Muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre esse assunto, mas é possível fazer a apelação das não conformidades recebidas em uma auditoria.
Durante um processo de certificação, é normal que as empresas recebam não conformidades devido a inadequações de seus processos em relação às normas. Da mesma forma, pode acontecer de você não concordar com a não conformidade. Nestes casos, é possível recorrer a um processo de apelação que irá reavaliar essa ocorrência.
Como profissional de sistemas de gestão, é interessante que você conheça esse processo e como ele funciona no seu organismo de certificação. Para nós da QMS Certification, explicar esse processo faz parte do nosso compromisso com a integridade e transparência que pregamos.
Dessa forma, no artigo de hoje vamos explicar como funciona o nosso processo de apelação das não conformidades e procurar tirar dúvidas sobre ele. Dito isto, vamos ao conteúdo!
O que é a apelação das não conformidades
A apelação é um processo que ocorre quando, durante uma auditoria, a empresa ou profissionais envolvidos não concordam com uma não conformidade dada pelo auditor.
Esse é um processo relativamente simples e que visa levar a ocorrência a uma instância maior dentre do organismo de certificação e levá-la a uma nova análise.
Quando recorrer à processo de apelação das não conformidades?
Em geral, nossos auditores são treinados nas melhores técnicas de auditoria, bem como recebem treinamento nas normas que auditam, tudo isso para garantir as melhores audições possíveis.
Além disso, os auditores também são orientados a explicar tecnicamente as não conformidades aferidas, executando uma análise profissional e embasada nos critérios de auditoria. Da mesma forma, em momentos de divergência, nossos profissionais sempre procurarão chegar a um consenso com os auditados, embasando a NC e demonstrando evidências de sua ocorrência.
Dessa forma, é raro que ocorram discordâncias não resolvidas durante a própria auditoria. Neste caso, você pode apelar e levar isso ao organismo de certificação. É importante desmitificar esse processo, pois ele pode ser conduzido de forma amigável e transparente. Afinal, seja qual for a situação, o importante é chegar a melhor solução para a empresa, alcançando pontos de melhoria ou possibilidades de eliminar não conformidades.
Mesmo por isso, orientamos nossos auditores a criar momentos para debater quaisquer divergências e possibilitar à empresa demonstrar conformidade. Isso poderá acontecer durante a auditoria, bem como o próprio auditor explica o processo de apelação ao final do processo, durante a reunião de encerramento.
Como apelar sobre uma não conformidade?
O primeiro passo para apelar da não conformidade é entrar em contato com o organismo de certificação, utilizando os meios de comunicação oficiais disponibilizados por ele. No caso da QMS, você deverá mandar um e-mail, confira o endereço atualizado aqui.
Neste e-mail, é muito importante que você expresse os motivos da divergência, embasando sua apelação da melhor forma possível. Aqui, você pode recorrer à norma auditada ou a outras documentações do seu SGQ.
Outra informação fundamental é apresentar as evidências de conformidade em relação à ocorrência que você está apelando. Afinal, a não conformidade foi aberta por, em algum momento, o auditor entender que sua empresa não atende a determinado requisito (não está conforme).
Assim, a apelação deverá mostrar que há sim evidências de conformidade e que houve um erro em relação a isso. Não se esqueça também, é claro, de apontar claramente qual foi a não conformidade, é claro.
Tratativa da apelação das não conformidades
A partir do momento em que você faz o envio dessas informações, nós abrimos um processo de tratativa para ele. Neste processo, vamos realizar uma nova análise sobre essa situação em específico.
Aqui, para manter a credibilidade e imparcialidade do processo, realizamos a tratativa com uma equipe diferente da que auditou sua empresa. Assim, nenhum dos envolvidos no registro da NC irá participar do processo de tratativa. Isso faz parte do nosso compromisso com a transparência, ética e integridade com a sua empresa e com a divergência apontada.
A partir disso, o processo visa realizar uma investigação detalhada da não conformidade e do que foi apontado pelo auditor, bem como com os apontamentos que você fez na abertura da apelação. Aqui, são avaliados documentos com mais profundidade, realizadas investigações em campo, novas entrevistas e tudo que for pertinente para chegar a uma conclusão embasada e realista sobre a não conformidade apontada.
Resposta e decisão final
Após o recebimento, conduzimos então o processo de investigação, avaliando tudo que foi apontado. Isso nos permite entender se a não conformidade realmente ocorreu ou não e fornecer uma resposta a você.
A decisão final sobre o processo é do organismo de certificação. É claro que qualquer resposta só será dada após um processo profundo de análise e, sendo positiva ou negativa, será embasada tecnicamente. Bem como, todos os esclarecimentos e explicações serão fornecidas de maneira clara, ética e transparente.
Em muitos casos, essa não conformidade pode ser entendida com real e necessária, uma espécie de trampolim de melhoria para sua empresa. Em outros, ela pode ser rebaixada para uma oportunidade de melhoria, por exemplo. Pode até mesmo ocorrer, eventualmente, de ela não ser uma não conformidade.
O verdadeiro objetivo das apelações e não conformidades
Existem vários caminhos possíveis e o importante é entender que a equipe técnica responsável pela tratativa da divergência vai optar sempre pelo que fornece o melhor resultado para o seu sistema de gestão.
Como organismo de certificação, criaremos um comitê técnico capaz de avaliar as evidências, as normas auditadas e os requisitos envolvidos na divergência encontrada. Ele será capaz de avaliar todas as informações e apresentar a melhor possível para sua empresa.
O verdadeiro objetivo deste processo (e das não conformidades como um todo) é possibilitar a melhoria continua e a criação de um sistema de gestão mais forte. Assim, o resultado final de qualquer apelação vai ser aquele considerado mais vantajosos para sua empresa e processos.
Este artigo foi baseado em um vídeo da nossa gerente técnica, Ana Carneiro, e está disponível na integra no nosso Youtube. Vale a pena conferir. Além disso, temos uma Q Class gratuita de tratamento de não conformidades que pode te ajudar nesse processo.
