Neste artigo vamos entender o que é, como funciona e como aplicar o 5W2H, uma ferramenta que pode auxiliar muito na gestão para sua empresa!
No ambiente empresarial, existem muitas ferramentas que auxiliam no dia a dia dos trabalhadores. Uma das mais famosas é o 5W2H. Ele é prático e pode ser útil em inúmeros momentos e setores da empresa.
O 5W2H é muito versátil e pode ajudar a solucionar diversos problemas. A ferramenta pode ser usada para organizar melhor tarefas, atividades isoladas e em outras situações, entretanto, foi pensada principalmente para elaborar projetos.
Basicamente, o 5W2H é um conjunto de sete questões simples que ajudam a elaborar os planos de ações e orientar o que precisa ser feito. Justamente por sua facilidade de aplicação, tornou-se uma metodologia bem famosa entre administradores, gestores e todas aquelas pessoas que desejam se aprimorar no trabalho.
O nome em si (5W2H), corresponde a uma sigla e neste artigo vamos conhecer cada uma das letras que a compõem, além de entender um pouco mais essa ferramenta e sobre como ela pode nos ajudar nas rotinas de trabalho. Vamos lá?
O que é o 5W2H e como ele surgiu?
Apesar da ferramenta 5W2H ser alvo de vários estudos e muito ser utilizada mundialmente, não se sabe exatamente quem foi seu criador.
Registros apontam que é muito provável que tenha sido desenvolvida durante a implantação do Sistema Toyota, já que os funcionários e gestores da montadora foram precursores na aplicação desse método.
Em síntese, a ferramenta é uma metodologia que busca garantir que aspectos importantes de um projeto ou tarefa sejam levados em conta na hora do planejamento.
Além disso, basicamente, o 5W2H corresponde a uma tabela, contendo cada questão (os 5 W’s e os 2 H’s) e um espaço para que sejam respondidas conforme a demanda do seu projeto.
5 dáblios e 2 agás (5W2H)
A sigla 5W2H é formada por números e letras (em inglês) que correspondem às iniciais das perguntas que ajudam a esclarecer nossos projetos.
Essa combinação de letras compõem não só o nome da ferramenta como também sua aplicação. Basicamente, a ideia da ferramenta é que você responda as questões para se orientar no planejamento.
Vejamos cada uma delas:
What – “o que” será feito?
Aqui você deve determinar o que pretende realizar, ou seja, qual o seu objetivo. Então, defina e descreva o que será realizado. Atente-se em detalhar bem para que todos consigam visualizar os caminhos daquilo que precisa ser concretizado.
Why – “por que” será feito?
A justificativa para o propósito que você deseja realizar, para que você ou sua equipe consigam entender a ideia e desenvolvê-la. É muito importante garantir que os motivos do projeto sejam muito bem explicados, para que todos consigam entender como isso deverá ser executado.
Who – “quem” serão os responsáveis
Aqui você define quem serão os responsáveis pelo desenvolvimento de cada etapa do projeto, bem como por sua execução, monitoramento e outros aspectos importantes.
Where – “onde” será executado?
Neste tópico você irá definir o local em que tudo será desenvolvido. Neste caso, pode ser um local físico ou não, por exemplo, ou se será na unidade atual da empresa ou em alguma filial. Pode-se também discorrer sobre qual setor será afetado ou em qual etapa do processo, por exemplo.
When – “quando” será feito?
Esta talvez seja a questão mais didática. Ela requer que você defina qual será o prazo de execução do projeto ou quanto tempo será necessário para concluí-lo.
How – ‘como’ vai ser realizado?
Neste tópico você vai definir quais serão as etapas e como pretende realizar o processo. Aqui, descrevemos técnicas, metodologias, sistemas ou formas mais específicas de executar a tarefa e o projeto como um todo.
How much – ‘quanto’ isso pode custar?
Esse último tópico está ligado à questão de quanto o projeto pode custar, quais serão os gastos, quantidades e investimentos necessários. Pode-se também listar outros tipos de recursos necessários, apesar de não ser muito comum.
Como o 5W2H pode ser aplicado?
De forma simples, basta montar uma planilha, seja no excel ou até mesmo em uma folha de papel. Coloque duas colunas divididas em 7 linhas e coloque na primeira coluna as 7 perguntas (os 5 W’s e os 5 H’s). A partir disso, você terá o “esqueleto” da ferramenta em mãos.
Em seguida, responda as questões baseando-se em seus objetivos e na realidade da sua empresa.
Geralmente, as respostas serão curtas e sucintas, afinal o objetivo deste método é ser simples, prático, mas é claro que algumas respostas podem exigir um pouco mais de detalhamento.
5W2H: uma ferramenta simples que pode ajudar a evoluir muito seus projetos
Seja qual for seu objetivo, é possível desfrutar de todos os benefícios dessa ferramenta e melhorar muito o seu planejamento.
O 5W2H é uma ótima oportunidade para qualquer pessoa que busca aprimorar seus projetos e buscar estratégias para solucionar possíveis problemas. Além disso, se orientando da maneira correta, você vai estar no caminho certo para otimizar o seu tempo e sua rotina.
Neste artigo, falamos um pouco sobre o básico desta ferramenta. Sabe onde mais você pode se orientar para entender mais sobre o funcionamento do 5W2H? A QMS disponibiliza uma assinatura anual que conta com mais de 30 cursos em seu portfólio e um deles é uma super Q Class sobre o 5W2H, vem conhecer clicando aqui!
