No artigo de hoje, vamos conhecer uma norma um pouco diferente, a ABNT NBR 15906:2021. Esta norma, conforme o nome diz, é uma Norma Brasileira (NBR), portanto publicada diretamente pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).
Seu escopo está voltado principalmente ao uso dos cartórios, uma vez que ela estabelece requisitos para estabelecer, implementar, manter e melhorar continuamente um Sistema de Gestão de Serviços Notariais e Registrais (SGSNR). Com isso, a ABNT NBR 15906 visa assegurar que as necessidades e expectativas das partes interessadas sejam atendidas, bem como facilitar o atendimento aos requisitos legais pertinentes.
Essa norma foi publicada originalmente em 2010 e atualizada agora em 2021 (versão mais recente). Na última revisão, foram integrados requisitos de outras normas de relevância internacional, como a ISO 9001 (Gestão da Qualidade), a ISO 14001 (Gestão Ambiental), ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacionais) e a SA 8000 (Responsabilidade Social).
De acordo com Maria Aparecida Bianchin, diretora da Qualidade da Anoreg/BR (Associação dos Notários e Registradores do Brasil) e integrante do grupo de especialistas que realizou a atualização dos requisitos normativos, é fundamental investir em normalização para assegurar mais segurança e credibilidade aos processos de serviços notariais e registrais. Segundo ela:
“Certificar os serviços oferecidos, os processos e as pessoas também são de extrema importância para que se crie uma cultura da qualidade muito forte junto às serventias brasileiras. Assim como mostrar para o próprio usuário que seguimos normas específicas nacionais e internacionais com padrões de qualidade, dentre outros”
Fonte: Assessoria de Comunicação – Anoreg/BR, via IRIB.
O que são serviços notariais e registrais (SNR)
Antes de continuar, caso você não seja da área, vale entender um pouco melhor o que são os SNR, serviços notariais e registrais. De forma resumida, eles correspondem às atividades relacionadas à autenticação, registro e certificação de documentos e atos jurídicos, realizados por profissionais conhecidos como notários e registradores.
Os serviços notariais envolvem a formalização e autenticação de diversos tipos de documentos, tais como contratos, procurações, escrituras públicas, testamentos, entre outros. Já os serviços registrais estão relacionados ao registro público de diversos tipos de atos e documentos, como registros de imóveis, registros civis de pessoas naturais, registros de títulos e documentos, entre outros.
Os serviços notariais e registrais desempenham um papel essencial na sociedade e em nossas vidas, pois fornecem segurança jurídica, autenticidade e publicidade aos atos e documentos que passam por seus processos. Esses serviços contribuem para a organização e funcionamento do sistema jurídico como um todo e facilitam a realização de negócios, protegendo os direitos das partes envolvidas (sejam pessoas físicas ou jurídicas).
Estrutura da ABNT NBR 15906:2021 – Sistema de Gestão de Serviços Notariais e Registrais (SGSNR)
Um fator interessante da revisão desta norma é sua compatibilidade com o Anexo SL da ISO (International Organization for Standardization). Esse documento é um framework, uma espécie de modelo, de estrutura de alto nível que visa facilitar a integração e alinhamento de diferentes normas de sistemas de gestão.
Isso garante maior abrangência e relevância para a norma, bem como facilita sua integração a outros nichos de gestão, como a gestão da qualidade (ISO 9001), a gestão ambiental (ISO 14001) ou a gestão da saúde e segurança do colaborador (ISO 45001). Assim, versão 2021 é dividida em sete requisito principais:
- Contexto do SNR (Serviço Notarial e Registral) – estabelece requisitos para compreender melhor o contexto do serviço notarial e registral, incluindo questões locais, legais, regulatórias e organizacionais que podem afetar a prestação desses serviços;
- Liderança – define os requisitos para a liderança e, principalmente, comprometimento da direção do cartório ou serviço notarial/registral com a implementação, manutenção e melhoria do sistema de gestão da qualidade;
- Planejamento – estabelece boas práticas para o planejamento do sistema de gestão da qualidade, incluindo a definição de políticas, objetivos, processos e recursos necessários para atender aos requisitos do serviço notarial e registral, atendendo necessidades dos clientes e requisitos legais pertinentes;
- Apoio – fornece requisitos para a alocação de recursos e suporte necessários para a implementação, manutenção e melhoria do sistema de gestão da qualidade (inclui, mas não se limita a, recursos humanos, infraestrutura, ambiente de trabalho e competência dos colaboradores etc);
- Operação – estabelece requisitos para a realização dos processos operacionais do serviço notarial e registral, incluindo o atendimento ao cliente, análise e registro de documentos, controle de processos, garantia da qualidade dos serviços prestados etc;
- Avaliação de desempenho – define normativas para a monitorização, medição, análise e avaliação do desempenho do sistema de gestão da qualidade e dos processos do serviço notarial e registral relativos a qualidade, visando garantir a conformidade com os requisitos pertinentes (de clientes, regulamentares ou compulsórios) e a melhoria contínua;
- Melhoria – apresenta requisitos para a implementação de ações de melhoria contínua no sistema de gestão da qualidade e nos processos de serviço notarial e registral, com base na análise de dados, feedback dos clientes, resultados de auditorias e outras fontes de avaliação (sejam internas ou externas).]
Principais benefícios da ABNT NBR 15906:2021 – Sistema de Gestão de Serviços Notariais e Registrais
É um orgulho para nós contar com uma norma brasileira tão ampla, eficiente e bem estruturada. Afinal, a ABNT NBR 15906:2021 traz uma série de benefícios para as organizações que a adotam e para nossa sociedade de forma geral. Ela promove a padronização e melhoria contínua dos processos, resultando em maior eficiência operacional e redução de custos para cartórios e clientes.
Para os clientes, a implementação desta norma garante diversos benefícios significativos. A transparência e confiabilidade dos serviços prestados aumenta muito, o que contribui para uma melhor experiência do cliente. Além disso, e ainda mais importante, estar em conformidade com a ABNT NBR 15906:2021 oferece maior segurança jurídica aos clientes, fortalecendo sua confiança nos serviços notariais e registrais.
Para as empresas do setor notarial e registral, a norma proporciona uma estrutura sólida para uma gestão eficaz e que traz mais resultados. Além de promover a excelência operacional, ela também ajuda a minimizar riscos e potenciais conflitos, garantindo algo essencial: a conformidade legal das operações.
Portanto, haja vista tudo que vimos neste conteúdo, a adoção da ABNT NBR 15906:2021 é fundamental para a modernização e aprimoramento do setor notarial e registral como um todo!
Ao seguir as práticas recomendadas pela ABNT NBR 15906, as empresas podem se destacar no mercado, oferecendo serviços de alta qualidade e demonstrando compromisso com a excelência! Além disso, a adoção desta norma pode ser vista como um diferencial competitivo, atraindo mais clientes e, é claro, aumentando o faturamento das organizações!
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