Nem todas as empresas têm costume de realizar o fechamento anual do sistema de gestão (SG). Porém, essa é uma boa prática que pode fazer muita diferença nos resultados do ano seguinte, além de engajar muito os colaboradores.
Isso tudo porque nós, seres humanos, gostamos muito de comemorar e encerrar ciclos. Naturalmente, o natal e o ano novo, por exemplo, são tidos como datas de reflexão e planejamento para o que está por vir. Dessa forma, levar estes momentos para os sistemas de gestão é fundamental.
Hoje, vamos falar sobre algumas ações que podem ajudar a encerrar o ano com chave de ouro e, assim, estimular mais engajamento e resultados no ano seguinte. Não focaremos em uma única norma ou sistema, de forma que este texto sirva para SGs baseados em ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, entre outros.
Faça uma revisão crítica inteligente, e não burocrática!
As análises críticas são pontos fundamentais de um sistema de gestão, bem como são obrigatórios para a certificação em diversas normas. Dessa forma, o fim de ano é o momento perfeito para uma análise crítica mais qualitativa, ampla e sistêmica. Daquela que vai muito além dos números.
Neste momento, teremos em mãos os resultados do ano todo, o que pode trazer grande visão sistêmica e estratégica. Assim, agora, ainda mais importante do que o valor do indicador é o contexto do resultado. Devemos nos perguntar, por exemplo:
- O que nos levou a batermos a meta x?
- O que prejudicou o atendimento à meta y?
- Quais decisões de gestão funcionaram?
- O que pode ser replicado em 2026?
- Quais não conformidades trouxeram mais prejuízo?
- Quais NCs tratadas trouxeram melhores resultados?
- Quais falhas não podemos repetir?
- Quais boas práticas surtiram mais efeito?
- Entre outras.
Sempre foque no reconhecimento e engajamento da equipe
Independentemente de qual for o nicho, área de atuação ou norma, um fato é universal: o sistema só existe porque há pessoas por trás dele. Portanto, vale a pena fazer um fechamento anual do sistema de gestão com foco em reconhecer os colaboradores.
As opções de ações de reconhecimento são infinitas, podemos emitir certificados simbólicos, criar um mural de conquistas, fazer um agradecimento público e até mesmo conceder brindes e premiações. Além disso, essas ações podem ser tanto individuais como coletivas, o que aumenta ainda mais a gama de opções e, igualmente, as possibilidades de impactar positivamente a empresa.
De qualquer forma, fazer um fechamento anual do sistema de gestão focado em reconhecer pessoas ajuda a reforçar o senso de propósito. Com isso, nossos colaboradores entendem melhor o porquê de termos um SG e o quanto ele é importante para nossa empresa e partes interessadas.
Planeje as capacitações necessárias para evoluir os resultados
Outro fato importante e universal é que as pessoas só conseguem desenvolver um bom trabalho se forem capacitadas para ele. Assim, em vez de só planejar metas de resultado, use o fechamento anual do sistema de gestão para montar um mapa de desenvolvimento de competências.
As ações anteriores vão nos ajudar a entender onde acertamos, mas também podem ajudar a demonstrar onde falta melhorar. Assim, identifique lacunas técnicas e comportamentais que impactaram o sistema negativamente ou que impediram resultados ainda melhores. Para isso, conte também com a ajuda dos colaboradores, converse com eles e pergunte sobre suas dificuldades e problemas de rotina.
Por fim, com tudo mapeado, planeje capacitações que ajudem seu fechamento anual do sistema de gestão ir além! É possível realizar treinamentos curtos, práticos e conectados com a estratégia do negócio ainda no final do ano. Também é possível organizar palestras, workshops e outras ações que aproveitem o clima festivo do final de ano.
Já as lacunas maiores e mais complexas entram para o calendário de 2026, e já podem começar a ser organizadas com mais calma e cuidado. Dessa forma, o resultado será, com certeza, muita melhoria e bons resultados no ano que está por vir.
Faça a atualização de ameaças e oportunidades
Para encerrar o fechamento anual do sistema de gestão no melhor estilo, uma ação um pouco mais específica e técnica: a atualização dos riscos! Com o planejamento estratégico em mãos, teremos ideias do que estará por vir. Assim como sabemos que o contexto da organização muda e o sistema precisa refletir isso.
Dessa forma, o final de ano é ideal para reavaliar riscos estratégicos, considerando especialmente o cenário econômico. Fornecedores, legislação e até mudanças internas (como estrutura, tecnologia ou cultura) podem ser, de certa forma, antecipados e planejados. Algo que pode poupar muita dor de cabeça no futuro.
Isso não só nos ajuda a aproveitar oportunidades e evitar ameaças como também demonstra maturidade e alinhamento do SGQ com a realidade da empresa. Assim, conseguimos comunicar partes interessadas, trabalhar mais assertivamente e aproveitar ao máximo nossos recursos e potencial!
Fechamento anual do sistema de gestão: o maior presente que uma empresa pode receber
Por fim, é preciso dizer que encerrar o ano com o sistema de gestão em ordem é mais do que uma obrigação, é um ato de inteligência organizacional. Afinal, cada não conformidade tratada, cada indicador analisado e cada melhoria planejada representam maturidade, aprendizado e comprometimento com o que realmente importa: evoluir. E tudo isso, no fim das contas, vai se refletir em bons resultados para nossos processos!
Ou seja, o verdadeiro “presente de fim de ano” não está em um selo ou certificado na parede – apesar de ele ser um reconhecimento importante. O verdadeiro presente está na consciência de que nossas empresas aprenderam com o ciclo que se encerra – e que estão prontas para o próximo! Quando um sistema de gestão é revisado com propósito, ele não apenas garante conformidade, mas revela o quanto a cultura da qualidade, do meio ambiente, da segurança ocupacional, da segurança da informação, etc. está viva e trazendo resultados!
Portanto, assim como um presente bem escolhido, o fechamento anual do sistema de gestão entrega valor, significado e expectativa. Ele envolve nossas empresas em uma sensação de dever cumprido e abre espaço para o novo, para o aprimoramento e para a inovação. Porque no fim das contas, o maior presente que uma organização pode receber é a confiança de que está melhor do que ontem e muito mais preparada para o amanhã!
