Definir o escopo da certificação ISO é fundamental para o sucesso de qualquer sistema de gestão. Isso porque o escopo demonstra claramente os limites das boas práticas, auditorias e atuação da norma. De forma simples, ele funciona como um mapa, dizendo claramente até onde a norma se aplica dentro da sua empresa.
Dessa forma, sem um bom escopo, é impossível estabelecer objetivos de melhoria ou correções no sistema. Assim, essa definição é uma das etapas mais críticas para uma implementação, seja ela da ISO 9001, da 14001, da 45001 ou de quaisquer outras. Isso sem contar que não é possível certificar uma organização sem antes compreendermos o escopo do sistema.
Porém, mesmo sabendo de sua importância, sabemos também que definir o escopo da certificação ISO nem sempre é uma tarefa fácil. Quais processos abranger, o que escrever e o que considerar são dúvidas que sempre surgem. Por isso, no conteúdo de hoje, vamos demonstrar uma forma estruturada de pensar e, assim, facilitar esse trabalho.
Ao terminar esta leitura, você será capaz de avaliar e redigir seu escopo mais claramente. Isso facilitará sua certificação, melhorará seu sistema de gestão e trará muito mais resultados. Então, dito isto, vamos lá?
1 – O que é o “escopo da certificação ISO”?
Apenas relembrando, o escopo é uma descrição clara das atividades, produtos, serviços e locais que estão incluídos no sistema de gestão (seja ele da qualidade, meio ambiente, segurança ocupacional ou qualquer outro).
Um erro comum na hora de definir o escopo da certificação ISO é acreditar que ele é o objetivo da certificação, algo como uma meta ou indicador. Na realidade, o escopo é a delimitação de onde a norma será aplicada. Ele orienta, portanto, documentos, auditorias, boas práticas e tudo relacionado ao sistema de gestão que será trabalhado.
2 – Quais produtos ou serviços serão certificados?
Para definir um bom escopo, é preciso primeiro analisar quais produtos ou serviços estarão dentro da certificação. Isso porque sua empresa pode querer certificar só uma linha de produtos, ou todo o portfólio. Ela pode certificar todos os serviços que presta ou apenas um deles.
Essa é uma decisão estratégica e deve ser tomada com cautela. É possível, por exemplo, certificar apenas um produto, e futuramente expandir o escopo. Isso pode conferir maturidade ao sistema e, assim, facilitar a jornada rumo a um sistema mais amplo. Enfim, vai de você escolher e considerar o melhor para seu escopo.
3 – Identificando os processos envolvidos
Com os produtos e serviços definidos, fica um pouco mais fácil compreender a aplicabilidade do sistema. Afinal, tudo que estiver envolvido na produção ou prestação será considerado. Tudo que tiver potencial para afetar a qualidade (no caso da ISO 9001) ou gerar resíduos (para a ISO 14001), por exemplo, precisa estar no escopo.
Assim, vamos considerar quais unidades ou filiais entram na certificação. Se o sistema cobrirá todos os departamentos ou apenas alguns. Quais processos estão dentro do escopo e até mesmo se existe terceirização de processos críticos. Tudo isso entendendo como isso afeta o sistema e como isso afeta o escopo da certificação.
Dica útil: avalie suas partes interessadas e seus requisitos
Outro erro relativamente comum é não levar em consideração as partes interessadas. Lembre-se de que definir o escopo da certificação ISO também é algo que fazemos para atender o mercado. Assim, vale pensar nas demandas específicas de seus clientes, por exemplo, focando em um escopo que aprimore sua relação e traga mais satisfação a eles.
Isso levará em conta, por exemplo, se os clientes exigem certificação em todos os processos ou só em alguns deles. Se todos os setores têm de estar envolvidos. Quais processos são críticos para a certificação e o sistema e assim por diante.
Além disso, outros stakeholders também revelarão informações importantes. Por exemplo, será que a legislação aplicável influencia o que precisa estar dentro do escopo? Seus colaboradores têm alguma demanda específica (na ISO 14001, por exemplo)? Entre diversos outros fatores importantes.
Escrevendo um escopo mais claro e objetivo
Por fim, não basta apenas definir o escopo da certificação ISO, é preciso formalizá-lo de maneira oficial. Para isso, o caminho mais prático e fácil é redigir uma frase curta e objetiva.
Na hora da redação, sempre evite termos vagos, genéricos e redundâncias. Então, use uma linguagem clara, simples e objetiva, algo que explique o que a empresa faz, onde faz e para quem faz. Isso facilitará a compreensão e também a delimitação de alcance da sua certificação.
Imagine, por exemplo, que seu escopo seja apenas “Produção e vendas de embalagens”. A frase é muito ampla, pouco clara. Essas embalagens são de papel, vidro, metal? Em que lugar a produção ocorre? Toda interna? Apenas na sua filial ou na rede inteira? São dúvidas simples, mas que fazem toda a diferença
Assim, podemos reescrevê-lo de forma mais clara e objetiva. Seria algo mais ou menos nessa linha:
“Desenvolvimento, fabricação e comercialização de embalagens plásticas flexíveis destinadas ao ramo alimentício na unidade de São Paulo (SP)”.
Aqui, sabemos o que é produzido, onde é produzido e qual seu público-alvo.
Definir o escopo da certificação ISO é estratégico!
Para finalizar, vale a pena ressaltar: definir o escopo da certificação ISO não é apenas uma exigência burocrática, muito pelo contrário, é uma escolha estratégica! É nesse momento que sua empresa decide como quer que o mercado a enxergue. Quanto mais claro e objetivo for seu escopo, mais forte será a confiança de clientes, auditores e parceiros.
Dessa forma, o escopo não é só um detalhe, como muitos o veem, mas corresponde à direção que sua empresa vai tomar. Ele não apenas orienta, possibilita e facilita a certificação, mas também molda como sua empresa vai se aprimorar. Quando o escopo é claro, o sistema de gestão ganha vida, e a certificação se transforma em um verdadeiro diferencial competitivo.
Portanto, definir o escopo é como traçar o mapa antes de iniciar uma viagem. Sem ele, qualquer rota parece válida, mas dificilmente você chegará ao destino certo. Por outro lado, ao definir o escopo da certificação ISO corretamente, sua empresa não apenas conquista o certificado, mas também encontra clareza, direção e confiança para crescer de forma sustentável.
Quando isso acontece, clientes ganham melhores produtos e serviços. Colaboradores ganham mais clareza, segurança e direcionamento. Empresas conquistam mais clientes, menos prejuízos e mais faturamento. Assim, por fim, todos se beneficiam da boa e velha relação ganha-ganha!
