Seja para empresas de pequeno, médio ou grande porte, manter o sistema de gestão (SG) simples e atualizado é sempre um desafio. Isso porque um SG depende de diversos fatores para funcionar corretamente.
Isso leva a dificuldades não só de atualização, como também pode gerar engessamento dos processos, lentidão na execução e até mesmo não conformidades. Assim, além de prejudicar o desempenho da empresa, um sistema de gestão ruim também pode, então, impactar negativamente na satisfação do cliente.
Por isso, esforçar-se para manter o sistema de gestão simples e atualizado é, antes de tudo, uma boa prática para elevar resultados e melhorar a organização como um todo. No artigo de hoje, vamos dar algumas dicas de como melhorar a fluidez do sistema de gestão, o que também impacta na qualidade das auditorias!
As dicas contidas aqui servem principalmente para sistemas de gestão baseados em padrões ISO, tais quais a ISO 9001:2015 ou a ISO 45001:2018. Mas outros SGs podem se beneficiar delas também.
Além disso, valasse ressaltar que devido ao advento do Anexo SL, ficou muito mais fácil integrar normas e, inclusive, entender o funcionamento delas. Assim, mais que nunca, os sistemas de gestão caminham para a simplicidade, eficácia e eficiência. Dito isto, vamos ao conteúdo!
Não economize tempo na implantação do sistema de gestão
Essa dica serve principalmente para quem está iniciando os trabalhos de certificação, mas serve também para quem precisa mudar ou implementar novas rotinas. Ou seja, serve para todo profissional de gestão!
Muitas vezes, por querermos implantar os sistemas em tempo record, acabamos criando documentações sem refletir direito sobre sua funcionalidade na empresa. Isso cria burocracia e complexidade para os processos, criando dificuldades para a fluidez e atualização pós projeto de implantação.
Então, é importante trabalhar muito conscientemente durante as fases iniciais da criação de um sistema de gestão ou de novas práticas. Isso vai ajudar a desenhar um sistema focado no que a empresa realmente precisa, e não em preencher documentos. Isso, por si só, vai ajudar a manter o sistema de gestão simples e atualizado a posteriori.
Conscientize as pessoas e delegue funções e responsabilidades
Por menor que seja sua empresa, é errado centralizar todas as rotinas do sistema de gestão em uma única pessoa. O SG tem como propósito servir à empresa e melhorar os processos, então ele precisa ser responsabilidade de todos e precisa ser mantido por todos.
Tentar restringir o sistema de gestão a uma ou algumas pessoas vai criar sobrecarga e redundância, então é preciso conscientizar as pessoas. Se todos compreenderem seus papéis e responsabilidades no sistema, ele tende a rodar de forma mais simples e manter-se atualizado.
Além disso, pessoas conscientes da importância do SG atuarão de forma mais ativa e focada, por exemplo, revisando documentos quando necessário. Elas irão trabalhar para melhorar o sistema e seus dispositivos como um todo, criando mais fluidez e velocidade para os processos.
Foque no essencial e não crie burocracia
Evite a tentação de criar um sistema de gestão muito complexo com procedimentos e documentação excessivos. Concentre-se no que é essencial para atingir os objetivos da sua empresa. Isso parece simples, mas no dia a dia dos processos, pode ser bastante desafiador.
Devido à pressão para alcançar conformidade ou para agilizar uma determinada demanda, podemos acabar criando muitos documentos e rotinas que vão apenas gastar tempo e exigir esforço desnecessário. Isso causará lentidão, dificuldades de atualização e desperdício de recursos.
Assim, mantenha apenas a documentação relevante, não crie documentação apenas para cumprir requisitos normativos (para normas, por exemplo as ISOs 9001, 14001, 45001 entre outras). Mantenha apenas os documentos que são realmente necessários para a operação e melhoria do sistema.
Este é, talvez, o aspecto mais relevante quando o assunto é manter o sistema de gestão simples e atualizado!
Contrate uma certificadora que te ajude a simplificar os processos!
A certificadora é a entidade que vai auditar seu processo e apontar oportunidades de melhoria para seu sistema de gestão. Assim, a forma como a certificadora trabalha vai afetar diretamente o andamento dos seus processos.
Se você contratar uma empresa que não tem em vista os fatores relatados aqui, muito provavelmente ela exigirá de você maior quantidade de documentos e rotinas, talvez até desnecessárias. Por isso, é importante contar com um provedor externo que te ajude a buscar mais simplicidade, eficácia e eficiência no sistema de gestão.
E neste requisito, a QMS pode te ajudar. Conte conosco para garantir auditorias que realmente te ajudam a manter o sistema de gestão simples e atualizado!
A simplicidade é a chave para manter o sistema de gestão simples e atualizado!
Em um mundo empresarial em constante evolução, a manutenção de um sistema de gestão simples e atualizado nunca foi tão crucial. Como mencionado anteriormente, um sistema de gestão eficiente é a espinha dorsal de uma organização, independentemente do seu tamanho. Ignorar sua importância pode resultar em consequências graves para a saúde da empresa.
A complexidade e a burocracia desnecessária podem sufocar a agilidade dos processos e minar a eficiência operacional. Isso não apenas prejudica o desempenho interno, mas também afeta diretamente a satisfação do cliente. Afinal, clientes satisfeitos muitas vezes são o resultado de processos internos otimizados e eficazes.
Portanto, a busca por manter um sistema de gestão simples e atualizado não é apenas uma boa prática, mas uma necessidade imperativa. A simplicidade na implantação, a conscientização de todos os colaboradores sobre suas responsabilidades e a eliminação da burocracia desnecessária são passos fundamentais para alcançar esse objetivo.
Além disso, ao escolher uma certificadora, certifique-se de que ela compartilha sua visão de simplificar e melhorar os processos, em vez de complicá-los. A colaboração com parceiros externos que promovem a eficácia e a eficiência do sistema de gestão é um passo importante na busca pela simplicidade e atualização contínua.
Em resumo, um sistema de gestão simples e atualizado não é apenas um luxo, mas um requisito para o sucesso nos negócios modernos. Ele não apenas impulsiona a eficiência interna, mas também contribui significativamente para a satisfação do cliente. Portanto, invista tempo e esforço na simplificação e atualização do seu sistema de gestão, e colha os frutos de uma empresa ágil, eficaz e pronta para enfrentar os desafios do mercado em constante mudança. Afinal, a simplicidade é o caminho para a excelência.
