O requisito 7.5 Informação documentada da ISO 14001:2015 não difere muito do que consta em outras normas. De forma geral, ele estabelece requisitos para criar, manter e controlar a informação documentada de um Sistema de Gestão Ambiental (SGA).
Vale lembrar que “informação documentada” é qualquer tipo de informação que necessite ser controlada e mantida pela organização, seja em formato de documento ou registro.
Além disso, vale também reforçar que o objetivo da informação documentada, segundo a ISO 14001:2015, é garantir a eficácia do SGA. Para isso, a empresa precisa estabelecer, implementar e manter a informação documentada necessária. Isso tudo garantindo disponibilidade, integridade e acessibilidade adequadas ao seu uso.
Como exemplo de informações documentadas ligadas à gestão ambiental e ao SGA, podemos citar políticas ambientais, procedimentos operacionais padrão (POPs), instruções de trabalho, planos de ação, registros de monitoramento ambiental, evidências de conformidade legal (algo muito relevante), entre outros tipos de documentos e registros.
A relação entre a conformidade legal e a documentação do SGA
Assim como em qualquer outro sistema de gestão (qualidade, saúde ocupacional, segurança da informação, etc), a documentação é fundamental para manter o funcionamento e a melhoria contínua.
Porém, no que diz respeito à gestão ambiental, é importante salientar que ela também desempenha importante papel para manter a empresa dentro dos parâmetros da lei. Isso acontece porque determinados contextos são muito mais sensíveis e podem causar muito mais impactos ambientais. Nesse caso, existem maiores níveis de regulamentação governamental e ferir esses princípios pode gerar multas, danos à imagem e diversos prejuízos as empresas.
Assim, é importante mapear e garantir a validade de diversos documentos e registros. Entre eles, podemos citar licenças e autorizações ambientais, relatórios de conformidade e monitoramento, planos de gerenciamento ambiental, estudos de impacto ambiental e muitos outros tipos de informações documentada.
Vale lembrar que cada organização tem suas próprias necessidades e grau de impacto ao meio ambiente, assim, cada empresa precisará estabelecer, implementar e manter informações documentas específicas. Isso ajuda não só a garantir a conformidade legal, mas também a melhorar o funcionamento da própria empresa.
Quais informações documentadas são necessárias?
Como já ressaltado, cada organização tem suas próprias necessidades e, assim, não é possível listar taxativamente as informações documentadas necessárias.
Porém, a título de ajuda, a ISO 14004:2015 disponibiliza a “Caixa de Ajuda Prática 19”. Nela, constam boas práticas e informações documentadas que convém às empresas manter em seu sistema de gestão ambiental. Entre elas, temos:
- O escopo do SGA;
- A política ambiental;
- Os riscos e oportunidades identificados;
- Aspectos e impactos ambientais;
- Objetivos ambientais;
- Registros de competência;
- Resultados de avaliações e monitoramento;
- Entre diversos outros tipos de documentos e registros.
Mesmo que as sugestões presentes na Caixa de Ajuda Prática 19 sejam exemplificativas, vale a pena consultar o documento. A partir dele, é possível pensar melhor a informação documentada da empresa e compreender a extensão adequada do requisito 7.5 Informação documentada da ISO 14001:2015.
Atualizando a informação documentada do SGA
A atualização e controle das informações documentadas são 2 pontos de atenção importantes na gestão ambiental (e em qualquer outro sistema de gestão).
Como o contexto de operação das empresas está sempre mudando, os documentos devem ser revisados periodicamente para garantir que estejam atualizados e continuem sendo relevantes.
A correta atualização dos processos, procedimentos e instruções de trabalho, por exemplo, é fundamental para o bom andamento das atividades do SGQ.
Também convém que algumas mudanças sejam registradas e fiquem disponíveis em caso de necessidade. Bem como, é importante comunicar essas alterações às partes interessadas relevantes sempre que necessário.
Controlando as informações documentadas relevantes
É preciso garantir acesso aos documentos do SGA a todos que dele necessitarem, preservando sua legibilidade e integridade, bem como executando um controle efetivo de versões. Entretanto, existem diversas informações mais ou menos sensíveis, que podem não ser disponíveis a todos.
Assim, é preciso ter um sistema que assegure a disponibilidade das informações somente a quem pode ter acesso a elas. Bem como, os documentos devem estar disponíveis em local apropriado e em formato legível. Todo colaborador que precisar acessar esses documentos deve ser capaz de encontrá-lo facilmente e entender seu conteúdo.
Da mesma forma, é importante que todos esses documentos sejam rastreáveis, garantindo maior transparência, segurança e veracidade às informações documentadas da empresa, além de propiciar maior conformidade legal. Isso é especialmente importante para facilitar a localização de evidências em auditorias internas e externas, pois facilita a compreensão e localização de informações.
Promovendo uma cultura de excelência ambiental por meio da informação documentada
A informação documentada desempenha um papel fundamental tanto para o sucesso do Sistema de Gestão Ambiental (SGA) quanto na busca da certificação ISO 14001. Ao organizar, integrar e manter as informações documentadas de forma adequada, as empresas podem obter uma série de benefícios e melhorar seus resultados como um todo.
A informação documentada é vital para garantir a eficácia do SGA, fornecendo diretrizes, procedimentos operacionais e registros que documentam o desempenho ambiental da organização. Além disso, ela desempenha um papel crucial na conformidade legal, garantindo que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações ambientais e evitando multas e danos à susceptibilidade.
Em resumo, a informação documentada é uma ferramenta poderosa para a gestão ambiental e para alcançar a certificação ISO 14001. Ao incentivar a organização, integração e consistência da informação documentada, as empresas podem melhorar seu desempenho ambiental, tomar decisões embasadas em comprovação e alcançar a conformidade legal.
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