No universo dos Sistemas de Gestão é comum surgirem dúvidas sobre o que realmente precisa estar documentado, o que é obrigatório e como apresentar evidências de que tudo está funcionando. Esses três conceitos – requisitos obrigatórios, requisitos documentados e evidências – estão relacionados, mas possuem funções e exigências distintas dentro das normas ISO.
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Requisitos Obrigatórios
Se você fizer a leitura de uma norma ISO de requisitos, como a ISO 9001, ISO 37001, ISO/IEC 27001, etc., em diversos momentos verá a palavra “deve”, ou seja, a implementação daquele requisito é uma obrigatoriedade para a organização.
Requisitos obrigatórios são as exigências mínimas estabelecidas pela norma que a organização deve atender para estar em conformidade. Eles podem ser operacionais ou estratégicos.
Requisitos Documentados
Alguns requisitos devem ser documentários, ou seja, não basta apenas a aplicação da ação que é pedida no requisito, é preciso fazer essa descrição em algum documento. Usemos como exemplo o requisito 5.2.2 Comunicando a política da qualidade da ISO 9001:2015:
“A política da qualidade deve:
- Estar disponível e ser mantida como informação documentada;
- Ser comunicada, entendida e aplicada na organização;
- Estar disponível para as partes interessadas pertinentes, como apropriado.”
Novamente, ênfase no uso do termo “deve” na norma, indicando obrigatoriedade e que dentro das exigências desse requisito é necessário ter escrito em algum local a política da qualidade, de modo que qualquer parte interessada pertinente possa ter acesso para consulta.
Em resumo, requisitos documentados são aqueles que precisam reter registros documentados da sua adoção.
Evidências
Se você for auditado para obtenção de um certificado de 3º parte, escutará muito essa questão do auditor: “Mas qual a evidência disso?”
Evidências são as provas de que o sistema de gestão está sendo executado conforme o planejado. Elas podem ser registros, resultados de monitoramentos, atas de reunião, relatórios de auditoria, fotos, vídeos, entre outros documentos que demonstrem conformidade com o requisito.
A evidência pode estar inserida em um requisito documentado, mas vai muito além. Dentro da ISO 9001:2015, peguemos como exemplo o item 4.1 Entendendo a organização e seu contexto:
“A organização deve determinar questões externas e internas que sejam pertinentes para o seu propósito e para seu direcionamento estratégico e que afetem sua capacidade de alcanças o(s) resultado(s) pretendido(s) de seu sistema de gestão da qualidade.
A organização deve monitorar e analisar criticamente informação sobre essas questões externas e internas.”
Note que em momento algum é solicitado uma informação documentada, mas é um requisito obrigatório, como você pode comprovar a implementação? Com uma evidência! Para sustentar seu argumento de implementação é possível: apresentar como documento uma análise de contexto, ex.: análise SWOT, CANVAS, PESTEL, etc., é possível apresentar a ata de uma reunião de Brainstorming ou apresentar a gravação dessa reunião.
Esperamos ter ajudado!
