Muitas vezes, a certificação (seja ela na ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ou qualquer outra norma) está atrelada à contratos da empresa, ao atendimento aos clientes e a diversos outros fatores essenciais para o funcionamento da organização. Isso, por si só, pode gerar certa pressão durante as auditorias.
Entretanto, hoje temos a plena consciência de que a auditoria externa (ou auditoria de 3ª parte) é um processo de melhoria natural. Toda empresa passará por ela e isso não é motivo para tensão. Assim, para ajudar nesta visão, o artigo de hoje vai falar sobre algumas dificuldades que as empresas enfrentam e que podem ser amenizadas.
A intenção aqui não é falar sobre os requisitos normativos, algo que é comum a todas as auditorias, mas sim aspectos da auditoria em si. Assim, as dicas contidas aqui servem para qualquer auditoria de sistema de gestão, seja ele baseado em normas ISO (Organização Internacional de Normalização) ou em qualquer outro padrão de gestão. Dito isso, vamos ao conteúdo!
Rastreabilidade: a dificuldade de encontrar evidências e outras informações
Sabemos que a auditoria é, basicamente, um processo de comparação entre o padrão auditado (ISO 9001, por exemplo) e o que acontece no dia a dia da organização. Para isso, o auditor coleta evidências de que a rotina está conforme aos requisitos do padrão.
Essas evidências, em grande parte, dependem da análise de diversos documentos. Isso envolve não só encontrar processos e procedimentos documentados, como também a avaliação de diversos outros registros. Essa avaliação pode ser muito tensa se a empesa não tiver um sistema de documentação eficiente.
O auditor, em diversos momentos, irá requisitar certos documentos ou procedimentos. Se a pessoa auditada não conseguir encontrá-los facilmente, ela pode ficar tensa ou nervosa, o que pode prejudicar o resultado da auditoria.
Em muitos casos, o processo pode até mesmo ser conforme, mas a impossibilidade de encontrar a documentação adequada pode gerar não conformidades. Assim, vale a pena investir tempo e recursos na organização da documentação e na rastreabilidade das informações da sua empresa. Isso não só vai facilitar o processo como também vai deixar as pessoas muito mais tranquilas.
Pausa nas operações: o problema da falta de tempo
Grande parte do papel do auditor é entrevistar as pessoas para compreende o sistema e como ele se adapta ao padrão de gestão. Dessa forma, o auditor vai precisar parar as pessoas e conversar com elas por algum tempo. Tempo esse que pode ser maior ou menor de acordo com a complexidade do processo.
Isso significa que seu colaborador vai precisar pausar suas atividades, é impossível auditar um processo sem parar as pessoas. Assim, a sua operação pode ser impactada em algum momento.
Geralmente, as equipes de auditores são muito pequenas em relação ao número de colaboradores da empresa, por isso, o impacto tende a ser pequeno. Mas dependendo do processo e do contexto da empresa, parar apenas 1 colaborador pode ser muito prejudicial para as entregas e pode até mesmo prejudicar o cliente.
Dessa forma, é preciso compreender que essas pausas serão necessárias. Para minimizar esse problema, é importante planejar corretamente as auditorias, a fim de tornar essas interrupções mais estratégicas e o menos negativas possíveis.
Bons auditores fornecerão uma trilha de auditoria clara e objetiva, isso facilita que as empresa se organizem e reduzam muitas dificuldades da auditoria externa (auditoria de 3ª parte).
Fatores humanos: pressão, medo, resistência e nervosismo
Voltando ao assunto que abriu esse artigo, sempre haverá certo nervosismo durante as auditorias. Isso é comum, normal e um fator humano.
Entretanto, esse aspecto pode escalar tanto que pode tornar a auditoria impossível de ser realizada. Se o auditor não tiver uma postura ética, calma e assertiva, as pessoas podem “travar” e não conseguir responder corretamente às perguntas.
Do mesmo modo, se as pessoas estiverem muito nervosas, amedrontadas ou tiverem muita resistência ao processo, vão ter dificuldade em demonstrar conformidade. Não se trata apenas de elas “não quererem” responder, mas o nervosismo pode levá-las ao erro ou à incapacidade de resposta.
Assim, antes de a auditoria começar, vale a pena fazer uma conscientização geral. Apresentar o processo às pessoas e explicar que tudo que será feito traz melhorias e melhor compreensão dos processos. Uma auditoria surpresa ou mal explicada pode passar às pessoas a impressão de que a empresa está “buscando culpados”, o que é ruim em todos os níveis possíveis.
Transformando as dificuldades da auditoria externa (auditoria de 3ª parte) em oportunidades
Neste artigo, exploramos as principais dificuldades que as empresas enfrentam durante as auditorias externas. Conforme discutido, é normal sentir um certo desconforto e tensão durante esta avaliação, mas é importante lembrar que que as auditorias de 3ª parte podem ser uma ferramenta poderosa para o crescimento e a melhoria contínua da organização.
Se a empresa possui um sistema de gestão de documentos eficaz, além de facilitar a localização de informações durante a auditoria, toda a empresa será beneficiada com maior transparência e agilidade na hora das consultas.
Preparar-se corretamente para receber o auditor sem impactar as operações demonstra maturidade de planejamento e torna possível à empresa enfrentar adversidades com muito mais flexibilidade.
Além disso, se as pessoas forem corretamente preparadas, o crescimento de capital humano é muito maior e as oportunidades apontadas durante a auditoria serão muito maiores. Isso, por si só, fortalece as relações e o processo como um todo.
Por fim, vale ressaltar que, para enfrentar esses desafios, é essencial contratar uma certificadora confiável, com auditores profissionais, éticos e bem preparados. Eles desempenham um papel fundamental na facilitação do processo de auditoria e na garantia de uma abordagem assertiva e eficiente.
Lembre-se de que as dificuldades das auditorias externas podem ser transformadas em oportunidades. Elas são uma chance de melhorar a organização, fortalecer a conformidade, melhorar a comunicação interna e elevar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Portanto, encare as auditorias de 3ª parte como um meio, uma ferramenta, para alcançar a excelência, e não apenas como um desafio a ser superado. O que pode inicialmente parecer uma dificuldade pode se tornar um trampolim para o sucesso, impulsionando sua empresa a novos patamares de eficiência e qualidade. Esteja preparado, mantenha o foco na melhoria contínua e colha os frutos!
