Nesse artigo vamos entender o que é, como surgiu esta técnica e como a aplicação dos 5 porquês pode ajudar sua organização.
Os processos da sua empresa podem, às vezes, apresentar adversidades e quando elas aparecem, precisamos identificar suas causas para que possamos resolvê-las da melhor maneira possível.
Os 5 porquês é uma das técnicas mais utilizadas para auxiliar na identificação da causa-raiz de problemas. O objetivo dessa ferramenta é ajudar na detecção da principal causa de um defeito ou problema. E esse método funciona basicamente “perguntando 5 vezes” o motivo do problema analisado.
Parece bem simples, não é mesmo? Basta responder às perguntas de maneira correta e investigativa. Mas, sobre essa simplicidade da metodologia, é preciso entender a maneira correta de realizar essas perguntas para que não o façamos de forma superficial.
Então, para entender melhor essa história, ao longo deste artigo vamos conhecer um pouco mais sobre a origem, a importância e sobre como aplicar o 5 Porquês corretamente no ambiente organizacional.
Qual a origem dos 5 porquês?
A ferramenta dos 5 porquês foi um método desenvolvido no Japão em meados da década de 70, por Sakichi Toyoda, fundador do sistema Toyota de produção.
Seu objetivo principal com a ferramenta era buscar entender qual é a raiz dos problemas identificados nas linhas de produção e encontrar maneiras de solucioná-los.
Assim, o 5 Porquês busca eliminar questões superficiais dos problemas através de perguntas. Elas aprofundam a análise dos problemas para definir exatamente o que pode ter causado a não conformidade e, assim, possibilitar ações de melhoria mais assertivas.
Como essa metodologia funciona?
O 5 porquês é uma metodologia que consiste em questionar o porquê de determinado problema até ser possível definir sua verdadeira causa-raiz.
Para que a técnica seja usada de forma efetiva é importante que todos da equipe estejam envolvidos na aplicação.
Além disso, é essencial que cada indivíduo apresente suas experiências e pontos de vista, pois isso pode enriquecer a perspectiva geral da análise que cada um apresenta diante dos problemas.
Como aplicar o 5 Porquês
A utilização dessa ferramenta ajuda muito na gestão de qualidade e otimização dos processos nas organizações. Pois ela foca no principal problema e possibilita ajudar a eliminar próximas falhas.
Se surge um problema frequente em algo da sua empresa (reincidência) é necessária uma atenção mais detalhada para entender o que está ocorrendo. Então podemos aplicar os 5 porquês para analisar possíveis causas. Para isso, vamos imaginar um exemplo e seguir alguns passos antes da aplicação das perguntas.
Primeiro, você deve identificar qual é o problema e se atentar em reunir todos os envolvidos no processo para discutirem juntos todas as questões. Além disso, é interessante coletar todos os dados possíveis e fazer uma “apresentação” do contextos antes e aplicar a ferramenta.
Depois, podemos iniciar a aplicação das perguntas. Mas atenção, as perguntas precisam ter relação com a resposta do porquê anterior, e todos os participantes precisam ser honestos e consistentes em suas respostas. Por isso, a atuação de um mediador é fundamental.
Exemplo de aplicação do 5 Porquês
Vamos imaginar uma determinada situação, como uma empresa que produz aparelhos de som para venda, por exemplo.
Em certo momento, é determinado que o produto está saindo da empresa apresentando um defeito no áudio. Sendo assim, podemos aplicar a técnica dos 5 porquês para levantar hipóteses e entender o que pode ter sido a causa desse defeito. Então vamos lá!
Primeiramente vamos definir o problema: Aparelhos de som com defeito no áudio.
- Por que esse produto apresentou defeito? Porque pode ter ocorrido problemas na fabricação.
- Por que ocorreram problemas na fabricação? Porque a máquina responsável pela fabricação pode ter apresentado defeitos de uso.
- Por que a máquina apresentou defeitos? Pode ter sido porque não houve manutenção correta do maquinário.
- Por que não foi realizada a manutenção dos maquinários? Pode ser porque os responsáveis não sabiam quais cuidados eram necessários para manutenção da máquina e não tinham uma supervisão frequente.
- Por que esses responsáveis não sabiam sobre os cuidados necessários para o bom funcionamento da máquina? Porque eles podem não ter recebido todas as instruções necessárias durante o seu treinamento e com a falta de supervisão não perceberam o defeito que estava causando no produto.
Consegue notar agora como, através dessa técnica de 5 perguntas simples, conseguimos encontrar os resultados que estamos buscando?
Com o 5 porquês, conseguimos analisar a causa do problema mais a fundo e entender que o defeito em um aparelho de som era possivelmente a falta de manutenção do maquinário, por conta do desconhecimento dos responsáveis pela fabricação.
Agora então, definido qual foi o problema, a organização consegue facilmente definir um plano de ação para solucionar esses defeitos de forma definitiva, sem reincidências. Perguntar apenas o porquê das coisas pode parecer simples. Entretanto, responder às perguntas requer reflexão em detalhes dos processos que são realizados.
O 5 porquês pode ser a solução para identificar as causas dos problemas da sua empresa!
Devemos pontuar que esse não é o único método para encontrar causas-raízes e que ele pode muito bem ser trabalhado em conjunto com outras ferramentas.
Mas com ajuda dessa metodologia, você pode ter em mãos a causa-raiz dos problemas que estavam atrasando o rendimento da sua organização. Através dos dados levantados por ela, é possível elaborar estratégias para resolver essas problemáticas e evitar que elas aconteçam novamente.
Agora que entendemos como funciona o método dos 5 porquês e sua aplicação, você pode começar a rever quais são os processos que falham e aplicar a ferramenta na sua empresa.
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