Extremamente eficaz na implementação, manutenção e melhoria de um Sistema de Gestão, o 5W2H é utilizado no planejamento de ações de forma clara e objetiva e contribui diretamente para a padronização de processos, tomada de decisões e execução de planos de ação.
O que é 5WH2?
Surge de 7 perguntas essenciais para o detalhamento de qualquer ação ou projeto:
- What – O que será feito?
- Why – Por que será feito?
- Where – Onde será feito?
- When – Quando será feito?
- Who – Quem será o responsável?
- How – Como será feito?
- How much – Quanto vai custar?
Com essas questões respondidas, é possível estruturar um plano de ação completo e rastreável, o que é essencial em qualquer Sistema de Gestão.
Aplicações no Sistema de Gestão
Dentro do contexto de normas ISO, o 5W2H pode ser usado para:
Planejar ações corretivas ou preventivas com clareza: Ao identificar uma não conformidade ou risco potencial, o 5W2H permite que o plano de ação seja desenvolvido com todos os detalhes necessários. Ex.:
- What: Revisar o procedimento de inspeção final.
- Why: Foi identificado um desvio nos critérios de aceitação do produto.
- Who: Coordenador da Qualidade.
- When: Até o dia 10/05.
- Where: Unidade de produção 01.
- How: Atualização do procedimento e capacitação da equipe.
- How much: Sem custo adicional (atividade interna).
Implementar melhorias com responsabilidade bem definida
É comum durante uma reunião eu seja proposta uma melhoria e fica à mercê de um departamento e um prazo para a entrega final. Com o 5W2H é possível destrinchar essa ação e nomear os responsáveis diretos (Who) e qual o prazo dele (When) para a ação específica que agregue para o resultado final.
Resposta a não conformidades com objetividade
Quando for responder a uma não conformidade, com o 5W2H você demonstra mais maturidade no seu sistema de gestão, apresentando de forma mais explicativa quais ações foram tomadas ao invés de simplesmente informar que a “providencia foi tomada”.
O 5W2H transmite para o auditor que foi feita uma análise considerável do problema, que houve o envolvimento de mais de 1 pessoa na resolução e que de feto foi entendido os porquês daquela não conformidade.
Esperamos ter ajudado!
