Seja para qual for o sistema de gestão, existem algumas etapas da certificação em normas ISO (9001, 14001, 27001, 45001 e outras) que são básicas. Elas estão presentes em qualquer implementação e em qualquer empresa, seja qual for o nicho, porte ou área de atuação.
No artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre essas etapas. A ideia é auxiliar você a compreender melhor como funciona um processo de certificação e preparar sua empresa para uma implementação de sucesso.
Para cada etapa listada aqui, é interessante fazer ações de conscientização e engajamento, preparando as pessoas e mostrando que todo o processo é apenas uma ação maior de melhoria para as partes interessadas. Assim, conhecer cada etapa é fundamental para profissionais da qualidade, auditores e até mesmo colaboradores. Então, vejamos quais são as etapas fundamentais desse processo!
1ª etapa – Realização da Análise de GAPs
A primeira e mais importante das etapas da certificação em normas ISO (seja na 9001, 14001, 27001, 45001 ou outras) é a identificação de lacunas.
Mesmo que sua empresa nunca tenha se preocupado com uma certificação, muitas das boas práticas contidas em uma norma, muito provavelmente, já estão sendo executadas nos seus processos.
Assim, o primeiro passo é entender o que o padrão propõe e aquilo que ainda não está presente na rotina da sua empresa.
2ª etapa – Planejamento e implementação do Sistema
A partir do gap analysis, podemos partir para o planejamento das ações que vão promover melhorias e implementar o que falta no sistema. Neste momento, vamos traçar planos de ação que acrescentem ao sistema de gestão dispositivos que atendam aos padrões implementados.
Por exemplo, se for identificado que a empresa não trata as não conformidades, é preciso criar um plano de ação para conscientizar as pessoas, identificar as NCs e montar um fluxo que permita uma tratativa sistêmica.
A implementação do sistema nada mais é do que acrescentar à sua empresa boas práticas importantes para o negócio. Boas práticas estas que estão “listadas” no sistema de gestão escolhido.
3ª etapa – 1ª Avaliação de Conformidade: auditoria interna (de 1ª parte)
Feita a implementação, é preciso entender o quão eficaz o sistema é. Principalmente no início, é possível que a forma como implementamos algo não seja interessante para empresa. Isso vai gerar não conformidades ou problemas nos processos.
Então, é preciso fazer uma auditoria interna. Uma avaliação de como a empresa está rodando os processos em comparação com o que a norma (9001, 14001, 27001, 45001 etc) exige. Este momento serve para encontrarmos melhorias, evoluirmos os processos e, também, nos prepararmos para a auditoria.
4ª etapa – Execução de ações corretivas
Após a auditoria interna, é preciso trabalhar os pontos de melhoria e não conformidades apontadas.
Essa etapa é relativamente simples, a depender da complexidade do que foi apontado na verificação da conformidade. Ela consiste em analisar os apontamentos e executar ações para eliminar suas causas raízes. Sempre avaliando o quão conformes essas ações realmente foram.
5ª etapa – 2ª Avaliação de Conformidade: auditoria externa (de 3ª parte)
Após as fases anteriores, o sistema está pronto para receber a sua primeira auditoria externa. Neste momento, teremos uma instituição externa (certificadora) avaliando a conformidade da gestão com o padrão auditado.
Essa é umas das etapas da certificação em normas ISO mais importantes de todas! Aqui, toda e qualquer inconsistência entre os processos, os requisitos da empresa e os requisitos do padrão auditado (9001, 14001, 27001, 45001 etc) serão verificados.
Neste momento, profissionais especializados em sistema de gestão (auditores) irão avaliar todo o sistema de gestão e identificar não conformidades e pontos de melhoria. Com isso, a empresa não só garante conformidade, mas pode melhorar significativamente a eficiência e eficácia de suas operações.
6ª etapa – Execução de ações corretivas
Muito raramente uma organização passa por uma certificação em normas ISO (seja na 9001, 14001, 27001, 45001 ou outras) sem receber algumas não conformidades. Isso é normal e saudável para a saúde do sistema.
Dito isso, após a auditoria externa, a empresa precisa traçar planos de ação e eliminar as causas raízes dessas NCs.
Essa etapa é exatamente igual a etapa de execução das ações corretivas da auditoria interna. A única diferença é que os apontamentos vêm da certificadora, o agente externo, e não auditoria interna em si.
7ª etapa – 3ª Avaliação de Conformidade: 2ª auditoria externa (de 3ª parte)
Pode acontecer de a empresa passar de primeira na autoria externa, sem nenhuma não conformidade. Mas é comum que haja pontos a serem trabalhados.
Assim, após a 1ª auditoria externa e a execução das ações corretivas, a empresa tem de passar um uma nova avaliação externa.
Essa 3ª avaliação da conformidade tem como objetivo entender se as não conformidades apontadas anteriormente foram realmente eliminadas. O que pode se repetir mais de uma vez, caso necessário.
Certificado entregue, Manutenção e Melhoria Contínua:
Após todas essas etapas, a certificadora tem dados suficientes para atestar conformidade com o sistema de gestão auditado. Então, feitos os “trâmites burocráticos”, você receberá o tão sonhado certificado!
Agora, é preciso manter o sistema de gestão funcionando e em dia. Isso significa executar auditorias internas periódicas em busca de possíveis não conformidades e oportunidades de melhoria. Ou seja, o trabalho não acaba com a chegada do certificado.
Além disso, também é preciso passar por auditorias externas (de 3ª parte) periodicamente. Isso assegura que pontos de melhoria ou NCs não estão sendo deixados de lado e fornece dados para a certificadora tornar o sistema de gestão rastreável.
Certificações ISO: moldando um futuro de conformidade e excelência
Concluir com sucesso o processo de certificação em normas ISO é uma conquista que reflete o compromisso de uma organização com a excelência e conformidade. No entanto, é crucial reconhecer que essa jornada não é percorrida sozinha.
Optar por uma certificadora com profissionais altamente capacitados e um sólido know-how de mercado é uma decisão estratégica que influenciará diretamente os resultados finais.
Profissionais experientes não apenas conduzem bem as audições, mas também oferecem insights valiosos para otimizar processos internos. O conhecimento especializado que eles obtêm ao longo dos anos permite que sua organização navegue pelos desafios com confiança, garantindo que todos os requisitos da norma sejam atendidos de maneira eficaz.
Além disso, uma certificadora séria e competente entende as nuances específicas do seu setor e adapta suas abordagens para se alinhar às suas necessidades da empresa auditada. Essa personalização é crucial para uma implementação bem-sucedida e para o crescimento contínuo do sistema de gestão e da empresa contratante.
A busca por uma certificadora qualificada, portanto, é um investimento no futuro da organização. Encontrar uma parceria sólida oferece mais do que uma simples certificação: fornece a base para melhorias sustentáveis e impactantes. Uma boa certificadora capacita sua organização para operar com maior eficiência, gerenciar riscos com mais eficácia e alcançar uma vantagem competitiva duradoura e sustentável.
Agora, para finalizar e reforçar, entenda que à medida que você se prepara para abraçar as etapas da certificação em normas ISO, lembre-se de que você não está sozinho nessa jornada! Escolha com sabedoria, buscando uma certificadora que compartilhe seus valores e objetivos estratégicos. Juntos, vocês enfrentarão desafios, celebrarão conquistas e pavimentarão o caminho para um futuro mais resiliente e orientado para a excelência operacional. O destino? Resultados incríveis para todas as partes interessadas.
