Em um processo de auditoria de certificação da QMS é comum gerar recomendações de melhoria durante o processo, essas recomendações fazem as organizações melhorarem seus sistemas de gestão e processos.
Na QMS, definimos recomendações de melhoria como:
- A conformidade com os requisitos dos critérios de avaliação (Normas) podem estar em risco e a organização está obrigada a investigar o potencial da não conformidade e implementar ações.
Ao final da auditoria de certificação, o auditor pode deixar com a organização uma ou mais recomendações de melhorias, na QMS, essas recomendações devem ser tratadas e na próxima auditoria serão verificadas para avaliação de sua eficácia.
Mas afinal, como tratar recomendações de melhoria?
A organização pode utilizar a mesma sistemática interna para tratamento de não conformidade e assim dar tratamento as recomendações de melhoria com ações corretivas e processo de verificação de eficácia.
- Correção/Disposição: A organização precisa avaliar uma correção imediata, também denominada de disposição, para a recomendação de melhoria apontada. Esse processo tem por objetivo sanar a situação de imediato.
- Causas: Assim como em não conformidades, é necessário a organização avaliar possíveis causas que geraram esse apontamento. Dentro da sistemática da empresa já existe método definido para análise de causa, portanto deve ser aplicado como tal. Ferramentas como o Diagrama de Ishikawa auxiliam esse processo para chegar na causa raiz.
- Abrangência: o processo de avaliação de abrangência para as recomendações de melhoria apontadas também é fundamental para um correto tratamento, deve ser verificado se o fato gerador dessa recomendação de melhoria pode estar presente em outros processos ou setores da organização.
- Ações corretivas: Ao findar as etapas anteriores e já conhecer a causa raiz do fato gerador das recomendações de melhoria é hora de estabelecer os planos de ação. Com base em toda a investigação a organização pode chegar em uma ou mais ações para sanar o problema ocorrido, como ações de treinamento, revisão de processo, revisão de procedimento, double check de processos, etc.
- Verificação de eficácia: Após as ações corretivas, a organização, de acordo com seus procedimentos internos, verifica a eficácia das ações corretivas.
Na próxima auditoria de manutenção todas as evidências, planos de ação, registros serão verificados pelo auditor responsável para este fechar nos controles da QMS e evidenciar a melhoria contínua por meio das recomendações de melhoria.
