Anunciar a implementação ISO é um passo crucial tanto para a certificação quanto para o sucesso do sistema de gestão (SG). Esse momento estratégico irá definir o tom do engajamento interno desde o início e se estender muito além do processo de implantação.
Se for mal comunicado, o SG vira só mais uma “ordem de cima”, uma burocracia que chega para atrapalhar o dia a dia e aumentar a carga de trabalho. Ele vai trazer mensagens confusas que certamente levarão a decisões equivocadas. Isso tudo resulta em queda na produtividade geral, aumenta conflitos e leva a um clima organizacional ruim. Além de que, com o sistema sendo mal implementado, os níveis de retrabalho e desperdício podem aumentar consideravelmente.
Por outro lado, anunciar a implementação ISO corretamente e conduzir bem o processo podem melhorar, e muito, o sistema como um todo. Isso ajuda a implementar a cultura de melhoria contínua e transforma “dor de cabeça” em propósito. E é exatamente isso que você quer!
Por isso, hoje, vamos dar algumas dicas sobre como fazer corretamente esse anúncio. Não vamos focar especificamente em uma ou outra norma, de forma que este texto sirva tanto para ISO 9001 quanto para ISO 14001 ou ISO 45001 por exemplo. Desde que adaptadas, as orientações descritas aqui podem ajudar qualquer empresa em qualquer contexto. Dito isso, vamos ao conteúdo!
Comece a anunciar a implementação ISO pelo “porquê”
No processo de estudar e pensar o sistema de gestão, é comum que foquemos em termos técnicos e nos dispositivos (requisitos) em si. Quando isso acontece, acabamos transmitindo a norma e seus pormenores antes de falar sobre por que estamos implementando o padrão x, y ou z.
Entretanto, é essencial explicar o motivo da implementação antes de falar sobre detalhes técnicos, termos e definições. Até mesmo o nome da norma deve ficar “em segundo plano”. Anunciar a implementação ISO é, antes de tudo, explicar o que a empresa quer alcançar e como isso vai beneficiar os clientes, o mercado e os próprios colaboradores.
Para fazer isso corretamente, use exemplos concretos, que acontecem no dia a dia da empresa. Fale sobre os problemas que levam a retrabalho, desperdício, devoluções e reclamações. Depois faça os links com a certificação e com como a ISO vai ajudar a eliminar esses problemas e, assim, melhorar o trabalho.
Não use “ISONÊS”, use uma linguagem acessível
Outra coisa que fazemos é adentrar nos termos técnicos e na linguagem da norma ISO que está sendo implementada. Aprendemos todos os termos e pormenores que serão essenciais para conversar com auditores e consultores.
Enquanto isso tudo é essencial para nós, é algo que muitas vezes não faz sentido para os colaboradores. Assim, ao anunciar a implementação ISO, evite ao máximo jargão e especificidades normativas. Termos como “contexto da organização” ou “efeito negativo da incidência de riscos” são úteis para nós, mas muitas vezes não significam nada para nossos clientes e colaboradores.
Ao invés disso, foque em apresentar a norma como um conjunto de boas práticas para melhorar o trabalho, algo que vai melhorar e clarificar os processos. Quando focamos nos termos técnicos e no “isonês”, acabamos dando a impressão de que o sistema de gestão é apenas um manual cheio de regras chatas e engessadas.
Mostre que é um projeto de todos!
Outro ponto que geralmente fica nebuloso é a responsabilidade de cada um no projeto de implantação. Isso dá a entender que “a responsabilidade da ISO é do pessoal da qualidade”, mas nós sabemos bem que todos terão um papel fundamental.
Assim, frases como “Essa certificação só será possível se cada um de nós participar” ou “A qualidade é responsabilidade de todos” devem ser uma constante. Precisamos incluir as pessoas no processo, garantindo que todos entendam sua importância e participação.
Para isso, a principal dica é explicar o impacto da certificação para cada área. Então, ao anunciar a implementação ISO, mostre exemplos específicos. Para isso, procure responder perguntas como:
- De que maneira a norma melhora o atendimento ao cliente?
- Como a ISO vai ajudar o setor de vendas?
- De que forma a manutenção de equipamentos vai melhorar?
- Como a norma vai melhorar nossa logística?
- Etc.
Apresente o cronograma claro!
Outro ponto importante é deixar claro como o projeto de implementação vai seguir. Muitas vezes, explicamos tudo corretamente, mas não deixamos as pessoas preparadas para o que virá. Isso não só causa confusão e medo como também não apoia as pessoas a apoiarem a implementação.
Assim, trace e mostre o cronograma do projeto de implementação para os colaboradores. Pode ser um slide, infográfico ou mural interno, qualquer coisa que mostre datas, prazos e ações. Aqui, mostre tudo que for possível, de forma detalhada e didática. Explique as etapas, falando sobre diagnósticos, ajustes de processos, treinamentos, auditorias e tudo que for relevante.
Lembre-se de que anunciar a implementação ISO deve ser uma ação completa, e não apenas um “aviso”. Do contrário, você corre o risco de as pessoas entenderem que “vai acontecer alguma coisa com a qualidade”, por exemplo.
Anunciar a implementação ISO é o 1º passo para o sucesso!
Muitas vezes, as empresas começam o projeto de implementação e certificação sem ao menos falar com os colaboradores. E isso pode ser um desastre. Se você não anunciar a implementação ISO corretamente, isso vai parecer muito mais uma notificação do que o início de um processo. Nestes casos, as pessoas simplesmente vão achar que é algo “fora da alçada” delas.
Por outro lado, seguir as dicas e ações descritas neste conteúdo vai ajudar a evitar que as pessoas pensem que a certificação não é responsabilidade delas. Ao fazer a correta comunicação do projeto, todos compreenderão que essa é uma mudança sistêmica, que vai beneficiar a todos, mas também precisa do engajamento geral da empresa.
Portanto, anunciar a implementação ISO é muito mais do que um movimento de praxe ou mera burocracia. É, na verdade, o primeiro passo para construir uma cultura sólida e participativa (seja ela da qualidade, do meio ambiente ou segurança organizacional). É como acender a tocha que guiará toda a equipe durante essa jornada, pois se a luz for clara e bem direcionada, todos saberão para onde ir e qual papel desempenhar. Assim, a implementação começa na comunicação e o sucesso do projeto no entendimento e compromisso de cada pessoa e tudo isso depende de um bom anúncio inicial!
