A Auditoria de Certificação – também conhecida como Auditoria Externa – é um momento crucial para as empresas que buscam um certificado de sistemas de gestão, assim como para identificar problemas e melhorar processos.
Ela tem como principal objetivo verificar se uma organização cumpre todos os requisitos normativos necessários para obter uma determinada certificação. Ela pode ser usada para aferir qualquer sistema de gestão – como a ISO 9001, a ISO 14001, a ISO 45001, entre outras.
Para que tudo ocorra conforme o processo de certificação, a empresa interessada deve contratar uma certificadora que será responsável por realizar as auditorias e validar se o sistema de gestão está devidamente implementado e funcionando conforme o exigido pela norma.
No conteúdo de hoje, veremos como funciona uma Auditoria de Certificação e veremos detalhes do processo de certificação como um todo. Até o final deste texto você estará apto a dar início ao processo da sua empresa e saberá o que esperar das “temidas” auditorias externas! Dito isto, vamos lá?
Entendendo o Programa de Auditoria
Todo processo de certificação começa com a programação da auditoria, parte fundamental para que tudo ocorra de forma organizada e eficaz.
Nesta etapa, a certificadora avalia informações relativas aos processos da empresa, ao escopo de certificação, a quantidades de plantas (unidades) que serão auditadas, a quantidade de funcionários, e tudo que for relevante para o planejamento da auditoria. Com base nesses dados, é montado um programa dentro de um Ciclo de Auditoria padrão, que geralmente dura três anos e é dividido em:
- Ano 1: Auditoria de certificação;
- Ano 2: Auditoria de manutenção 1;
- Ano 3: Auditoria de manutenção 2.
Planejando as auditorias
Com a programação pronta, passamos para o planejamento das auditorias. Neste momento, o auditor elabora um plano que especifica os processos e áreas que serão avaliados durante a auditoria.
Este planejamento serve como base para conduzir as etapas seguintes e deve ser realizado individualmente para cada unidade que será auditada. Ele é literalmente a “descrição” de como a auditoria ocorrerá, contendo trilhas de auditorias, setores e o cronograma das áreas auditadas.
Compreendendo as fases da Auditoria de Certificação
Toda auditoria é composta por 2 fases básicas. Cada fase ajuda auditores e certificadora a avaliar o sistema da empresa auditada e avaliar se ele está realmente conforme a norma do escopo (4, 14 ou 45001, por exemplo).
A primeira fase corresponde à Análise Documental. Aqui, a equipe auditora analisa toda a documentação do sistema de gestão, incluindo políticas, procedimentos, auditorias internas, atas de análises críticas, instruções de trabalho, etc. Essa etapa é, geralmente, realizada de forma remota, com o cliente compartilhando os documentos por meio de links ou repositórios específicos.
Já a segunda fase consiste em uma visita presencial – pode ser remota, em casos excepcionais, ou acontecer também de forma híbrida. Nesta visita, os auditores verificam a pratica diária da empresa, buscando entender se ela realmente implementou o sistema de gestão conforme o descrito na documentação. A auditoria presencial acontece seguindo um roteiro específico:
- Reunião de abertura: momento em que o auditor apresenta o plano de auditoria, explica os critérios de confidencialidade e detalha como será conduzida a avaliação dentro da organização;
- Coleta de evidências: por meio de entrevistas, observações e análise de documentos, o auditor verifica se os processos estão em conformidade com a norma e se os colaboradores seguem as boas práticas descritas nela e nos procedimentos internos;
- Conclusões da auditoria: Após coletar todas as informações, o auditor avalia os dados e identifica se há conformidades, observações ou não conformidades – vamos aprofundar um pouco esse tema mais à frente.
- Reunião de fechamento: ao final de todo o processo, o auditor reúne a equipe técnica e os gestores para apresentar as conclusões da auditoria. Aqui, ele ressalta e deixa claro quais são os pontos fortes da empresa e, caso existam, as não conformidades.
Tipos de Conclusões de Auditoria
É preciso compreender que o auditor não vai até a empresa para “caçar erros”, mas para validar a conformidade da empresa em relação à norma. Em síntese, o auditor estará lá para encontrar conformidade!
Porém, durante esse processo, é comum encontrar pontos que não se adequam, que precisam ou podem ser melhorados. Assim, após análise, o auditor pode chegar a algumas conclusões sobre os processos da empresa, são elas:
- Observações ou Oportunidades de melhoria: acontecem quando o auditor identifica que a empresa precisa melhorar seus processos;
- Não conformidades: casos em que os requisitos normativos não estão sendo atendidos ou não condizem com a execução dos processos.
Elaboração do Relatório de Auditoria
Após executada a auditoria documental e feita a reunião de encerramento, o auditor precisa elaborar um relatório detalhado com todas as evidências coletadas e o resultado final do processo.
Aqui, ele deve especificar pontos fortes da empresa, não conformidades (se houver), observações e oportunidades de melhoria (se houver). Tudo isso detalhando as evidências que o levaram a essa conclusão.
Se nenhuma não conformidade for encontrada, o processo está concluído! Caso contrário, a organização deverá apresentar um plano de ação descrevendo as causas fundamentais, as medidas corretivas e os prazos para resolução. Este fator torna o relatório de auditoria ainda mais fundamental.
Decisão pela Certificação da empresa
Apesar de seu trabalho ser fundamental, a certificação ou não da empresa não é uma decisão final do auditor. Após finalizado o processo, o relatório de auditoria – e possíveis planos de ação para resposta a não conformidades – são encaminhados para um comitê decisório.
Este comitê é formado por especialistas da certificadora e avalia as evidências apresentadas. A partir delas, ele delibera se a certificação será ou não concedida para a empresa. Essa decisão final fica por conta do Decisor de Certificação, um especialista técnico que vai dar o parecer final sobre as evidências coletadas e, assim, conceder a certificação para a empresa.
Quando isso acontece, o organismo certificador (Certificadora) emite o certificado para a empresa, documento que diz que ela opera conforme as diretrizes da norma (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 ou outras). Este certificado terá a validade de 3 anos, passando por auditorias de manutenção durante este período.
Auditoria de Certificação: garantia de melhoria contínua!
A auditoria de certificação é um processo rigoroso, mas essencial para garantir que as organizações cumpram os padrões de qualidade exigidos. Sem elas, as empresas perdem importantes oportunidades de melhorar e corrigir problemas, ficando condenadas à estagnação.
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