Conforme articulei no meu último texto, há vários motivos para iniciar um processo de implementação ISO e a procura por esse diferencial tem crescido cada vez mais. Entretanto, é comum que muitas empresas enfrentem dificuldades na hora de buscar uma certificação, principalmente quando a organização está em seu primeiro processo.
Obviamente, o primeiro passo é adquirir uma norma e estudar sobre ela. Capacitar algum profissional para que este possa conduzir a implementação e delegar as atividades conforme necessário. Mas feito isso, quais são as etapas seguintes?
Neste artigo, vamos entender algumas etapas básicas desse processo e entender melhor como ele acontece. Após esse artigo, você saberá qual é o seu próximo passo e se o seu processo de implementação ISO está no caminho certo!
Mapeamento da norma e dos processos
A primeira etapa, então, é fazer o mapeamento dos processos e compará-los com a norma que será implementada. Nesse momento, será possível compreender quais boas práticas da norma já acontecem na sua empresa e quais não.
Nem tudo que a norma trás pode ser novo para sua empresa e, às vezes, alguns processos já estão presentes no dia a dia de vocês. Nesses casos, pode ser necessário apenas algum pequeno ajuste ou mesmo criar uma forma de documentar o que já é feito.
Assim, antes de mais nada, é interessante ter em mão a situação atual do seu sistema de gestão. Aqui, o mapeamento de processos pode ajudar, e muito, a entender o que precisará ser criado para atender a norma e melhorar a gestão da empresa.
Implementação requisito a requisito
Após levantada a situação atual, fica mais fácil criar planos de ação para a adequação do sistema de gestão. Por exemplo, se você está implementando a ISO 9001 e não identifica na sua empresa um processo de gestão de não conformidades, é possível criar um projeto focado em desenvolvê-lo dentro da empresa.
Cada norma tem seus próprios requisitos, assim, as mudanças necessárias vão depender de qual sistema de gestão você está implementando (9001, 37001, 45001, etc). De qualquer forma, tenha em mente que todos os requisitos são importantes e terão de fazer parte da rotina dos seus processos, de certa forma, da empresa como um todo.
Além disso, é preciso tomar cuidado para que a implementação não seja apenas burocrática, ou seja, para que ela melhore realmente a empresa e traga resultados. Criar ações ou atividades apenas para se adequar a normas é um verdadeiro tiro no pé, que só vai atrasar as coisas e prejudicar os resultados finais. Assim, alguns itens serão mais simples, enquanto outros podem levar certo tempo para serem implementados do jeito certo.
Contratar consultoria ou fazer tudo internamente?
Essa é uma decisão muito particular, que precisa levar em conta o contexto da empresa e da própria implementação. Por exemplo, se a equipe interna já tem conhecimento e experiência no sistema de gestão implementado, é mais fácil e pode ser feito tudo sem ajuda externa.
Caso a equipe não tenha esses requisitos, ainda assim é possível optar por uma implementação 100% interna, entretanto o processo poderá ser mais longo, com alguns erros no meio do caminho. Afinal, a própria curva de aprendizado das pessoas leva algum tempo.
Em ambos os casos, com uma consultoria, é mais fácil e rápido fazer a implantação, pois você terá o auxílio de uma empresa especializada. Essa empresa já passou por vários contextos e poderá te apontar os melhores caminhos, bem como ajudar a resolver problemas. Se a certificação for uma urgência da empresa, por exemplo, uma consultoria é uma ótima opção!
Quanto tempo leva um processo de implementação ISO?
Essa é outra questão cuja resposta está intimamente relacionada ao contexto da empresa. É preciso levar em consideração a complexidade dos processos, o tamanho da empresa, ramo de atividades, utilização ou não de uma consultoria e, principalmente, o foco que a empresa vai dar no processo.
Em geral, um processo de implementação padrão leva entre 6 e 12 meses. Entretanto, devido às particularidades de cada empresa, nós já tivemos empresas que se certificaram em 3, 4, 6 e até mesmo 18 meses.
Requisitos chave em diversos Sistemas de Gestão
Cada norma contém um conjunto de requisitos específicos que vão atuar diretamente na área de gestão da norma. Porém, acho interessante ressaltar que há 2 requisitos que funcionam da mesma forma em quase qualquer norma.
O primeiro deles é a necessidade de auditorias internas. São elas que vão manter o sistema rodando e em constante melhoria. Assim, você vai precisar auditar internamente a sua empresa, pensando nos requisitos da norma auditada.
A segunda é a Análise crítica. Uma curiosidade interessante é que a tradução literal da análise crítica em normas de língua inglesa é algo como “Revisão do Sistema de Gestão”. Assim, essa atividade será uma espécie de direcionadora do sistema, trazendo à luz importantes decisões.
Certificação e manutenção
Por fim, a empresa passará por uma auditoria externa, a fim de averiguar se os requisitos foram corretamente trabalhados. Além disso, existem ações pós auditoria, para manutenção do sistema. Mas esses são assuntos para outro artigo.
Se você for se certificar, conte com a nossa ajuda. Somos um organismo certificador com atuação mundial, e podemos ajudar você a obter os melhores resultados na sua empresa!
