Em um artigo anterior, trouxemos os primeiros passos necessários para começar a implementação do SGQ baseado na ISO 9001, versão 2015. Nele, falamos sobre as etapas iniciais, aquelas que estão contidas no P (do PDCA), no planejamento da sua certificação.
Falamos também sobre a importância de adquirir os conhecimentos necessários sobre a norma. Sobre o poder de obter o apoio da alta direção. E, por fim, sobre como montar corretamente sua equipe de implementação. Bem como, dissemos por onde (qual item da norma) começar o projeto.
Então, caso você não tenha lido esse conteúdo, sugerimos que clique aqui para lê-lo antes de prosseguir com essa leitura.
Hoje, continuamos com a parte 2 deste conteúdo, trazendo o restante do projeto e dando mais dicas úteis para garantir uma certificação mais assertiva e tranquila. Se você já executou todas as etapas anteriores, é hora de começar, de fato, a implementar as práticas contidas na norma!
Início prático da implementação do SGQ baseado na ISO 9001
Depois de levantar o contexto da sua empresa (tal qual o item 4 Contexto da organização exige), você terá um panorama mais claro do que será preciso fazer. E com isso planejado, chega a hora de efetivamente implementar o que for necessário para atender ao padrão ISO 9001:2015.
Isso significa ajustar os processos, criar novos pontos de controle ou até mesmo processos que insiram na sua empresa as boas práticas contidas na norma. Além disso, aqui também começamos uma etapa temida pelos profissionais da qualidade, vejamos:
Criação da informação documentada necessária
Neste momento, muitos procedimentos serão criados para apoiar a execução dos processos. Vale ressaltar que esses procedimentos podem ser no formato que mais se adequa aos fins da empresa, sejam em vídeo, áudio, escritos etc.
Isso, além de diversos registros que serão gerados ao longo do processo e após ele, como atas de reunião; registros de análises críticas e diversos outros tipos de documentação.
Essa etapa é fundamental para o processo de certificação, pois muitos dos documentos criados neste momento servem como evidência de conformidade, assim serão requisitados pelo auditor posteriormente.
Primeiro check: auditoria interna do sistema de gestão da qualidade
Uma vez que você já planejou todo o sistema, já o colocou em operação, já entendeu quais são os pontos críticos do seu sistema de gestão da qualidade e da sua empresa, entramos no C (check) do PDCA. Ou seja, começamos a parte de verificação do sistema.
O primeiro passo é fazer uma auditoria interna, conduzida por alguém qualificado internamente, também é possível contratar alguém externamente e terceirizar esse passo. O objetivo aqui é encontrar pontos de melhoria, não conformidades com a norma e ajustar o sistema antes da auditoria externa.
Reunião de análise crítica e adequações do SGQ
Após essa primeira verificação, ainda será preciso conduzir uma análise crítica das saídas da auditoria. Aqui, analisaremos tudo que ocorreu no processo de implementação do SGQ ISO 9001.
Aspectos como os pontos de preocupação em respeito ao sistema, a condução do projeto e o atendimento a conformidade (bem como as não conformidades) serão discutidos, gerando novas alterações no SGQ. Dessa forma, é possível iniciar o primeiro ciclo de melhorias e ajustar o sistema de acordo com as necessidades da empresa e de atendimento à ISO 9001:2015.
Auditoria externa – última etapa da implementação do SGQ baseado na ISO 9001
Depois de toda a execução do projeto e dos ajustes necessários, está na hora de passar a auditoria final.
A auditoria de certificação (também chamada de auditoria externa ou auditoria de 3ª parte) é o momento em que um órgão interno avalia os processos da sua empresa para determinar se eles são ou não conformes às práticas exigidas na ISO 9001:2015.
Neste momento, a empresa certificadora irá participar da rotina da sua empresa, entrevistando pessoas e analisando processos, procedimentos e demais informações documentadas. É importante contratar uma certificadora que realmente ajude a melhorar sua empresa e encontrar pontos de melhoria. Isso fará total diferença nos resultados da sua organização e na fluidez dos seus processos!
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Conquista da certificação – um prêmio muito maior do que o próprio certificado!
Se tudo correr bem, após a auditoria externa, sua empresa vai finalmente conquistar a certificação ISO 9001:2015!
Esse certificado é um atestado de capacidade da sua organização em seguir os padrões da norma e organizar um sistema de gestão organizado, coeso e estruturado. Ele corresponde a uma conquista importante, abrindo mercados e criando um diferencial para sua empresa.
Entretanto, o certificado por si só é só o resultado de um processo muito maior e que trará muitas vantagens para sua empresa.
A ISO 9001 não explica, em momento algum, como atender seus requisitos. Isso significa que ela apenas indica boas práticas e aspectos importantes para um bom sistema de gestão. Assim, ao criar seu SGQ, a empresa adapta a norma e conquista mais maturidade de processos, o que traz mais eficácia e eficiência.
Portanto, a implementação acontece da forma que mais trouxer resultados e se adaptar ao seu contexto. Isso cria processos mais fortes, robustos e alinhados aos seus objetivos estratégicos.
Se a empresa ganhar com a obtenção do certificado, tende a ganhar muito mais com a implementação de um sistema que garante mais satisfação para o cliente, melhores níveis de produtividade e, mais ainda, um ciclo de melhoria contínua e sustentabilidade a médio e longo prazo.
Para finalizar, esse artigo foi baseado em um vídeo da gerente técnica da QMS, Ana Carneiro, e está disponível na íntegra no nosso youtube. Acesse, inscreva-se para garantir mais dicas sobre sistemas de gestão e confira ainda mais dicas sobre a implementação do SGQ baseado na ISO 9001, versão 2015. Para ver, basta clicar aqui.
