Saber como planejar auditorias de SGI (sistema de gestão integrado) é parte integrante e fundamental do trabalho de qualquer profissional de sistema de gestão. Isso porque boas auditorias são essenciais para garantir que os processos da organização estejam alinhados com os requisitos das normas a se propõem atender, assim como para que os objetivos estratégicos sejam alcançados.
Dessa forma, planejar auditorias envolverá uma série de conhecimentos e atividades, tudo a fim de coordenar a avaliação de diferentes normas simultaneamente – mais à frente, traremos exemplos de normas e sistemas de gestão. Além disso, o bom planejamento exige uma abordagem estratégica e focada para garantir que todas as áreas sejam auditadas de forma eficiente, sem redundâncias ou lacunas.
Apesar de parecer uma tarefa hercúlea, seguindo alguns passos básicos, é possível facilitar esse trabalho e garantir que as auditorias ocorram da maneira correta, identificando não conformidades, apontando melhorias e trazendo bons resultados para as empresas. No conteúdo de hoje, falaremos sobre como planejar auditorias de SGI e os principais passos para um bom planejamento. Vamos começar!
1º passo: definindo o escopo da auditoria
O primeiro passo de qualquer boa auditoria é a definição de escopo. Aqui, tomaremos decisões a respeito do que será auditado. Assim, precisamos determinar em quais sistemas de gestão focaremos.
Geralmente, as empresas buscam auditar todos os sistemas e normas ao mesmo tempo, isso reduz custos e maximiza não só o tempo de auditoria, mas também a possibilidade de encontrar falhas ou oportunidades de melhoria. A título didático, alguns exemplos de normas e sistemas de gestão podem ser:
- ISO 9001 – sistemas de gestão da qualidade (SGQ);
- ISO 14001 – sistemas de gestão ambiental SGA;
- ISO 45001 – sistemas de gestão de saúde e segurança operacional (SGSSO);
- ISO 37001 – sistemas de gestão antissuborno (SGAS)
- ISO 27001 – sistemas de gestão de segurança da informação (SGSI);
- Entre outras.
Além das normas auditadas, uma boa definição de escopo também delimita quais processos serão auditados, bem como os limites físicos da auditoria (unidades auditadas, por exemplo). Vale dizer, também, que é fundamental alinhar o escopo aos objetivos estratégicos da organização e aos resultados que a organização busca.
2º passo: selecionando a equipe de auditoria
Principalmente para sistemas de gestão integrados, é preciso selecionar muito bem a equipe auditora, pois diversos conhecimentos diferentes podem ser necessários.
Dessa forma, escolha auditores qualificados e com conhecimento técnico nos sistemas de gestão e normas aplicáveis. Geralmente, as auditorias internas contam com colaboradores da organização para sua realização, neste caso, é preciso lembrar que estes colaboradores não poderão auditar seus próprios processos, sendo necessário maior nível de planejamento.
Além disso, oriente seus auditores a serem sempre imparciais e garanta independência em relação às áreas auditadas. Para isso, será preciso treiná-los corretamente, capacitando-os nas normas auditadas e no processo de auditorias (ISO 19011). Já no caso de auditorias externas, isso fica por conta da certificadora, que conta com profissionais qualificados e especialistas diversos.
3º passo: elaborando o plano de auditoria
Quando o assunto é como planejar auditorias de SGI (sistemas de gestão integrados), é importante compreender que o plano de auditoria é o ponto central de todo o planejamento.
No plano de auditoria, definimos como ocorrerá a execução do processo, determinando um cronograma muito claro. Definem-se datas, horários e até mesmo a duração da auditoria. Neste momento também, criamos as trilhas de auditoria, que é “o caminho” que o auditor percorrerá pela empresa (processos, áreas, setores, etc). Isso tudo é fundamental não só para o auditor estar preparado, mas também reduzir ao máximo o impacto da auditoria sobre a execução dos processos.
Neste momento, também, é comum criarmos checklists ou listas de verificação com base nos requisitos das normas e nos processos da organização, o que facilita futuramente as entrevistas e avaliações. Além disso, decidem-se quais metodologias serão utilizadas para melhor avaliar os processos da empresa, optando por entrevistas, revisão de documentos, observação de processos etc.
4º passo: executando a auditoria
Com tudo planejado, é chegada a hora de executar a auditoria. Aqui, serão realizadas todas as análises, avaliações e entrevistas. Nas auditorias externas, muitas vezes, parte desse processo é feita de forma remota, com os auditores analisando documentos online. De toda forma, a parte presencial do processo segue algumas etapas básicas, sendo elas:
- Reunião de abertura: aqui, apresenta-se o plano de auditoria e confirmam-se detalhes com a equipe auditada, bem como inicia-se formalmente o processo frente a empresa;
- Entrevistas e coleta de evidências: neste momento, realizam-se as entrevistas, observações e revisão de registros para coletar informações constatações de auditoria;
- Registro das constatações da auditoria: documentam-se quaisquer desvios (não conformidades), observações ou oportunidades de melhoria identificadas.
- Reunião de encerramento: apresentam-se os resultados preliminares da auditoria, ressaltando as não conformidades (e outras constatações), bem como pode-se esclarecer possíveis dúvidas.
5º passo: redigindo o relatório de auditoria
Por fim, é preciso emitir um relatório detalhado da auditoria, bem como especificando as evidências coletadas. Aqui, devemos descrever todas as constatações encontradas, incluindo a conformidade dos processos, pontos fortes, não conformidades, oportunidades de melhoria e observações.
Este relatório, mais tarde, servirá para dar entrada em ocorrências e planos de ação, dando devido tratamento para cada constatação evidenciada. Por isso, é preciso que ele seja claro e assertivo. No caso das não conformidades, por exemplo, ele deve conter o requisito não atendido, a evidência de não atendimento (ou a falta dela) e a constatação / descrição da NC.
Como planejar auditorias de SGI – uma arte que traz resultados
Os 5 passos descritos aqui foram organizados de forma didática e simplificada a fim de garantir que você saiba exatamente o que precisa fazer. Obviamente, eles podem ser desmembrados e personalizados para atender melhor sua empresa, sua rotina e processos. No entanto, independentemente de possíveis adaptações, o mais importante é garantir que sua auditoria seja bem planejada e executada com rigor técnico. Isso porque auditorias bem conduzidas não são apenas uma exigência normativa, mas uma ferramenta poderosa para a melhoria contínua da organização.
Ao seguir os cinco passos apresentados neste conteúdo – adotando uma abordagem estratégica e proativa – sua empresa poderá transformar as auditorias em um diferencial competitivo, impulsionando a sustentabilidade a curto, médio e longo prazos. Afinal, um bom planejamento não apenas garante uma auditoria de qualidade, mas também fortalece a cultura organizacional, aumenta a eficiência dos processos e melhora os resultados da empresa como um todo!
Assim, saber como planejar auditorias de SGI (sistemas de gestão integrados) é parte fundamental da arte de gerenciar sistemas. Metaforicamente, podemos dizer que é como juntar os materiais para pintar um quadro, cada cor representa um requisito, cada pincelada simboliza uma abordagem de auditoria e o resultado final deve refletir a conformidade e a melhoria contínua!
