Cada vez mais, as organizações se preocupam com os crescentes impactos ambientais que suas produções podem gerar. A sociedade também exerce a função de encontrar e valorizar empresas que busquem ações que sejam voltadas para a preservação do meio ambiente e o requisito 7.4 Comunicação pode te ajudar, saiba como.
As empresas têm buscado implementar um sistema de gestão ambiental (SGA) a fim de atender e cumprir requisitos ambientais e em busca de melhorias. A importância da comunicação surge em meio a esse processo, em que é necessário verificar quais são as expectativas externas e internas para poder atendê-las através de processos e ações bem direcionadas.
A comunicação com toda equipe é de suma importância para estabelecer metas e responsabilidades ambientais e, assim, gerar mudanças.
Para orientar nesse quesito, a ISO 14001:2015 utiliza o requisito 7.4.1 generalidades que está dentro do 7.4 comunicação. Ele trata exatamente sobre como estabelecer uma boa comunicação, que seja pertinente para o SGA e para as partes interessadas. Então vamos à leitura dele e analisar o requisito na íntegra.
O que a ISO 14001 diz no Requisito 7.4 Comunicação
Para entender um pouco melhor esse requisito, vamos nos ater a um trecho da norma, vejamos:
“7.4 Comunicação
7.4.1 Generalidades
A organização deve estabelecer, implementar e manter processo(s) necessário(s) para comunicações internas e externas pertinentes para o sistema de gestão ambiental. Incluindo:
-
a) sobre o que comunicar;
-
b) quando comunicar;
-
c) com quem se comunicar;
-
d) como comunicar.”
Aqui, podemos observar que o requisito 7.4.1 aponta que uma comunicação boa, eficaz e pertinente se preocupa com o que, com quem, como e quando comunicar as informações. Basicamente, temos uma espécie de “5w2h de comunicação”.
Quando se estabelecem todos os processos para a comunicação, a organização precisa levar em consideração muitos aspectos, como requisitos legais, de cliente e da própria empresa. Além disso, é preciso garantir que a comunicação seja clara e direcionada às partes interessadas corretas.
A comunicação é essencial para os processos da organização!
De modo geral, a comunicação nas organizações é algo primordial, pois através dela são comunicados os planos, objetivos, realizações e metas de um trabalho.
A comunicação com as partes interessadas, por sua vez, permite assegurar a implementação eficaz do sistema de gestão ambiental. Assim, é preciso que todos possam se manter informados de quaisquer mudanças, de quais projetos serão realizados, quais ações serão priorizadas etc.
Cada organização estabelece o que é pertinente para seu negócio, mas como a própria norma diz, é preciso que os processos de comunicação internas ou externas, quando necessário, sejam registrados e documentados. Fato comprovado pelo final do requisito 7.1.4 da norma: “A organização deve reter informação documentada como evidência de suas comunicações, como apropriado.”
Isso ajuda a cumprir melhor requisitos legais e a manter a rastreabilidade das ações, o que é fundamental.
Mas o que deve ser comunicado, afinal?
Assim como o requisito nos apresenta, existem alguns pontos principais que as organizações podem se orientar a fim de saber o que devem informar para as partes interessadas ao seu negócio.
De forma geral, a organização precisa comunicar informações relevantes para o SGA entre todos os níveis e funções. Para isso, em seu contexto, a empresa deve determinar:
O que deve ser comunicado
As informações relevantes que devem ser comunicadas variam para cada empresa e seu SGA. No geral, é importante que as empresas busquem comunicar qual é o contexto da sua organização, quais são suas políticas e princípios, quais são suas necessidades e expectativas, mudanças, competências da organização etc.
Mas é importante reiterar: é preciso analisar as informações e determinar quais são relevantes para cada parte interessada, e é preciso ser transparente no ato de se comunicar. Só assim é possível garantir conformidade ao item 7.4.
Quando isso deve ser comunicado
Após definir o que será comunicado é o momento de estabelecer quando essas ações serão informadas. Esse aspecto possui muitas variações e deve ser analisado de acordo com a necessidade de informar as partes interessadas sobre as respectivas mudanças na empresa e no SGA.
Determinados processos precisam ser comunicados rapidamente, quando algo pode apresentar atrasos ou riscos, por exemplo. Outros podem ser comunicados em períodos mais longos, quando seus processos permitem isso. Existem até comunicações periódicas, aqui vale o contexto e a realidade de cada empresa.
A quem comunicar
Nesse processo é importante estabelecer as pessoas ou setores responsáveis que irão fazer essas comunicações, bem como aqueles que irão receber as comunicações.
Estes irão determinar quais grupos e com que frequência e necessidade os processos ou mudanças devem ser informados. O que, novamente, varia de contexto para contexto, auxiliando a garantir que a comunicação seja eficaz e oportuna.
Como comunicar
Por fim, é preciso estabelecer como todas as informações serão comunicadas. Assim como em todos os itens anteriores, tudo varia de acordo com os processos da organização.
Dependendo do tipo de informação que precisa ser repassada, da necessidade e urgência é preciso encontrar os meios mais eficazes para realizar isso. Pois as informações podem ser repassadas por um email, telefonema ou até mesmo por uma rápida mensagem pelo celular, por exemplo.
Hoje, graças ao avanço tecnológico, existem pelo menos dezenas de formas de se comunicar. Então podemos transitar por aquelas que mais se adequam à realidade da empresa. Agora, algumas informações podem ter a necessidade de serem comunicadas através de uma boa e velha reunião, sendo repassadas pessoalmente.
Uma boa comunicação é a chave para o sucesso do seu negócio
O objetivo da norma ISO 14001:2015 com esse requisito é que as organizações se mostrem eficazes quanto à comunicação de ações importantes às partes interessadas e relevantes para o SGA.
Quando a comunicação é feita corretamente, os processos podem fluir melhor e muitos problemas podem ser solucionados ou até mesmo evitados. Para isso, não é necessário comunicar tudo a todo momento, por isso o requisito auxilia as empresas a fazer essa comunicação de maneira eficiente, adequada e filtrada.
Em resumo, comunicar é preciso! E para que a comunicação seja feita da maneira correta, é preciso saber como e de qual maneira repassar todas as informações. Seguir o “5w2h” do item 7.4.1 pode ajudar, e muito, no planejamento das ações.
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