A comunicação da política de qualidade da organização não pode se limitar somente aos líderes e colaboradores, ela precisa chegar até os clientes, fornecedores e todos as pessoas que recebem influência da organização
A política de qualidade precisa ser aplicada
Com a política de qualidade elaborada, a organização precisa transmiti-la para seus colaboradores e todos aqueles que de alguma forma sofrem sua influência. Não adianta criar uma super política de qualidade, cheia de atributos, ideias e um amplo desenvolvimento e não aplicar tudo isso no dia-a-dia da organização. Seria como um técnico de futebol conhecer uma tática para seu time ganhar, porém não conseguir fazer com que os jogadores entendam suas funções nessa estratégia. Com isso, ele acaba não conseguindo implementar seu sistema de jogo.
Portanto, dando continuidade aos requisitos relacionados à política da qualidade na organização, no artigo de hoje vamos falar sobre o requisito 5.2.2 presente na ISO 9001:2015.
Por que comunicar a política de qualidade?
A política de qualidade precisa ser comunicada para que ela seja colocada em prática no ambiente da organização. Bem como, as ações que serão direcionadas pela política precisam ser compreendidas por todos que estão envolvidos, para que ela possa ser colocada em prática e comece a fazer parte do dia-a-dia da organização, transformando os processos e melhorando as entregas das partes interessadas.
Para que isso aconteça, é preciso criar uma comunicação eficiente, e é por isso que ISO 9001:2015 tem um item específico para isso. Diversas vezes, informações chegam até nós e passam despercebidas. Para que isso não aconteça é necessário que seja criado uma estratégia maior, voltada diretamente para esse requisito. Nesse ponto, vale ressaltar que TODAS as partes interessadas precisam ser conscientizadas a respeito da Política. Isso significa que ela tem de chegar aos colaboradores, clientes, fornecedores, sociedade, sócios e todas as pessoas que influenciam ou são influenciadas pela empresa.
Além disso, é preciso fazer com que as pessoas extrapolam o simples entendimento de como funciona a política. Precisamos fazer com que elas se sintam parte da política de qualidade e a levem em consideração na hora de tomar suas decisões.
Requisitos para atender a norma
Vejamos o que o requisito segundo a ISO 9001:2015:
5.2.2 Comunicando a política da qualidade
A política da qualidade deve:
- a) estar disponível e ser mantida como informação documentada;
- b) ser comunicada, entendida e aplicada na organização.
- c) estar disponível para partes interessadas pertinentes, como apropriado.
Agora, vejamos um pouco sobre cada sub requisito e suas particularidades.
Estar disponível e ser mantida como informação documentada
A política de qualidade precisa ser documentada e estar acessível para todos. A documentação pode ocorrer através de vídeo, áudio, impressos etc. O importante não é o como documentar, mas sim fazer isso de forma que realmente impacte a parte interessada que é alvo da comunicação. Isso significa que mais de um tipo de documentação pode ser necessária, haja vista que há várias partes interessadas.
Ser comunicada, entendida e aplicada na organização.
Para ser entendida, a política de qualidade da organização precisa ser comunicada de forma eficaz. Somente a boa comunicação pode levar ao entendimento e, assim, a aplicação. Para isso, podemos por exemplo, usar o requisito 7.4 da IS0 9001. O requisito diz que “A organização deve determinar as comunicações internas e externas pertinentes para o sistema de gestão da qualidade”.
Vamos aplicar o requisito 7.4 na política de qualidade:
- “Sobre o que comunicar”: esse item está relacionadoa ao que a organização quer comunicar, no nosso caso a política de qualidade;
- “Quando comunicar”: a política de qualidade deve estar sempre presente dentro da organização, é um assunto que precisa ser comunicado recorrentemente;
- “Com quem se comunicar”: durante o artigo, foi citado esse requisito, trazendo ele novamente para a pauta, a organização precisa comunicar a política de qualidade com os colaboradores, clientes fornecedores e todos aqueles que sofrem influência da organização.
- “Como comunicar”: a comunicação pode ser através de oficinas, treinamento, banners, reuniões, entre outras formas. Como citado anteriormente, o importante é que a política de qualidade seja entendida.
- “Quem comunica”: esse item está relacionado a quem irá ser o responsável pela comunicação, podendo ser o setor de qualidade, a direção da organização, um colaborador específico ou equipes contratadas para essa função. Ou, de forma ideal: todos!
Estar disponível para partes interessadas pertinentes, como apropriado.
Chegando no último requisito para comunicar a política de qualidade da organização, é notório que documentar não quer dizer que é apenas ter mais um documento que pertence à organização.
A norma não traz um método de como realizar essa comunicação, isso cabe a organização decidir, lembrando que deve ser da maneira que melhor se encaixa no ambiente e características da política da organização.
Para entender se a política foi compreendida, pode-se realizar testes, criando alguns métodos de comunicação como os citados no requisito anterior e fazer análise dos resultados. Outra forma interessante é se comunicar com os envolvidos na política, saber se estão conseguindo transformar a política em ações, se a política realmente está fazendo parte da organização e, assim, de seus processos.
A política de qualidade faz parte da cultura da organização
Criar uma super política de qualidade, com uma gramática exemplar e bem trabalhada na forma teórica não fará com que ela seja transformada em prática. Isso ocorre porque, na maioria dos casos, os colaboradores não se sentem inseridos nela.
A mesma deve estar presente em todos os momentos dentro do ambiente da organização, para que todos se sintam literalmente fazendo parte dela. Portanto, a comunicação precisa alcançar as pessoas e ajudar a gerir os processos. E isso, só acontece quando uma política verdadeira é criada!
