A auditoria remota, seja nas normas ISO ou em qualquer outro padrão, já é uma realidade. O que antes parecia algo do futuro ou necessidade distante, agora está presente em todo o planeta. Aliás, vale dizer que essa modalidade de auditorias é mais antiga do que parece.
Muitos profissionais acreditam que ela “surgiu” pós-pandemia de COVID-19. O que é um erro! Mesmo na versão 2008 da ISO 9001, por exemplo, já contávamos com os processos online e auditorias digitais. Agora, com o crescimento tecnológico e avanços na telecomunicação, nunca estivemos tão conectados.
De qualquer forma, ainda há receio sobre como as auditorias remotas se encaixam no contexto de cada empresa. Por exemplo, seria a sua empresa elegível para um processo de auditoria remota? Muita gente ainda não se sente confortável para responder a essa pergunta!
Por isso, hoje, vamos explicar quais empresas podem receber essa modalidade de auditoria e quais são as mais recomendadas a receber. Além disso, veremos também quais são os requisitos da auditoria remota, ou seja, o que as empresas precisam ter para aproveitar esse benefício. Dito isto, vamos ao conteúdo!?
O maior mito de todos: a ‘possibilidade’ de auditoria remota
O primeiro aspecto a ser levado em consideração é que todas as empresas podem realizar auditoria remota, desde que atendam a critérios específicos! Já aqui, quebramos um grande tabu, pois ainda se acredita que essa modalidade é muito específica e que apenas poucas empresas podem recebê-la.
Entretanto, uma auditoria digital pode ocorrer até mesmo de forma 100% remota. Isso desde que os riscos sejam baixos e a confiabilidade do processo seja mantida. Nesse caso, vale ressaltar a agilidade geral, que aumenta muito, assim como uma considerável redução de custos.
Entretanto, mesmo em casos mais complexos e arriscados, ainda podemos recorrer a um modelo híbrido, combinando etapas remotas e presenciais. Isso ainda agiliza o processo e reduz custos. Tudo isso, é claro, assegurando a integridade processual e, mais importante, a qualidade dos resultados!
Assim, a viabilidade de um ou outro modelo (100% remoto ou híbrido) depende acima de tudo do escopo, do ramo de atividade e da capacidade de manter a confiabilidade da auditoria à distância. Entretanto, qualquer empresa pode desfrutar da auditoria remota.
Requisitos necessários para uma boa auditoria remota
Mesmo que todas as organizações possam receber auditorias digitais, alguns requisitos precisam ser avaliados. Isso porque há questões tanto de contexto organizacional quanto de recursos necessários. Algo que se divide em 2 aspectos principais:
Capacidade técnica e tecnológica
Mesmo em contextos simples, a utilização eficaz de tecnologias de informação e comunicação é vital. Assim, ser capaz de prover recursos como videoconferências, registro de informações e compartilhamento de arquivos é uma necessidade básica de qualquer auditoria remota.
Além disso, tanto a empresa quanto os envolvidos precisam possuir a capacidade técnica para operar ferramentas digitais durante a auditoria. Em alguns casos, evidências como fotos, imagens e entrevistas em tempo real podem ser necessárias, requisitando recursos, competências e equipamentos.
Vale ressaltar: não basta ter os equipamentos, é preciso que os colaboradores e demais envolvidos saibam operá-los!
Requisitos normativos e de partes interessadas
Ademais os requisitos técnicos, uma boa avaliação prévia dos riscos regulatórios, operacionais e de confiabilidade precisa ser feita! Isso não só ajuda a manter a confiabilidade da auditoria, mesmo à distância, como também pode evitar expectativas incorretas.
Afinal, a auditoria (seja remota ou presencial) precisa cumprir uma série de exigências. Além disso, ela só pode ocorrer se todas as partes interessadas concordarem entre si. Assim, os envolvidos (principalmente auditor, empresa auditora e organização auditada) precisam estar de acordo.
Em alguns casos, alguma parte interessada pode preferir auditorias 100% presenciais. Nesses casos, devemos negociar um processo híbrido ou, então, recorrer à boa e velha presença totalmente física.
Empresas com maior inclinação às auditorias remotas
Além disso, vale dizer também que muitas organizações são muito mais beneficiadas por um processo remoto do que presencial. Nesses casos, a redução de custos e agilidade do processo pode ser um determinante na escolha do modelo.
Por exemplo, empresas cujo processo de auditoria envolve principalmente verificação documental, entrevistas e análise de registros podem tranquilamente optar por esse modelo. Bem como organizações com processos administrativos ou de gestão que não exigem observação física, uma vez que isso pode ser feito por via digital. Em ambos os casos, custos com deslocamento, diárias e alimentação do auditor podem ser drasticamente reduzidos ou até mesmo eliminados.
Outro caso interessante é o de empresas que já atuam em ambientes virtuais ou online, onde parte ou a totalidade das atividades já ocorre em meio digital. Se isso acontece, faz muito mais sentido fazer as auditorias nos meios em que os processos acontecem. Ou seja, aqui a presença física pode até mesmo ser menos eficaz, uma vez que o próprio processo é digital. Assim, mais uma vez reduzimos custos e agilizamos muito o processo de auditoria.
“Guia completo de Auditoria Remota” – Vídeo 📹
Além dos fatores citados aqui, muitos outros podem e devem ser levados em consideração quando o assunto é a auditoria remota. Por exemplo, podemos citar:
- Aspectos ligados à ISO 19011, norma que rege auditorias de sistemas de gestão;
- Fatores ligados à capacitação e competência dos auditores;
- Particularidades relacionadas à segurança da informação e armazenamento de documentação;
- Riscos da auditoria remota que não existem ou são menores nas auditorias presenciais;
- Técnicas adicionais podem ser usadas para mitigar riscos, aumentar desempenho e melhorar resultados;
- E uma série de outros aspectos relevantes.
Por isso, criamos um VÍDEO COMPLETO! Nele você entenderá como a auditoria remota se tornou uma solução estratégica para empresas que buscam eficiência, conformidade e redução de custos, sem abrir mão da credibilidade dos processos de certificação. Então, vale a pena assistir clicando no card abaixo:
Presente e futuro: a evolução das auditorias de sistemas de gestão
Nós vivemos o futuro das auditorias, um tempo em que tecnologia e competência se unem para entregar o máximo potencial para as organizações. As auditorias deixaram de ser limitadas ao espaço físico e passaram a incorporar recursos digitais, técnicas remotas e modelos híbridos que ampliam o alcance, a eficiência e a profundidade das análises.
Isso, por si só, é incrível, entretanto, o próximo passo dessa evolução já está em curso. A inteligência artificial tende a elevar ainda mais esse processo, apoiando a análise de grandes volumes de informações, identificando padrões, tendências e riscos que dificilmente seriam percebidos de forma manual. Ou seja, a evolução chegou e continua em curso!
De qualquer forma, independentemente da tecnologia utilizada hoje ou amanhã, a essência da auditoria permanece a mesma: compreender processos, avaliar conformidade, identificar oportunidades de melhoria e gerar valor real para as organizações!
