Saiba como auditar o contexto da Organização na ISO 9001 em empresas que utilizam SWOT e qual o verdadeiro ponto chave do requisito 4.1!
Saber como auditar o contexto da Organização na ISO 9001 tem sido um desafio desde a revisão da norma em 2015. Afinal, por mais que esse conceito, de certa maneira, já fizesse parte da norma, a 9001:2015 o formalizou e exigiu atenção a ele. E isso pegou muitos auditores de surpresa.
Já publicamos um artigo sobre a interpretação do item aqui no blog. Detalhamos o requisito e suas aplicações. Entretanto, sabemos que na hora de auditar, a teoria não fica tão óbvia, por isso, resolvi trazer um exemplo de como o contexto pode estar formalizado e falar um pouco sobre isso.
No exemplo, vamos utilizar a Matriz SWOT, uma ferramenta consolidada e muito utilizada para esse fim. Neste artigo, não tenho a intenção de explicar como a SWOT (ou FOFA, em português) funciona. Vou apenas mostrar o exemplo pronto e, então, falar um pouco sobre como auditar o requisito 4.1.
Primeiro passo (e primeiro erro) na hora de auditar o requisito 4.1
Você vai auditar uma empresa ABC, qual a primeira coisa que você faz? Pesquisa!
Antes mesmo de chegar na empresa o auditor realiza uma pesquisa sobre a empresa para que tenha uma base sobre o ramo de atividade, legislação que a envolve, parceiros de negócio e se já esteve envolvida em alguma polêmica. Essa pesquisa acaba gerando uma base para o contexto da organização.
Chegando na empresa, começará no requisito 4.1, e já de cara o documento que contém a SWOT no Contexto da Organização. No melhor dos cenários, o auditor é conduzido à alta direção logo no começo da auditoria. Por que no melhor dos cenários? A alta direção não é obrigada a estar presente no começo da sua auditoria, você poderá encontrá-la no meio ou no final da auditoria, isso irá de acordo com o plano de auditoria que você enviou e o que foi aprovado pela organização.
Ao se deparar com a Alta Direção, procura checar se o que ela aponta bate com o que está escrito na SWOT, como se os itens ali descritos fossem um “checklist” do contexto. Isso é um erro, pois, pense bem: quem sabe mais acerca da empresa: “um documento formalizado” ou “a alta direção que empreende esforços para dirigir a empresa”? Obviamente, as pessoas são sempre a melhor fonte de informações nesses casos.
Para que serve a SWOT no contexto da organização?
A SWOT será seu guia básico, questione o que foi colocado durante sua auditoria:
- Se isso é uma fraqueza interna, você já tomou alguma ação para melhorar?
- Se é uma ameaça, possui algum plano para mitigação ou transferência do risco?
- Por que você considera isso uma força?
- Qual o impacto disso no seu negócio?
- Você tem algum KPI para monitorar essa situação?
Não esqueça se sempre fazer perguntas abertas, ou seja, que não se limitem a sim ou não, tranquilize o auditado e deixe-o explicar com calma.
Então devo confiar na Alta Direção?
Não! Auditor, confie em você. No começo você terá um pouco mais de receio, porém com seu tempo de carreira, será seu melhor guia, seu instinto. Mas, obviamente, sempre busque evidências objetivas para basear sua desconfiança.
Não se limite também apenas ao que o documento ou a Alta Direção te oferece, tenha confiança na sua pesquisa e na sua observação dos processos, questione o que você encontrou de notícia pela mídia, o que os funcionários te apresentaram durante as entrevistas, agregue valor ao sistema de gestão.
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