de auditoria claro e objetivo
Em síntese, o auditor fornece feedbacks à organização auditada, seja sobre as não conformidades ou áreas que precisam de melhorias. Esses feedbacks ocorrem em 3 momentos distintos.
Primeiro, durante a própria auditoria. No momento em que ele encontra a não conformidade ou oportunidade de melhoria. Segundo, ao final do processo, durante a reunião de encerramento. Terceiro: no famoso relatório de auditorias.
Em todos os casos, o simples apontamento da não conformidade não é suficiente. Esse apontamento tem de ser feito de forma embasada e com evidências claras. O auditor tem que mostrar claramente “o que está errado”.
Assim, a clareza ao falar e redigir as não conformidade é essencial. Isso porque a empresa precisará tratar a NC posteriormente. Se as pessoas não entenderem corretamente o que não está conforme, elas provavelmente não conseguirão executar uma tratativa assertiva.
3 – Impacto no engajamento e na motivação das pessoas
Este é, certamente, o problema menos associado ao auditor na certificação de sistemas de gestão, mesmo porque é um dos maiores problemas das organizações.
Sabemos que as pessoas nem sempre veem com bons olhos uma auditoria. E isso é reflexo de comportamentos de auditores mais antigos, que infelizmente tratavam a auditoria de forma incorreta.
Auditores que batiam na mesa, eram ásperos e tratavam mal as pessoas. Isso causava pânico e medo do auditor e da auditoria. Com o tempo, isso acaba sendo transferido para o próprio sistema de gestão, pois as pessoas vão entender que o comportamento do auditor é, na verdade, o comportamento do sistema.
Isso corrói as relações e faz com que as pessoas façam qualquer coisa para estar conformes, mesmo que isso não seja o melhor para a empresa. Por fim, como resultado temos sistemas burocráticos e pessoas altamente desmotivadas, desengajadas.
O papel transformador do auditor na certificação de sistemas de gestão
Pensando no que foi dito e em tudo que esse profissional representa, a presença do auditor na certificação de sistemas de gestão transcende a mera avaliação de conformidade. Ele desempenha um papel vital na construção de um ambiente de conformidade sólida, qualidade aprimorada e crescimento sustentável.
Com seu olhar atento, imparcial e embasado em comprovativo, o auditor não apenas identifica áreas de melhoria, mas também atua como um catalisador para a evolução contínua da organização e, com isso, o alcance de resultados superiores e sustentáveis.
Auditores competentes e comprometidos com a melhoria e qualidade desempenham um papel de parceria colaborativa com as empresas. Sempre promovendo uma cultura de aprendizado e desenvolvimento.
É importante, então, ressaltar que escolher uma certificadora que valoriza profissionais comprometidos, realmente competentes e que prezem pelas relações interpessoais é fundamental. A escolha consciente é um passo crucial rumo à obtenção de resultados muito mais consistentes e sustentáveis.
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