Sabemos que manter o SGQ (sistema de gestão da qualidade) pode ser um desafio e tanto. Este é, inclusive, o ponto em que muitas empresas acabam tropeçando. Depois da árdua conquista do certificado, elas tratam a norma como “checklist de auditoria” e não como uma ferramenta de gestão.
Entretanto, isso é muito prejudicial e pode levar à burocratização do sistema e dos processos. Com isso, é muito provável que sua empresa fique estagnada, aumentando os custos de produção, a lentidão dos processos e a incidência dos riscos. Sem contar, é claro, que tudo isso age para desengajar os colaboradores, que cada vez mais verão a qualidade como algo meramente documental.
Por isso, no conteúdo de hoje, resolvemos trazer algumas dicas de como manter o SGQ vivo após a conquista da sonhada certificação! Até o final deste texto, você saberá como agir recorrentemente para manter os colaboradores engajados, sua certificação ISO 9001 segura e a qualidade sempre em alta na sua empresa! Dito isso, vamos às dicas!
Mantenha a comunicação viva, e constante!
Um dos maiores erros das empresas é que, após o recebimento do certificado, as pessoas simplesmente param de “falar da ISO”. Por consequência, param de falar da qualidade e do SGQ. É como se todo o processo só tivesse servido para as auditorias e para receber o “selo da norma”, e não para manter o SGQ aquecido e atuante.
Porém, a qualidade não pode ser um assunto restrito ao manual ou ao dia da auditoria. É preciso falar dela de forma natural, simples e muito frequente. Isso pode ser feito em murais, newsletters internas, reuniões rápidas ou até em grupos de comunicação corporativa (sabe aquele grupo do “whats da firma”)?.
O segredo é manter a chama acesa. Uma comunicação viva evita que o SGQ caia no esquecimento e reforça o senso de pertencimento das pessoas. Então, continue com as comunicações mesmo depois de finalizar o processo de implementação. Mostre os resultados das melhorias, compartilhe as boas práticas adotadas, celebre quando um processo é ajustado e dá bons frutos para a empresa e suas partes interessadas.
Lembre-se: a transparência engaja mais do que o discurso, além de demonstrar que a qualidade não é só cobrança e papelada. Por isso, seu processo de comunicação precisa funcionar muito bem!
Capacite continuamente seus colaboradores
Outro erro muito comum é achar que a competência só precisa ser adquirida para conquistar o certificado. Assim, as empresas param de treinar as pessoas nos processos da qualidade, fazendo com que os colaboradores tenham, assim, muito mais dificuldades para entender e manter o SGQ.
Acontece que treinamento não é um evento isolado, algo que acontece só na implantação do sistema de gestão da qualidade. Pelo contrário, ele precisa ser constante, atualizado e conectado à realidade do negócio, ou seja, aos problemas e objetivos da sua empresa.
Capacitar, portanto, significa dar às pessoas as ferramentas que elas precisam para desempenhar melhor suas atividades. Para que elas entendam o porquê dos requisitos da norma. Portanto, sempre forneça palestras, dinâmicas rápidas, workshops, reciclagens de conteúdo, treinamentos, cursos online ou até rodas de conversa sobre problemas reais.
Colaboradores treinados não esquecem o porquê das práticas e mantêm o SGQ na veia. Isso não só facilita a implementação de boas práticas, como também estimula a cultura da melhoria contínua. Afinal, colaboradores bem treinados sentem-se mais seguros e confiantes, e isso reflete diretamente na maturidade do sistema!
Além disso, para otimizar ainda mais as capacitações, ligue os treinamentos da qualidade aos indicadores chave do negócio, ou então ao planejamento estratégico da sua empresa. Isso fará com que as pessoas entendam ainda mais a importância da qualidade. Assim como compreendam que ela não está deslocada ou isolada, pelo contrário, que faz parte dos processos e da empresa como um todo!
Reconheça e motive os colaboradores engajados
Absolutamente nada mantém um sistema mais vivo do que colaboradores motivados. Então é vital reconhecer os colaboradores que se envolvem, trazem ideias, registram NCs, levantam problemas e ajudam a solucioná-los.
Esse reconhecimento não precisa ser apenas financeiro. Você pode recorrer a elogios públicos, uma menção em reunião, um certificado simbólico ou até uma premiação. Esse tipo de valorização gera um efeito multiplicador, pois quando alguém é reconhecido, outros passam a se engajar também.
Então, sempre valorize quem contribui para manter o SGQ, e melhorá-lo ao longo do tempo. A Qualidade precisa ser um sinônimo de conquistas, e não de burocracias infinitas. E isso só acontece quando conseguimos aliar uma boa identificação e resolução de problemas. Valorizar as pessoas que fazem essas duas coisas deixará uma mensagem clara para todos: valorizamos quem está atento e agindo em prol da qualidade! E isso vai engajar, e muito, seus colaboradores!
A corrida para manter o SGQ vivo
Para finalizar, acreditamos que uma metáfora sempre cai bem. Então, imagine que manter o SGQ vivo é algo como uma corrida de alta performance. Uma corrida de fórmula 1, similar às que vemos nos Grands Prix mundo afora!
Neste cenário, a comunicação é como o rádio entre piloto e equipe. Ela nos ajuda a ajustar rotas, definir trocas de pneus e manter o carro, a equipe e o piloto sempre conectados. Sempre na mais alta performance!
Já a capacitação é o treino que afia cada reflexo, é o reconhecimento da pista e das manobras que precisarão ser executadas. Ela nos ajuda a nos prepararmos melhor e garante que teremos à mão a competência necessária para frear, acelerar e trocar as marchas no tempo certo, bem como para fazer as manutenções e trocas necessárias para o carro.
Por fim, o reconhecimento é o combustível que mantém todos motivados. Ele garante que o carro atinja seu desempenho máximo, que a equipe esteja de prontidão no pit-stop e que o piloto tenha a energia necessária para comandar o carro.
Sem esses três elementos, a vitória se torna impossível, ou seja, é impossível manter o SGQ vivo e melhorando. Sem isso, sua certificação para, com o “pneu furado” e tudo que resta é correr atrás do prejuízo. Afinal, manter o SGQ vivo é não se acomodar após a certificação. Quem para no boxe e esquece de voltar para a pista perde posições e fica para trás. Só quem mantém o motor da qualidade ligado conquista resultados incríveis, e sustentáveis!
