Podemos encontrar o Requisito 7.5 na ISO 14001:2015 – sistemas de gestão ambiental -, que se refere à informação documentada. Algo que acontece em outras normas de gestão (ISO 9001 e 45001 por exemplo), graças ao anexo SL.
Este é um requisito importante e que ajuda as empresas a manterem um sistema de documentação apropriado, adequado e eficaz. E essa importância é ainda maior ao falarmos de gestão ambiental.
A própria 14001 define a informação documentada como dados da gestão ambiental que devem ser documentados pela organização a fim de assegurar a eficácia dos processos. Sem contar como eles ajudam a cumprir requisitos legais.
Mas vale lembrar que esse tipo de exigência não existe para dificultar os processos e trazer mais burocracia, e sim para garantir que os dados estarão seguros e controlados para quando precisarem ser utilizados.
Então, agora, vamos analisar como o Requisito 7.5 na ISO 14001:2015 pode auxiliar empresas em relação a documentação de um sistema de gestão ambiental.
Entendendo o significado do Requisito 7.5 na ISO 14001:2015
Para que possamos entender o que Requisito 7.5 na ISO 14001:2015 traz, é importante esclarecer o que é informação documentada e como ela age nas organizações.
De acordo com a ISO, podemos definir que este termo consiste em manter e reter informações que têm relevância para os processos e para a operação de uma empresa.
Mantendo os procedimentos e dados importantes devidamente armazenados, temos maior facilidade no acesso de informações, sempre que necessário. Assim, temos maior chance, também, de garantir a eficiência dos processos e a conformidade com os requisitos pertinentes.
Essas informações podem ser dos mais variados tipos, desde de novos procedimentos e registro de treinamentos até mudanças na empresa (relacionadas a gestão ambiental) etc.
Dessa forma, manter e reter a informação documentada é importante para a empresa, pois assim é possível avaliar a eficácia e conformidade do sistema, cumprir requisitos, promover melhorias, organizar conhecimentos e planos da própria organização.
Principais tipos de informação documentada
De forma simples, documentos são mídias onde as informações estão contidas e que servirão de orientação para a empresa e suas pessoas. Quando falamos em informação documentada, podemos dividi-la em dois tipos básicos: documentos mantidos e documentos retidos.
Documentos mantidos podem ser tanto manuais, instruções, procedimentos criados pela empresa e que são arquivados em algum lugar, seja em papel ou em meios eletrônicos, como em arquivos na rede online. Esses tipos de informações mudam com o tempo e são atualizadas conforme muda o contexto.
Já os documentos retidos são os registros de dados e informações que garantem evidência das atividades que foram realizadas na empresa. Elas comprovam que atividades foram executadas, pagamentos foram feitos, resultados foram ou não alcançados, e por aí vai.
Os documentos que são retidos servem tanto para documentar e verificar a execução de tarefas como para o rastreamento e ações corretivas, por exemplo. Já os documentos mantidos são uma referência para a manutenção do SGA e para como executar determinadas atividades ou processos.
De qualquer forma, sejam documentos mantidos ou registros, o que importa é que ambos são relevantes para manter o SGA em dia nas empresas e simplificar os processos organizacionais.
Quais são as informações documentadas relevantes para a empresa?
Assim como citamos no início, o Requisito 7.5 na norma 14001:2015 possui objetivo semelhante ao de outras normas do sistema de gestão. E para entender melhor o que a norma ISO 14001 espera das organizações, podemos analisar na íntegra o que o requisito determina. Vejamos:
“7.5 Informação documentada
O sistema de gestão ambiental da organização deve incluir:
-
a) informação documentada, requerida por esta Norma;
-
b) informação documentada, determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do sistema de gestão ambiental“
Resumindo, o item nos diz que precisamos assegurar a existência de documentos exigidos para cumprir o padrão ISO 14001. Documentos relativos ao contexto da organização, por exemplo. Bem como, precisamos ter documentos determinados pela própria organização, como os necessários para cumprir leis e regulamentos pertinentes ao seu nicho de mercado.
A ISO 14001 também esclarece que a extensão da informação documentada para um SGA (ou seja, qual a quantidade e tipo de documentos necessários) pode distinguir-se de uma organização para outra, dependendo de fatores como:
- 1. Complexidade dos processos;
- 2. Competência da equipe que realiza os trabalhos;
- 3. Porte da organização;
- 4. Tipos de atividades, produtos ou serviços;
- 5. Necessidade de demonstrar que atende aos requisitos legais e outros requisitos.
Importância do Requisito 7.5 na ISO 14001:2015 para a empresa
Independente do porte da sua empresa, possuir as informações documentadas assim como sugere a norma, é muito importante para implementar uma gestão ambiental eficiente.
Seguir e estruturar os processos dessas informações de acordo com a ISO é um diferencial para qualquer organização. Pois através do controle da informação documentada da empresa, é possível projetar planos de melhoria, análises do que pode mudar para ajudar o meio ambiente e obter mais resultados e garantir uma melhor padronização dos procedimentos de trabalho.
Por isso, é muito importante que todas as informações documentadas estejam disponíveis e acessíveis aos envolvidos. Bem como, sejam adequadas para serem usadas quando precisarem ser utilizadas, tudo para facilitar o trabalho do dia a dia.
A ISO 14001, em outros requisitos que podem ser analisados em um próximo artigo, cita também a importância desses documentos e registros serem devidamente armazenados e preservados, a fim de garantir sua confidencialidade, integridade e acessibilidade.
Por fim, ressaltamos que seguir as recomendações do padrão (norma) que sua empresa segue pode ser a garantia de um maior controle das informações documentadas e das evidências necessárias para garantir e assegurar conformidade, eficácia e eficiência.
Tudo isso facilita o treinamento de colaboradores, a consultas e comprovação de conformidade em momentos de auditoria, por exemplo, e muito mais! Um SGA organizado facilita e agiliza qualquer processo, e esse é o caminho para o sucesso!
